Dit interview is oorspronkelijk gepubliceerd op de website van PW.
Het ziet ernaar uit dat vanaf 1 juni steeds meer sectoren langzaamaan kunnen gaan (her)starten. “Benut de tijd die je nu nog hebt om de puntjes op de i te zetten”, zegt Matthijs van den Ende, directeur van Dyflexis, gespecialiseerd in personeelsplanning. Zes tips die je nu al – samen met je personeel – kunt uitvoeren om straks sterker uit deze crisis te komen.
Vanuit het niets was half maart het werkende bestaan opeens flink afgenomen of zelfs tot stilstand gekomen. Uiteraard zijn er sectoren waar alles nog redelijk doorloopt of zelfs overloopt (denk aan de zorg), maar in veel sectoren is het nog rustig. Zo rustig zelfs dat het soms penibel wordt en sprake is van crisis. Nu komt een crisis vaker voor, denk aan de financiële crisis aan het begin van het vorige decennium.
Er is echter een belangrijk verschil met de financiële crisis. “Die crisis ontstond omdat het systeem rot was. Het is heel lastig om daarvan te herstellen. De huidige crisis komt van buitenaf. Dat maakt het niet minder erg, maar zodra het virus naar de achtergrond verdwijnt, kun je als organisatie snel terug richting je oude niveau”, aldus Van den Ende. Hij geeft een aantal tips waarmee je straks zelfs sterker terug kunt keren.
Tip 1: Automatiseer waar je kunt
Iedereen wacht altijd op het juiste moment om te starten met automatiseren. Van den Ende: “Dat moment is nu. Zeker aangezien bedrijven het momenteel minder druk hebben en uitzicht hebben op een langzame herstart. Besteed je tijd daarom goed. Pak deze gelegenheid om eindelijk eens afscheid te nemen van de excel-sheets met daarop je personeelsplanning en de urenverantwoording. Zeker nu je personeel veelal vanuit huis werkt maak je het voor hen ook een stuk eenvoudiger door ze hun uren via een app te laten bijhouden. Als je al processen hebt geautomatiseerd kun je kijken naar verdere optimalisatie. Bekijk ook de winst die automatisering je daadwerkelijk oplevert: soms moet je een kleine vis teruggooien om een grote vis te vangen.”
Tip 2: Winkel verbouwen
Een voor de hand liggende tip is om de tijd die je nu hebt te gebruiken om je winkel of horecazaak een nieuwe look te geven. “Zeker voor de horeca is het een goed moment. Klanten kunnen voorlopig niet terecht in je zaak. Dan kun je deze tijd maar beter gebruiken om de – toch al geplande – verbouwing wat naar voren te halen”, zegt Van den Ende. En het creëren van een nieuwe look hoeft niet meteen zwaar in de papieren te lopen. “Kijk eens samen met je personeel naar de huidige indeling van je zaak. Vraag ze wat zij anders zouden doen, waar ze andere accenten zouden leggen. Dan krijg je al snel veel nuttige informatie voor je zaak. Bovendien betrek je je personeel zo bij de verbouwing, waardoor zij zich meer verbonden voelen.”
Tip 3: Ontwikkeling van personeel
Een van de belangrijkste punten om nu nog aan te pakken is de ontwikkeling van je personeel. Van den Ende: “De afgelopen jaren ging het er vooral over dat goed personeel schaars is, zeker in de sector die nu hard getroffen wordt: de horeca. Dan zou ik nu ervoor kiezen om je personeel extra op te leiden. Om de horeca nogmaals als voorbeeld te gebruiken: leer je personeel extra sociale vaardigheden en verkooptechnieken. Dat ze op een druk terras gelijk zien welke klant nog iets wil bestellen. Meer in algemene zin bieden tal van organisaties webinars aan om te werken aan uiteenlopende vaardigheden. Dat is ook voor je personeel een kans om te laten zien dat zij een stapje extra willen zetten.” Zij kunnen de extra tijd die ze nu nog tot hun beschikking hebben gebruiken om te werken aan de vaardigheden die ze na de crisis extra hard nodig hebben. Zo werken ze aan hun duurzame inzetbaarheid.
Tip 4: Terug naar de tekentafel
Juist nu veel dingen nog even stilstaan kun je goed naar je organisatie kijken. “Benut de tijd die je nu hebt. Wat gaat er goed? Wat kan beter? Durf kritisch te kijken naar je product- of dienstenaanbod. De doelstellingen die je hebt gesteld voor 2020 ga je waarschijnlijk niet halen. Wat betekent dit voor 2021? Door nu al plannen te maken, kun je straks meteen met de uitvoering beginnen. Ook hierbij geldt dat je personeel je hierbij kan helpen. Betrek ze bij dit proces. Zo geef je ze de kans om zich op een heel andere manier te laten zien. Zeker omdat er nu relatieve rust is, wordt bij veel mensen de creative modus gestimuleerd. Maak daar gebruik van.”
Tip 5: Inspireer elkaar
In het verlengde van wat Van den Ende hierboven al opmerkte, is het belangrijk om elkaar te inspireren. “Niet alleen wat betreft verbetering van je product of dienst, maar breder dan dat. Ook buiten je organisatie. Juist nu dingen wat minder hectisch zijn, heb je de kans om eens te kijken bij andere organisaties. Bijvoorbeeld doordat directeur X iets vertelt over zijn aanpak bij organisatie Y en omgekeerd. Maar er zijn tal van mogelijkheden. De coronacrisis laat zien dat de saamhorigheid groot is. Dat geldt ook voor organisaties. Overal komen mensen dichter bij elkaar, figuurlijk dan. Die extra solidariteit kun je gebruiken om de fundamenten onder je eigen organisatie te verbeteren.”
Tip 6: Hou een positieve mindset
Misschien wel de belangrijkste tip voor deze periode is om een positief gemoed te houden. “Natuurlijk is het lastig om dat vol te houden als je je omzet ziet dalen, maar het helpt wel degelijk. Door positief te denken laat je je niet zo snel uit het veld slaan. Waar een ander een probleem ziet, zie jij een uitdaging. Je gaat de strijd aan en dat brengt je verder dan niks doen of doemdenken. En natuurlijk lukt niet altijd alles, maar door positief in het leven te staan kun je ook daar nog iets positiefs uithalen.”
Geschreven door Jos Widdershoven.
