Workforce management (ook wel afgekort tot WFM) krijgt de laatste tijd steeds meer aandacht. Dat is goed, want bij veel organisaties valt er op dit gebied nog heel wat winst te behalen. Bijvoorbeeld door processen te automatiseren met behulp van workforce management software. Maar wat houdt workforce management eigenlijk in? Tijd om eens dieper in dit onderwerp te duiken.
Wat is workforce management?
De juiste persoon, met de juiste vaardigheden, op de juiste taak, op het juiste moment. Dat is simpel gezegd waar workforce management over gaat. Natuurlijk is workforce management geen nieuw concept. Organisaties proberen hun medewerkers al heel lang zo efficiënt en effectief mogelijk in te zetten. De laatste tijd is er echter veel veranderd op dit gebied. Dat komt vooral door de opkomst van slimme workforce management software. Hierdoor kunnen bedrijven hun WFM voor een groot deel automatiseren en een flinke verbetering realiseren op het gebied van efficiëntie en kwaliteit.
WFM is meer dan alleen personeelsplanning en urenregistratie
Als u aan workforce management denkt, denkt u misschien al snel aan personeelsplanning en urenregistratie. Dat zijn inderdaad belangrijke onderdelen van workforce management, maar workforce management gaat nog een stuk verder. U moet het meer zien als een strategie. Er is inmiddels zelfs een volledig vakgebied omheen ontstaan, met de workforce manager als belangrijkste rol.
WFM bestaat onder andere uit:
1. Forecasting en budgettering
Forecasting betekent dat u vooraf weet hoeveel en wat voor personeel u nodig heeft. Dat kunt u voorspellen door rekening te houden met historische data en toekomstige events. Daarbij is het natuurlijk ook belangrijk om rekening te houden met het budget. Wat kunt u uitgeven aan uw personeel?
2. Personeelsplanning
Personeelsplanning is een groot onderdeel van workforce management. Het plannen van personeel kan complex zijn, doordat u rekening moet houden met allerlei factoren. Denk aan:
- Wetgeving en contractuele afspraken
- Skills en certificaten
- Gewenste werktijden
- Beschikbaarheid (vakanties, verlof, vrije dagen)
Met een goede personeelsplanning zorgt u voor de juiste bezetting, voorkomt u onnodige personeelskosten en creëert u meer tevreden en gemotiveerde medewerkers. Workforce management software kan u helpen bij het stroomlijnen van uw personeelsplanningsproces.
Personeelsplanning met Dyflexis
3. Managen tijd en aanwezigheid
Het tracken van gewerkte tijden en aanwezigheid helpt u bij het managen van uw workforce. U kunt dit bijvoorbeeld regelen door middel van een kloksysteem. Op deze manier verzamelt u waardevolle data die u kunt gebruiken voor:
- Forecasting
- Het signaleren van problemen met de bezetting
- Het signaleren van problemen met specifieke medewerkers
- Uw salarisadministratie
4. Wetgeving
Het voldoen aan wetgeving is één van de meest complexe en soms kostbare onderdelen van workforce management. Denk hierbij aan:
- Benodigde certificaten en trainingen
- Wetgeving rondom werktijden, vrije dagen en verlof
- Contractuele afspraken, cao’s en regelingen
Goede workforce management software zorgt ervoor dat u continu grip heeft op de naleving hiervan. Zo maakt u minder snel fouten en voorkomt u boetes en rechtszaken.
Weten welke wet- en regelgeving HR moet kennen?
5. Vakantie, verlof en vrije dagen
Ook het aanvragen en goedkeuren van vakanties en vrije dagen is onderdeel van workforce management. Met workforce management software kunt u dit proces voor een groot deel automatiseren. Zo voorkomt u problemen met de bezetting, hebben medewerkers meer inzicht en bent u minder tijd kwijt aan communicatie.
Verlofadministratie met Dyflexis
6. Salarisadministratie
Salarisadministratie wordt een stuk makkelijker met goede workforce management software. De data uit dit systeem (zoals gewerkte uren, toeslagen, vrije dagen en vakanties) stuurt u door naar uw systeem voor het verwerken van de loonadministratie. Zo bespaart u veel tijd en voorkomt u fouten.
Bekijk of u uw applicatie kunt koppelen met Dyflexis
De voordelen van workforce management sofware
Workforce management software helpt u bij aan het behalen van uw bedrijfsdoelstellingen en het versterken van uw concurrentiepositie. Bijvoorbeeld door:
Lagere loonkosten
WFM-software helpt u bij het effectief inplannen van uw personeel. In Dyflexis kunt u gebruik maken van de dagmaster. Hierin ziet u bijvoorbeeld snel:
- Wie wanneer, hoeveel gewerkt heeft
- Hoeveel uren uw medewerker nog moet maken
- Vakantiedagen
- Contractvormen
- Skills en certificaten
- Vaste- en inhuurkrachten
Met deze informatie plant u makkelijk de juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste plek, op de juiste taak in. Door de forecastingmogelijkheden zult u bovendien minder snel last hebben van onder- of overbezetting. Zo kunt u flink besparen op uw loonkosten.
Tijdsbesparing op administratie
Met WFM-software kunt u een heleboel tijdrovende processen automatiseren. Taken die u bijvoorbeeld veel minder tijd zullen kosten:
- Het creëren en aanpassen van uw planning
- Het uitzoeken van wetgeving en regelingen
- De workflows rondom verlof
- Het communiceren met medewerkers over roosters, planning en verlof
- Uw salarisadministratie
Hogere klanttevredenheid
Met een te lage bezetting kunt u niet de gewenste kwaliteit leveren. Klanten moeten langer wachten en er worden meer fouten gemaakt. Workforce management software helpt u bij het creëren van een optimale bezetting en verhoogt daardoor de klanttevredenheid.
Hogere medewerkerstevredenheid
Ook medewerkers profiteren van goede workforce management software. Zij krijgen meer inzicht en worden minder snel de dupe van fouten. Bovendien kunnen ze meer invloed uitoefenen op hun eigen rooster. In de software krijgen ze de mogelijkheid om zelf hun (on)beschikbaarheid aan te geven. Deze vorm van roosteren wint de laatste tijd flink aan populariteit en wordt ook wel zelfroosteren genoemd.
Grotere wendbaarheid
Workforce management software zorgt ervoor dat u snel kunt reageren op veranderingen in de markt. U heeft allerlei realtime data tot uw beschikking, waarin u patronen en trends kunt ontdekken. Zo kunt u beter voorspellen hoeveel en wat voor personeel u nodig heeft en hier op tijd op inspelen.
Minder financiële en juridische risico’s
Als organisatie moet u aan wetgeving voldoen. Wellicht zijn er daarnaast ook nog specifieke regelingen, cao’s of contractuele afspraken waar u rekening mee moet houden. Dit brengt soms flinke risico’s met zich mee. Goede WFM-software beperkt die risico’s tot een minimum.
Dyflexis: workforce management SaaS
Dyflexis is een SaaS-oplossing voor workforce management. Wilt u weten hoe Dyflexis u kan helpen bij het behalen van uw doelen? Vraag een gratis demo aan.
