In mijn vorige blog gaf ik vier tips om workforce management zo optimaal mogelijk in productie en warehousing in te zetten tijdens deze lockdown. Nieuwe techoplossingen zoals AI en allerlei koppelingen tussen systemen zorgen ervoor dat workforce management steeds slimmer, efficiënter én makkelijker kan worden gemaakt. De ontwikkelingen volgen elkaar op dit gebied snel op. Daarnaast zie je de impact van workforce management ook steeds vaker terug in de relatie tussen werknemer en werkgever. Die is aan het veranderen en wordt steeds transparanter. Dit zijn de belangrijkste workforce management trends voor 2021 voor productie en warehousing:
1. Werknemers hebben steeds meer invloed op het rooster
Voorheen was de norm dat werkgevers het rooster volledig zelf bepalen, maar dat is aan het veranderen. Zelfroosteren wint steeds meer aan populariteit. Dit levert voor de werkgevers vaak een flinke tijdwinst op. Een werkgever kan het zelfroosteren natuurlijk in meer of mindere mate doorvoeren. Sommige werkgevers kiezen er bijvoorbeeld voor om werknemers alleen hun (on)beschikbaarheid aan te laten geven, of om (deels) met open diensten te werken.
Zelfroosteren heeft zowel voor werkgever als de werknemer voordelen. Het scheelt niet alleen veel gedoe voor de werkgever, maar het zorgt ook voor een hogere betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel van werknemers. Zij krijgen bijvoorbeeld meer inzicht in het grotere plaatje. Daarnaast voorkomt het ziekteverzuim, omdat werknemers meer controle hebben over hun werk-privébalans. Binnen warehousing werken veel bedrijven met ploegendiensten. Bij deze vorm van roosteren is er nooit iets onduidelijk, en weten werknemers nu al wanneer ze aan het einde van het jaar moeten werken. Door de veranderende coronamaatregelen en de bijkomende drukte in warehouses worden deze roosters in sommige gevallen nu omgezet naar normale roosters, om sneller in te kunnen spelen op de maatregelen en drukte. Roosters worden zo snel ingewikkelder en er wordt meer flexibiliteit van medewerkers gevraagd. Om medewerkers tegemoet te komen, helpt het vaak om ze dan in deze nieuwe roostervorm ook zelf invloed te geven.
2. Roosteren op basis van compliance
De hoeveelheid wetten en regels waar de personeelsplanner mee te maken heeft groeit gestaag. Neem de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), die sinds 2020 voorschrijft dat oproepkrachten met een nulurencontract of een min/maxcontract minimaal vier dagen voor de start van hun werkzaamheden opgeroepen dienen te worden. Ook op het gebied van urenregistratie geldt steeds meer regelgeving. In een uitspraak van het Europese Hof van Justitie worden EU-lidstaten opgedragen om een ‘objectief, betrouwbaar en toegankelijk’ systeem te gebruiken voor het vastleggen van de arbeidstijd. Daarnaast is het op het gebied van compliance voor werkgevers belangrijk om goed in de gaten te houden of personeel wel over bepaalde certificaten beschikt, zoals – in productie en warehousing – een heftruckcertificaat. Zeker wanneer er – bijvoorbeeld vanwege een lockdown in de retail – veel personeel van de winkelvloer naar de warehouse wordt verplaatst, is het van belang dit in het vizier houden. Compliance heeft nu natuurlijk ook te maken met de geldende coronamaatregelen, bijvoorbeeld het maximaal aantal mensen dat tegelijkertijd aanwezig mag zijn. Al dit soort regels kunnen worden toegepast in een slim plansysteem.
Een optimale personeelsplanning realiseren?
3. Finance en business gaan hand in hand
De business planning en de finance afdeling trekken steeds meer met elkaar op, met name omdat er steeds meer slimme technische koppelingen tussen systemen mogelijk zijn. Software maakt het zo mogelijk om vanuit finance strakker te sturen op de business. Denk bijvoorbeeld aan inzicht in contractinformatie van werknemers bij het maken van de planning. Op die manier kunnen beslissingen op basis van de personeelskosten worden genomen. Denk bijvoorbeeld aan personeel met hogere uurlonen, overuren en (nacht)toeslagen. Door Business Intelligence te gebruiken is het zelfs mogelijk om op voorhand de te verwachten kosten te voorspellen, in plaats van achteraf conclusies te trekken.
4. Automatisch plannen
Ook binnen workforce management gaan Big Data & Artificial Intelligence een steeds grotere rol spelen. Er worden door organisaties op allerlei manieren al data verzameld, die hiervoor ingezet kan worden. Zeker binnen de e-commercebranche is er veel data beschikbaar over orders en kan deze slim worden gebruikt. Of denk bijvoorbeeld aan data uit het warehouse management systeem. Big Data en A.I. worden binnen workforce management voornamelijk ingezet op het gebied van automatisch plannen. Dat wil zeggen dat de planning automatisch op basis van historische data wordt gemaakt. Om hiermee aan de slag te gaan, is het dus een voorwaarde om eerst historische data te verzamelen.
Ook in productie en warehousing staat de technologische vooruitgang op het gebied van workforce management niet stil. Veel processen kunnen slimmer en efficiënter worden aangepakt. Er worden inmiddels grote slagen gemaakt, maar er volgt uiteraard meer. Stay tuned.
Auteur: Thomas van den Ende, CFO
Dit bericht is eerder verschenen op warehousetotaal.
