We roepen de hele tijd dat Workforce Management jouw bedrijf verder helpt, maar wat is het nou precies? En past Workforce Management ook bij jouw organisatie? Onze Workforce Management goeroe Iris Pot legt het je graag uit!
Dit is Workforce Management
Workforce Management (handig afgekort tot WFM) is méér dan alleen planningen maken en uren registreren. WFM is een cyclische manier van werken die bestaat uit Forecasting, Capaciteitsmanagement, Inroosteren, Traffic Management en Rapportage & Analyse. Als je deze vijf stappen optimaliseert dan haal je het beste uit je bedrijfsvoering. Zo benut je de expertise van al je medewerkers, bespaar je tijd en geld, and last but not least verhoog je medewerkersgeluk. Daardoor werken je medewerkers productiever en draai je meer omzet. Zoals je ziet beïnvloedt goed Workforce Management je hele organisatie.
Om alles nog duidelijker te maken, zie je hier onze Workforce Management Flow afgebeeld. In de binnenste cirkel zie je de welbekende WFM Cyclus, in de buitenste cirkel zie je hoe onze software hier perfect op aansluit.
1. Forecasting: Hoeveel werk komt er binnen?
Je begint met de eerste stap: voorspellen. Pas als je weet hoeveel werkaanbod je kunt verwachten, kun je een passende personeelsplanning maken. Maar hoe weet je wat er komen gaat? Je maakt voorspellingen op drie tijdsniveaus:
- Lange termijn: een jaar of meer
- Middellange termijn: een bijstelling van de lange termijn per kwartaal
- Korte termijn: laatste bijstellingen vlak voor het maken van roosters
Een forecast maak je op basis van historische gegevens. De data die je invoert moet daarom van goede kwaliteit zijn. De cijfers moeten kloppen en opgeschoond zijn: afwijkingen van de standaard (bijvoorbeeld storingen) filter je eruit. Vervolgens breng je trends, patronen en seizoenseffecten in kaart. Deze helpen je bij het bepalen van het verwachte werkaanbod in de toekomst. Zo weet je hoeveel je moet produceren, wat het verwachte aantal gasten is en welke omzet je moet maken.
2. Capaciteitsmanagement: Hoeveel mensen heb ik nodig?
Bij deze stap vertaal je de forecast naar je capaciteit: Nu je weet welke drukte en omzet je verwacht, bepaal je hoeveel mensen je nodig hebt om al het voorspelde werk te doen. Dit is je personeelsbudget in uren of euro’s. Hiervoor kijk je naar je bruto- en netto capaciteit: De bruto capaciteit is de totale beschikbaarheid van je personeel in uren of euro’s. Haal daar het aantal niet-productieve uren (vakantie, verlof, pauzes, werkoverleg, ziekteverzuim) vanaf en je houdt je netto capaciteit over.
3. Inroosteren: Hoe verwerk je benodigde capaciteit tot een goede en gezonde planning?
Als je weet hoeveel mensen je nodig hebt, maak je het rooster. Hoe transformeer je de benodigde personeelscapaciteit tot een efficiënte planning? Op basis van beschikbaarheid, contracten, kosten, wetgeving (houd je met het rooster rekening met de wettelijk verplichte rusttijden?), saldi en aanwezige competenties en vaardigheden verwerk je de benodigde capaciteit uit tot een passende planning. Zo rooster je de juiste hoeveelheid medewerkers in om al het verwachtte werk te doen en kom je zoveel mogelijk tegemoet aan hun persoonlijke wensen en behoeften.
Personeelsroosters maken in Dyflexis
4. Traffic Management: Wat wijkt er af van het voorspelde?
De volgende stap is trafficmanagement. Nu kijk je naar wat er afwijkt van wat je hebt voorspeld in de vorige stappen. Is er bijvoorbeeld een onverwachte verandering van de werkvraag of het werkaanbod? Is er plots een technische storing of zijn er problemen op de weg die je processen mogelijk verstoren? Bij trafficmanagement monitor je de huidige situatie en speel je snel in op onverwachte ontwikkelingen die afwijken van de forecasts. Dit doe je door makkelijk wijzigingen te maken via de app.
Goede trafficmanagers zorgen ervoor dat ze een back-up plan hebben in het geval van onverwachte gebeurtenissen. Heb je het juist altijd druk en werk je gestrest aan last minute oplossingen? Dan was je forecast niet goed. Deze verbeter je door een juiste rapportage en analyse.
5. Rapportage & Analyse: Hoe verbeter ik mijn forecast en uitvoering?
De cyclus is rond! Nu is het tijd voor rapportages en analyses. Wellicht liep niet alles zoals verwacht en wil je de forecast en de uitvoering verbeteren. Hiervoor kijk je naar de geplande en de gewerkte uren, de productiviteit en het personeelscijfer. Is er meer of juist minder gewerkt dan gepland? Hoe is de balans tussen de productiviteit en personeelskosten? De belangrijkste inzichten vat je samen in periodieke rapportages. Door deze te analyseren kom je tot nieuwe inzichten voor betere forecasts en WFM-optimalisatie.
Is Workforce Management iets voor mij?
Daar kunnen we snel en duidelijk antwoord op geven: Ja. Hoe groot of klein ook, elk bedrijf maakt bewust slimme keuzes als het de Workforce Management cyclus gebruikt. Maar moet je daarvoor meteen een WFM systeem gebruiken? Dat hangt af van jouw situatie. Hoeveel medewerkers en afdelingen heb je, wat is je omzet, hoeveel tijd ben je kwijt aan plannen en roosteren? Tot een bepaald punt hou je zelf alle ballen in de lucht, daarna loont het zich om een Workforce Management systeem aan te schaffen.
Ben jij benieuwd of jouw organisatie toe is aan een professioneel Workforce Management systeem? Wij adviseren je graag! Plan een online kennismakingsgesprek in of kom gezellig bij ons koffie drinken.
