KPI staat voor Key Performance Indicator, ook wel kritieke prestatie-indicator genoemd. Ze geven je een inzicht in de mate waarin je op weg bent om een doel te bereiken. Beter gezegd, ze maken de voortgang meetbaar. In dit artikel vertellen we je concreet waar je op moet letten bij het opstellen van KPI’s.
KPI opstellen: organisatie, team of persoon
KPI’s worden opgesteld om strategische doelen te evalueren. Ze maken een doelstelling tastbaar. Wanneer je KPI’s wilt opstellen is het belangrijk om na te denken voor wie je deze opstelt. Dit kan bijvoorbeeld voor de gehele organisatie zijn, maar het kan ook per team of afdeling. Noteer dus voor wie welke KPI geldt.
KPI’s meetbaar opstellen: SMART!
Een KPI moet altijd zo opgesteld worden dat deze concreet (meetbaar) is. Daarvoor moet deze voldoen aan een aantal voorwaarden. We noemen dit de SMART-methode. Hierbij staat iedere letter voor een factor waaraan de KPI moet voldoen.
- Specifiek: de KPI is dusdanig begrijpelijk en duidelijk geformuleerd dat deze maar op één manier uitgelegd kan worden. Zo worden misverstanden voorkomen.
- Meetbaar: de KPI moet zo opgesteld zijn dat deze te omvatten is in cijfers, zodat het resultaat aantoonbaar is.
- Acceptabel: de KPI moet in lijn liggen het de alomvattende bedrijfsdoelstelling. Iedereen die ermee te maken krijgt moet in staat zijn deze te accepteren.
- Realistisch: de KPI moet zo opgesteld zijn dat deze ook echt behaald kan worden. Deze moet behapbaar zijn voor iedere betrokkene.
- Tijdsgebonden: er moet een specifiek tijdsperiode aan de KPI gebonden worden, met een duidelijk startpunt en eindpunt.
Voorbeelden KPI’s opstellen
KPI’s verschillen uiteraard per organisatie. Vaak zien we een aantal basisformuleringen, zoals het verhogen van de omzet met 2% binnen 6 maanden. Of het verhogen van het aantal websitebezoekers met 5% binnen 1 maand. Het verlagen van de reactietijd op klanten met 0,5 werkdag binnen 1 maand. Et cetera. Tijdsbestek en percentages / cijfers kunnen zelf aangepast worden. Vergeet dus niet om realistisch te blijven.
KPI’s komen daarnaast ook goed van pas bij het inrichten van strategisch personeelsbeleid. Daar hebben we een specifiek artikel over geschreven. Lees over KPI’s voor strategisch personeelsbeleid.
KPI’s opstellen, behalen en meten: Workforce Management Systeem!
Goede KPI’s opstellen is één taak, maar het daadwerkelijk behalen en meten van die doelstellingen is weer een ander verhaal. Daarvoor is het belangrijk om goede software te gebruiken. Het Workforce Management Systeem is hiervoor een uitstekende oplossing.
Hiermee krijg je inzicht in eerdere gegevens en kun je op basis daarvan voorspellingen doen (forecasting), wat je ondersteunt bij het opstellen van realistische KPI’s. Daarnaast helpt de software je bij het behalen van targets, omdat je op basis van die voorspellingen zorgt voor de juiste voorraad en personeelsbezetting. Bovendien heb je meer inzicht in je budget. Tot slot voer je daadwerkelijk de metingen uit met behulp van de software. En zo kun je ook weer eenvoudig bijstellen op basis van voorgaande periodes (monitoren).
Meer weten over de voordelen van Workforce Management voor je organisatie, of wil je een gratis demo aanvragen?
