Bij veel organisaties is de vakantieplanning elk jaar een aardige struggle. Dit jaar komt daar door corona nog een uitdaging bij. Tijdens de laatste persconferentie kregen we te horen dat we dit voorjaar nog steeds niet op vakantie kunnen. Veel mensen sparen hun vakantiedagen daarom op. Dat kan wel eens problemen opleveren later in het jaar. Zodra we weer op reis mogen, wil iedereen natuurlijk tegelijk. Ook vervallen de wettelijke vakantiedagen op 1 juli weer. Een goed moment dus om aan de slag te gaan met uw vakantieplanning. In dit artikel delen wij onze tips om tot de optimale vakantieplanning te komen.
1. Bepaal randvoorwaarden en visie
Allereerst is het belangrijk om de randvoorwaarden duidelijk te hebben. Die vloeien allereerst voort uit wettelijke verplichtingen. Denk aan de Arbeidstijdenwet en geldende CAO’s. Daarnaast is het goed om een duidelijke visie te hebben op het gebied van verlof. Hoe willen jullie hier als organisatie mee omgaan? Vandaaruit kunt u afspraken opstellen. Bijvoorbeeld over het verspreid opnemen van verlof of het ruilen van verlofaanvragen. Het kan slim zijn om bepaalde afspraken ook vast te leggen in de arbeidsovereenkomst.
2. Inventariseer hoeveel personeel u nodig heeft
Zodra de randvoorwaarden zijn bepaald kunt u inventariseren hoeveel personeel u in de vakantieperiodes nodig heeft. Wordt het bij jullie minder druk of juist drukker? Maak een forecast op basis van historische data of, als u die niet heeft, op basis van benchmarks in uw branche. Vervolgens kunt u bepalen:
- Hoeveel personeel u per uur of per dag nodig heeft
- Welke vaardigheden nodig zijn om de werkzaamheden uit te kunnen voeren
- Hoeveel tijd er nodig is voor randzaken als vergaderingen, opleidingen en cursussen
In Dyflexis is het maken van een forecast een simpele klus. U doet dit bijvoorbeeld aan de hand van historische data, weersverwachtingen en data die u vanuit andere systemen in Dyflexis schiet. Bovendien kunt u per dienst aangeven welke vaardigheden en andere eigenschappen nodig zijn om hem in te kunnen vullen.
3. Inventariseer wie wanneer op vakantie wil
Voordat u een goede vakantieplanning kunt maken moeten eerst alle vakantieaanvragen binnen zijn. Zorg er daarom voor dat u een duidelijke deadline stelt voor het indienen van vakantieaanvragen. Laat dit bijvoorbeeld aan het begin van het jaar doen of stel een aantal vaste momenten vast in het jaar. In Dyflexis kunnen medewerkers hun vakanties simpel aanvragen via de app. U kunt er ook voor kiezen om uw medewerkers meer vrijheid te geven. Zelfsturende teams en zelfroosteren winnen steeds meer aan populariteit. In dat geval bepalen uw medewerkers in onderling overleg wie er wanneer op vakantie gaat.
Ga voor een optimale vakantieplanning
4. Maak een eerste versie
De volgende stap is om een eerste versie van de vakantieplanning te maken. Zo ziet u al snel waar mogelijke obstakels liggen. Bijvoorbeeld doordat er te weinig personeel beschikbaar is of doordat er personeel mist met specifieke vaardigheden. Het zou ook kunnen dat u meer personeel moet inplannen dan nodig. Dat is meestal geen probleem. Vaak is dit een mooi moment om klussen op te pakken die de rest van het jaar blijven liggen.
Vergeet niet om ook rekening te houden met:
- Verloop van personeel
- Langdurige ziekte en zwangerschapsverlof
- Kortdurende ziekte
In Dyflexis ziet u direct waar problemen ontstaan. Keurt u een vakantieaanvraag goed, dan springen de diensten waarop de medewerker in deze periode staat ingepland automatisch open. Wilt u de dienst invullen, dan krijgt u alleen de medewerkers te zien die beschikbaar zijn én de juiste eigenschappen hebben om de dienst in te vullen.
5. Knelpunten oplossen
Knelpunten kunnen op verschillende manieren worden opgelost. Waarschijnlijk is de beste weg een combinatie van de volgende opties:
Wijs vakantieaanvragen af
Volgens de wet mag u als werkgevers tot twee weken na de vakantieaanvraag schriftelijk bezwaar maken. Doet u dat niet, dan staat de vakantie zoals die is aangevraagd in principe vast. U kunt een vakantieaanvraag alleen afwijzen als u daar een deugdelijke, dringende reden voor heeft. Daarvan is sprake als:
- een collectieve vakantie is vastgesteld (bouwvak of schoolvakanties)
- speciale afspraken zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst
- de vakantiewens grote problemen oplevert voor de bedrijfsvoering
Verminder de benodigde capaciteit in vakantieperiodes
Soms kunt u ervoor zorgen dat u minder personeel nodig heeft tijdens de vakanties. Bijvoorbeeld door:
- onderhoud uit te stellen
- opleidingen en trainingen buiten de vakanties te plannen
- de productie tijdens vakanties te beperken
- het bedrijf volledig te sluiten en een collectieve vakantie in te lassen
- alleen open te blijven voor spoedgevallen
Zet parttimers, uitzendkrachten of vakantiekrachten in
U kunt onderbezetting ook oplossen door diensten in te laten vullen door tijdelijk personeel. Bijvoorbeeld door uitzendkrachten, freelancers of medewerkers met een nulurencontract. Een andere mogelijkheid is om parttimers te vragen of ze tijdens de vakantie extra willen werken. U kunt de extra gewerkte uren uitbetalen of omzetten in extra verlofuren die ze in rustigere periodes kunnen inzetten. Bespreek van te voren goed welk budget er beschikbaar is voor het inzetten van extra personeel.
Betrek uw medewerkers bij het plannen
Heeft u een probleem in de planning doordat te veel medewerkers tegelijk op vakantie willen? Betrek hen dan bij dit probleem. Laat de medewerkers om wie het gaat eventueel samen tot een oplossing komen. Eventueel kunt u uw medewerkers zelfs nog meer autonomie geven, door te kiezen voor zelfroosteren. Uw medewerkers maken het vakantierooster dan in onderling overleg.
6. Zorg voor open communicatie
Door open te communiceren en medewerkers te betrekken wordt het maken van de vakantieplanning een stuk makkelijker. U zult merken dat medewerkers graag met u meedenken. In Dyflexis kunnen uw medewerkers de meest actuele planning altijd en overal inzien via de handige app. Zo kunnen zij, voor ze een vakantieaanvraag doen, ook zelf kijken of de vakantie wel uitkomt en alvast nadenken over een mogelijke oplossing.
