Nog even snel dat klusje afmaken, en die paar mailtjes beantwoorden! Ik heb nu geen tijd om iets leuks te doen, want ik ben te druk! Ik kom eraan (… uur later) nu echt! Dit zijn een aantal quotes die ondernemers wellicht herkennen. Met de timemanagement tips voor ondernemers in dit artikel zet je stappen naar meer efficiëntie!
1. Timemanagement tip – 2 minuten regel nastreven
De 2 minuten regel uit het boek van David Allen is een veel gebruikte richtlijn voor timemanagement. Wat is de 2 minuten regel? Dit is een regel die zegt dat als je een taak binnen 2 minuten kunt volbrengen, je het meteen moet doen. Zo niet, dan zet je het op je takenlijst en plan je er de benodigde tijd voor in, zodat je de deadline haalt.
Overigens hoef je geen minuut te piekeren of een klus in 2 minuten haalbaar is, want dan werkt het averechts. Maar het komt er in de basis op neer of je iets snel af kunt handelen of niet. Want telkens 5 minuten hier en 5 minuten daar gebruiken zorgt er uiteindelijk voor dat je de taken die je al ingepland had, niet afkrijgt op het moment dat je zou willen.
2. Timemanagement tip – Vaste tijden plannen voor mail en telefoon
Krijg jij ook altijd veel telefoontjes tussendoor die echt wel even kunnen wachten? Of ben je geneigd om altijd direct je mail te beantwoorden. Als het aankomt op timemanagement tips, dan kun je beter vaste tijden inplannen voor het beantwoorden van mail en telefoon (tenzij het echt om spoed gaat natuurlijk).
Laat klanten bijvoorbeeld weten dat ze tussen x en x uur een reactie kunnen verwachten, dan creëer je meer begrip. En zo kun je je gedurende de dag focussen op de taken die je voor die dag had gepland. En ben je ’s avonds met je gezin aan het eten? Laat die werkmail even voor wat het is. Een goede werk-privébalans is belangrijk voor je mentale staat.
3. Timemanagement tip – Plannen, schrappen en doelen stellen
Welke taken zijn nu echt belangrijk voor het behalen van je doelen? Bedenk wat die doelen voor korte en lange termijn zijn, zodat je mijlpalen kunt vieren. Dat geeft meer motivatie. Soms kun je gerust wat taken schrappen, want echt niet alles is belangrijk. Probeer daar dan ook realistisch naar te kijken.
Zorg voor een overzichtelijke (online) agenda, eventueel aangevuld met takenlijst met daarbij de behorende deadlines. Zo kun je je tijd goed inplannen. Voor goed timemanagement check je de dag ervoor al wat er de volgende dag op de planning staat, zodat je meteen effectief aan de slag kunt.
TIP: Als je personeel hebt, is het belangrijk dat je kunt delegeren. Geef verantwoordelijkheden en probeer los te laten. Je kunt erop sturen dat ze naar jou toe komen als het niet lukt. Dat is beter dan constant controleren. Dat kost immers veel tijd en geeft ook stress. Een goed selectieproces is hierbij van belang.
4. Timemanagement tip – Mind niet laten afdwalen, creëer rust en overzicht
Deze tip sluit aan bij de voorgaande timemanagement tip voor ondernemers, want plannen en haalbare doelen stellen zorgt ervoor dat je beter kunt focussen op waar je mee bezig bent. Ook als ondernemer is het oké om soms ‘nee’ te zeggen.
Toch zit je soms ineens boordevol goede ideeën, of heb je bepaalde gedachten en poppen er zaken op in je hoofd. Zet ze in een overzicht, een soort verzameling van al je gedachten. Hier kun je bijvoorbeeld een Excellijst voor gebruiken. Plan een ander moment in om je ideeën, inspiratie en gedachten verder uit te werken tot iets concreets.
Juist door systematisch te werk te gaan, creëer je rust en overzicht. Dat zorgt er op zijn beurt ook weer voor dat je beter slaapt. Je hoeft niet wakker te liggen en na te denken of alles haalbaar is, of bang te zijn dat je dat ene idee vergeet. Een goede nachtrust is een van de belangrijkste timemanagement tips, want iemand die goed uitgeslapen is, die is overdag veel efficiënter. Vergeet ook niet om af en toe pauze te houden.
5. Timemanagement tip – Gebruik software om efficiënter te werken
Je staat er als ondernemer niet alleen voor! En software is wat dat betreft een van de meest efficiënte manieren om veel tijd te besparen. Voor goed timemanagement maak je gebruik van goede timemanagement software.
Een goed voorbeeld is het Workforce Management Systeem van Dyflexis. Deze software is geschikt voor personeels– en budgetplanning. Op basis van eerdere gegevens maakt het systeem een prognose van de gewenste bezettingsgraad en de verwachte orders/inkomsten en vrije budgetten.
Aan het systeem kun je ook overige software koppelen die van belang is voor je bedrijf. Middels rapportages zie je heel snel waar je tijd kunt winnen in je bedrijf. En zo maak je weloverwogen keuzes op het gebied van timemanagement.
Natuurlijk zijn er nog veel meer timemanagement tips voor ondernemers om de efficiëntie te bevorderen, en uiteindelijk is het een kwestie van een systeem vinden waar jij je goed bij voelt, en wat prettig voor je werkt. Ben je benieuwd of het Workforce Management Systeem iets voor jou is? Dan vraag je bij ons een gratis demo aan!
