In de Productie & Logistiek draait alles om precisie. Grondstoffen, machines, vervoersmiddelen: ze worden tot in detail gepland en afgestemd. Maar bij het belangrijkste kapitaal, de mensen, loopt het vaak minder strak. Juist daar ontstaan de kosten. Deze zijn niet direct zichtbaar op de balans, maar wel voelbaar in de dagelijkse operatie.
Verzuim en krapte
De logistieke sector staat onder grote druk. Uit onderzoek van Dujob blijkt dat één op de drie bedrijven het personeelstekort de grootste uitdaging noemt. Tegelijkertijd is het ziekteverzuim volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek zorgwekkend hoog: het gemiddelde verzuimpercentage in de sector logistiek en transport lag in 2024 op 6,3%, terwijl het gemiddelde ziekteverzuim in Nederland 4,9% was (Dujob, 2024).
Wat extra opvalt: maar liefst 38% van het verzuim in de sector is werkgerelateerd. Dit is bijna twee keer zoveel als het landelijk gemiddelde van 19%. De combinatie van onregelmatige diensten, een grillige personeelsvraag en een vergrijzend team maakt het steeds lastiger om de planning sluitend te krijgen. En als dat niet lukt, nemen de kosten, de werkdruk én het verloop alleen maar verder toe (CBS, 2024).
Ook in de productiesector is de druk hoog. In 2023 was het ziekteverzuim hier gemiddeld 6,1%, wat ruim boven het gemiddelde is dan in andere sectoren. In 2024 was het verzuim zelfs het hoogst binnen de industrie, aldus ArboNed en HumanCapitalCare. Werknemers vallen vaker én langer uit, onder andere door lichamelijk zwaar werk, onregelmatige diensten en hoge werkdruk. Daardoor wordt het lastiger om een goede personeelsplanning te maken.
Groeiende complexiteit
Deze cijfers laten zien dat veel productie- en logistieke bedrijven het moeilijk hebben met de groeiende complexiteit van personeelsplanning. Veranderende klantvraag, een krappe arbeidsmarkt, hoge verzuimcijfers en personeelstekorten dwingen organisaties tot maximale flexibiliteit. Tegelijkertijd blijven veel planningen gebaseerd op statische modellen, Excel-sheets of verouderde systemen.
Dat zorgt tot een gebrekkige afstemming tussen werkdruk en personeelsinzet. De gevolgen zijn bekend: te veel mensen inplannen, leidt tot onrendabele loonkosten. Te weinig beschikbare mensen resultaat weer in vertraagde leveringen, stress op de werkvloer en gemiste deadlines. Wat hierbij vaak over het hoofd wordt gezien, zijn de indirecte gevolgen die zich langzaam opstapelen. Juist die hebben een forse financiële impact tot gevolg. Denk aan inefficiëntie in de personeelsinzet, of een kostenoverschrijding in productie door slechte afstemming tussen roosters en werkdruk.
Daarnaast heeft een slechte personeelsplanning direct invloed op de motivatie. Wie te veel wordt ingezet, raakt overbelast. Wie telkens op ongunstige tijden moet werken, voelt zich al snel ondergewaardeerd. Die onvrede vertaalt zich in een verminderde inzet, oplopende frustratie en uiteindelijk in verloop.
Wat kost een inefficiënt rooster?
Stel : een ervaren heftruckchauffeur valt onverwacht uit. Zijn vaste brutomaandsalaris is €2.747, maar om het werk draaiende te houden, wordt er een uitzendkracht ingehuurd. Volgens de richtlijnen van de KvK kost een uitzendkracht gemiddeld twee tot drie keer het brutoloon. Laten we uitgaan van 2,5 keer. Dat betekent dat je voor één maand vervanging zo’n €6.870 betaalt.
Daar houdt het echter niet bij op. De vervanger is nieuw op de werkvloer, kent de processen nog niet, moet ingewerkt worden en werkt minder efficiënt. In de eerste weken is een productiviteitsverlies van 25% heel normaal. Je betaalt dan €1.717,50 voor werk dat niet of maar deels wordt uitgevoerd. Ondertussen zijn collega’s tijd kwijt aan het inwerken van de nieuwe medewerker – reken op minstens 10 uur begeleiding á €35 per uur, oftewel €350 extra.
Kostenpost | Uitzendkracht | Medewerker |
Salaris | €6870 | €2747 |
Productiviteitsverlies | €1717 | €0 |
Begeleiding | €350 | €0 |
Totaal | €8937 | €2747 |
Tabel: verborgen kosten bij personeelsuitval
In totaal betaal je dus al snel ruim €8.937 extra voor de vervanging van één medewerker per maand. En dan hebben we het nog niet over de indirecte schade: stagnatie in het logistieke proces, vertraagde leveringen, misgelopen klanttevredenheid en een verhoogde werkdruk op de rest van het team. Die kosten zie je niet terug op je rooster, maar voel je wel behoorlijk in je marge.
De complexiteit van plannen
Ondanks alle technologische mogelijkheden werkt nog steeds bijna 40% van de bedrijven in de logistiek en productie met Excel of andere handmatige planningsmethodes. Waarom? Omdat het een gewoonte is geworden en omdat het overzicht lijkt te geven. Maar schijn bedriegt. Excel laat geen realtime verzuim of overschrijding van contracturen zien, laat staan cao-afspraken of onverwachte gaten in de planning. Dat kost geld.
De complexiteit van personeelsplanning in de Productie en Logistiek laat zich niet meer vangen in spreadsheets of vaste roosters. Wat vandaag een sluitende planning lijkt, is morgen alweer achterhaald door uitval, spoedorders of onverwachte vertragingen. Wie hierop pas reageert als het misgaat, loopt structureel achter de feiten aan. Onderzoek van PwC uit 2024 benadrukt het belang van strategische personeelsplanning en suggereert dat organisaties door het verbeteren hiervan hun productiviteit met maar liefst 30% kunnen verhogen (PwC, 2024).
Zo maakt Workforce Management het verschil
Juist in een sector waar processen tot op de seconde getimed zijn, is het vreemd dat personeelsplanning vaak zo weinig datagedreven gebeurt. De Workforce Management-software van Dyflexis brengt daar verandering in. De slimme, realtime planning past zich automatisch aan de situatie op de werkvloer aan. Is er iemand ziek? Verandert de orderstroom? De software anticipeert op veranderingen: automatisch en foutloos.
Dankzij automatisch plannen voorkom je onder- of overbezetting, beperk je overuren en houd je grip op je loonkosten. Managers hoeven niet meer continu achter de feiten aan te lopen, ze sturen proactief bij op basis van actuele data. En misschien nog wel belangrijker: medewerkers krijgen weer rust en duidelijkheid, wat hun werkplezier én je personeelsbehoud zichtbaar ten goede komt.
Door actuele gegevens zoals verzuim, ordervolumes, seizoensinvloeden en contractuele afspraken slim te combineren, beschik je over een dynamisch model voor Workforce Management dat voortdurend bijstuurt. Deze aanpak zorgt voor meer efficiëntie in personeelsinzet, waardoor je beter kunt inspelen op wisselende omstandigheden, zonder onnodige kosten te maken. Het resultaat? Minder verrassingen, betere controle, en een manier om structureel je loonkosten te verlagen zonder in te leveren op kwaliteit of werkplezier.
Ben jij benieuwd hoe Dyflexis jouw organisatie kan helpen om weer grip te krijgen op personeel, kosten en continuïteit? Vraag een demo aan en ervaar het verschil.
