Het is belangrijk om af en toe een stapje terug te doen en te genieten van het moment. Of het nu gaat om het nemen van een lang bad of het creëren van een comfortabele sfeer met exclusieve geuren en parfums, Rituals Cosmetics helpt haar klanten geluk te vinden in de kleine dingen in het leven. Toch zet het bedrijf van oprichter Raymond Cloosterman liever stappen vooruit. De onderneming heeft meer dan vijfhonderd winkels in Europa en richt zijn pijlen nu op de Amerikaanse markt.
Naast de verkoop van body en home-cosmetica in eigen winkels, zijn er ook een groot aantal franchiseondernemers die de producten van Rituals verkopen. Mandy Jansen-van Weess is één van die succesvolle ondernemers. Ze begon haar carrière als directiesecretaresse, maar kwam er al snel achter dat haar hart eigenlijk bij de retail ligt. Ze besloot de stoute schoenen aan te trekken en kwam via een kleine advertentie op het internet in contact met Raymond Cloosterman. Ze kon zich meteen vinden in de filosofie van het luxe doch betaalbare merk: een momentje voor jezelf creëren. Inmiddels timmert Mandy flink aan de weg en heeft ze al meerdere Rituals winkels mogen openen in Arnhem.
Uitdagingen
Mandy begon in haar eerste winkel in het centrum van Arnhem. Al snel kwamen daar steeds meer medewerkers bij. Toen ze haar tweede winkel opende in Arnhem Zuid werd het moeilijker om een overzichtelijke planning te maken in Excel. Ook het bijhouden van werktijden in Excel bleek een lastige opgave. Ze vertelt: “Als je met drie meiden in een team zit dan kan dat, maar op een gegeven moment kun je het zelf niet meer bijhouden.”
“Dan printte je het rooster uit, maar dan was het risico dat een medewerker zei: ‘Ik wist niet dat ik moest werken.’ ”
Doordat het bijna onmogelijk werd om alles bij te houden in Excel, verliep het proces van planning en urenregistratie erg stroef. Aan de ene kant kostte het maken van roosters en het bijhouden van de urenregistratie gewoon erg veel tijd. Aan de andere kant leidde het systeem van uitgeprinte roosters en formulieren tot ongewenste situaties. Het uitgeprinte rooster leidde bijvoorbeeld tot onduidelijkheden tussen Mandy en haar medewerkers: “Dan printte je het rooster uit, maar dan was het risico dat een medewerker zei: ‘Ik wist niet dat ik moest werken.’ ” En ook het urenregistratieformulier leidde tot enige frustratie: “Soms vergat iemand het formulier in te vullen.” Mandy wenste voor iedereen een werkbare situatie te creëren en vroeg zich daarom af of het niet anders kon.
Oplossingen
Via Google vond Mandy drie systemen die haar problemen mogelijk konden oplossen. Twee systemen bleken niet goed aan te sluiten bij haar wensen. Eén van de pakketten bood bijvoorbeeld alleen maar een oplossing voor de urenregistratie. Het pakket van Dyflexis bood daarentegen alles wat ze zocht: planning, urenregistratie en mobiele apps. Na een online demo was ze overtuigd en is ze met Dyflexis aan de slag gegaan.
“Ik kan niet meer zonder!”
Inmiddels maakt Mandy al bijna meer dan drie jaar tevreden gebruik van Dyflexis. Samen met haar winkelmanagers gebruikt ze het systeem om uren te registreren en planningen te maken. De medewerkers klokken gemakkelijk in en uit met het geïntegreerde kloksysteem van Dyflexis. Een mooie bijkomstigheid is dat Dyflexis ook een forecasting functie biedt waarmee bijvoorbeeld omzetresultaten bijgehouden kunnen worden. Ook hier maken Mandy en haar team veel gebruik van. “Ik kan niet meer zonder,” zegt Mandy over het gebruik van het systeem.
Resultaten
Na het volgen van een uitgebreide training konden Mandy en haar collega’s direct aan de slag met het systeem. “We hebben een goede uitleg gehad over het systeem en sindsdien kan een kind de was doen,” zegt de eigenaresse over het implementatietraject.
“Het systeem heeft ons veel tijdwinst opgeleverd in de breedste zin van het woord.”
Het grootste voordeel van Dyflexis is de tijdwinst, legt Mandy uit: “Het systeem heeft ons veel tijdwinst opgeleverd in de breedste zin van het woord.” Als voorbeeld noemt ze de mogelijkheid om een standaard rooster te maken: “Je zet de planning erin, past het eventueel aan en het is zo gepiept!” Ook de eenvoud waarmee er een export gemaakt kan worden voor de accountant bespaart haar veel tijd: “Als je de uren goedgekeurd hebt is het gewoon een druk op de knop en je stuurt het door.” Het hele proces kost haar naar eigen zeggen nog amper tijd: “Ik denk dat als je er een uurtje per week mee bezig bent, dan is dat veel.”
Een ander voordeel van Dyflexis is dat er geen onduidelijkheden meer zijn rondom de planning en urenregistratie. Over de urenregistratie zegt Mandy bijvoorbeeld: “Medewerkers zien wanneer de uren zijn goedgekeurd en ze zien wanneer iets is afgekeurd. Het werkt voor hen net zo fijn!” Ook onduidelijkheden over het rooster zijn verleden tijd: “Ik heb geen personeel meer dat te laat is met de reden: ‘Ik wist niet dat ik gepland stond.’ ”
Tijd voor ambities
Door Dyflexis besteedt Mandy nog maar weinig tijd aan planning en urenregistratie. Hierdoor houdt ze meer tijd over voor haar ambities als ondernemer. ”De retailmarkt is niet altijd even makkelijk,” vertelt Mandy. Ondanks dat wist ze vorig jaar nog haar winkel in Arnhem uit te breiden. Dit laat zien dat ook consumenten zich in deze drukke tijden goed kunnen vinden in de filosofie van Rituals: even een momentje voor jezelf creëren. Met deze kennis in het achterhoofd wil Mandy haar winkels graag blijven ontwikkelen.
