Het historische gebouw van The Dylan in hartje Amsterdam is niet zomaar een hotel. De allure van de vijfsterrenbestemming reikt verder dan zijn prestigieuze locatie; het is de oprechte aandacht en toewijding van het gastvrije team die de gasten een gevoel van ongeëvenaarde luxe en exclusiviteit bieden. Al is het alleen al door het Michelensterren Restaurant Vinkeles waar gasten ook een ongeëvenaarde restaurantervaring hebben. Hoe waarborgt The Dylan de aanwezigheid van voldoende gekwalificeerd personeel om deze uitzonderlijke standaard te handhaven?
Ontmoet The Dylan
The Dylan is een erfgoed dat zijn wortels heeft in de eerste schouwburg van Nederland. In de jaren ‘90 onderging het een transformatie, waarmee het uitgroeide van het allereerste boetiekhotel in de stad naar een intieme bestemming met 40 kamers. The Dylan valt ook nog eens op door zijn uitmuntende finediningrestaurant, dat twee Michelin-sterren draagt. Als lid van ‘Leading Hotels of the World’, staat het hotel symbool voor uitzonderlijke kwaliteit en service. Deze toewijding aan uitmuntendheid komt tot uiting in hun motto: “We go the extra mile voor onze gasten.”
Opvangen van piekmomenten
Die kwaliteit vereist een proactief en vakkundig team. Afdelingen moeten daarvoor naadloos kunnen samenwerken. Daarnaast verwacht het hotel dat medewerkers elkaar actief ondersteunen en waar nodig bereid zijn om buiten hun standaardrol te treden. Deze flexibele en toegewijde instelling is cruciaal. Niet alleen voor de fulltime medewerkers, maar ook voor de groeiende groep parttimers en medewerkers met nulurencontracten.
“Dyflexis stelt The Dylan in staat om eenvoudig roosters te maken en de flexibele krachten optimaal in te zetten.”
Een belangrijke pijler voor zo’n flexibele en toegewijde workforce is het workflowmanagementsysteem van Dyflexis. Dyflexis stelt The Dylan in staat om eenvoudig roosters te maken en de flexibele krachten optimaal in te zetten, vertelt Robbert van Rijsbergen. Zo kan The Dylan snel inspelen op pieken en dalen in de vraag en onvoorziene personeelstekorten oplossen. “Onze parttimers zijn onmisbaar om onze planning rond te krijgen,” zegt Robbert van Rijsbergen. “Dyflexis maakt het planningsproces veel makkelijker en efficiënter.”
“Dyflexis maakt het planningsproces veel makkelijker en efficiënter.”
The Dylan kan met het Dyflexis-systeem de roosters voor elke afdeling nauwkeurig beheren; van de receptie die 24/7 open is, de housekeeping, de sales & marketing, de accountancy, de keuken, tot de Food & Beverage-service. Dit zorgt niet alleen voor een optimale planning voor elke afdeling, maar stimuleert ook een goede samenwerking tussen de verschillende teams. Dankzij die samenwerking kan het personeel flexibel en efficiënt inspelen op de wensen van de gasten en de behoeften van het hotel.
Nog meer voordelen behaald
Ook de operationele efficiency heeft dankzij Dyflexis een boost gekregen. Met het centrale kloksysteem Rex-o-Matic kunnen medewerkers inklokken met een persoonlijke pas naar keuze. Bijvoorbeeld met een ov-chipkaart, of een Dyflexis-pas. Ze kunnen zelfs een Android-telefoon gebruiken. Het systeem registreert nauwkeurig de gewerkte uren per medewerker in de Dyflexis-software. Daarmee krijgen de HR-afdeling en managers realtime inzicht in de aanwezigheid en werktijden van het personeel. Dat is weer essentieel is voor een correcte verloning, het beheersbaar houden van overuren en het voldoen aan de arbeidstijdenwet.
Een ander belangrijk aspect is de automatisering van de berekening van toeslagen, zoals voor feestdagen en nachtdiensten. Dankzij de recente integratie met het AFAS-systeem is dit proces flink vereenvoudigd. Met als resultaat een efficiëntere en foutloze loonadministratie. Deze verbetering bespaart The Dylan veel tijd en moeite.
Toekomstige wensen
De komende tijd wil The Dylan het workflowmanagementsysteem verder optimaliseren. Doelstelling hierbij is een naadloze integratie met hun reserveringssysteem MEWS en effectief gebruik van dashboards. Op die manier willen ze de operationele efficiëntie en de algehele gastervaring nog verder verbeteren.
“Onze volgende stap richting geavanceerd personeelsbeheer is het vergroten van het inzicht in de mogelijkheden van data bij onze operationele medewerkers.”
“Onze volgende stap richting geavanceerd personeelsbeheer is het vergroten van het inzicht in de mogelijkheden van data bij onze operationele medewerkers. We zijn van plan om de toegankelijkheid van data voor onze planners te verbeteren, zodat ze beter kunnen anticiperen op fluctuaties in de gastenaantallen. Hiermee kunnen we onze personeelsbezetting aanpassen aan de hand van de verwachte drukte, met name bij de receptie”, aldus Robbert van Rijsbergen.
De filosofie van The Dylan, “Automate the predictable, humanize the exceptional“, benadrukt hun overtuiging in het belang van het automatiseren van routineprocessen. Hierdoor creëren ze meer tijd en ruimte voor wat echt belangrijk is: persoonlijk contact met de gasten. Door dagelijkse taken te automatiseren, kunnen ze waardevolle tijd besteden aan het bieden van uitzonderlijke en persoonlijke service. Deze aanpak ondersteunt hun doel om uit te blijven blinken in gastvrijheid. Zo handhaaft The Dylan zijn reputatie als een hotel van wereldklasse.
Wil jij met jouw organisatie ook de volgende stap zetten? Neem dan contact met ons op via ons contactformulier.
