Midden in de Haagse volksbuurt Transvaal zit de gelijknamige Transvaal Apotheek. Al meer dan 75 jaar levert de apotheek medicijnen aan patiënten uit de wijk. De afgelopen jaren is het medewerkers aantal van de apotheek flink gegroeid. Dit komt omdat Transvaal Apotheek diensten en medicatie levert die andere apotheken vrijwel niet meer aanbieden. De Haagse farmaceut is bijvoorbeeld nog een van de weinige in de wijde omgeving die eigen bereidingen doet, waaronder steriele bereidingen. Daarnaast produceren zij ook zelf medicinale cannabisolie.
“We zijn inmiddels met zes apothekers en hebben ongeveer 25 assistenten in dienst,” vertelt Saskia Visser. Als apotheker is zij verantwoordelijk voor de productie van de medicijnen. Daarnaast heeft ze ook nog neventaken, zoals het beantwoorden van specialistische vragen en het controleren van recepten. Maar dat is nog niet alles, want naast haar gewone werk is Saskia ook verantwoordelijk voor het plannen van het personeel. “Het is best intensief,” zegt ze over haar takenpakket.
Eén systeem
Toen Transvaal Apotheek nog maar acht assistenten had, maakten ze de planning in Excel. Wanneer iemand onverwachts weg moest, bijvoorbeeld voor een bezoek aan de tandarts, schreven ze dit op in een agenda. Helaas paste dit systeem niet bij het succes, en dus de groei, van de apotheek. Saskia legt uit: “Uiteindelijk kregen we steeds meer medewerkers, waardoor het iedere keer behoorlijk veel werk was om de bezetting rond te krijgen.”
“Eerst maakte ik het rooster in Excel en verwerkte ik eventuele afwijkingen in een ander systeem. Nu werken we gewoon met één systeem.”
Tegenwoordig gebruikt Transvaal Apotheek Dyflexis om hun planningen maken. Ook eventuele afwijkingen houden ze makkelijk bij in het Workforce Management systeem. Dit is erg handig volgens Saskia: “Eerst maakte ik het rooster in Excel en verwerkte ik eventuele afwijkingen, namelijk de daadwerkelijk gewerkte uren, in een ander systeem. Nu is het gewoon één systeem.” Hierdoor werkt ze nu een stuk efficiënter!
Iedereen op de juiste plek
Het werk van apothekers en apothekersassistenten is enorm veelzijdig en vereist specifieke kennis en vaardigheden. Gelukkig heeft Transvaal Apotheek al deze kennis en ervaring in huis. De één is gespecialiseerd in het bereiden van medicijnen, terwijl de ander juist goed is in het voorlichten van patiënten. Daardoor is het maken van een planning wel een enorme uitdaging voor Saskia. Om hun cliënten zo goed mogelijk van dienst te zijn, moet zij er namelijk voor zorgen dat alle collega’s op de juiste plek staan.
In Dyflexis maakt ze eerst roosters voor de afdelingen waar maar een beperkte groep medewerkers de juiste vaardigheden voor heeft. Denk bijvoorbeeld aan de afdelingen waar ze steriele bereidingen uitvoeren: niet iedereen is opgeleid om een antibiotica-infuus te prepareren. Daarom zorgt ze er eerst voor dat deze afdeling voldoende bezetting heeft. Daarna vult ze alle overige taken in, zoals het verwerken, klaarmaken en uittypen van recepten. “Daar is iedereen voor opgeleid,” aldus Saskia.
Een gevarieerde baan
Saskia vindt het ook belangrijk om iedereen een gevarieerde baan te bieden. Ook hier houdt zij rekening mee tijdens het plannen. Hiervoor gebruikt ze een functionaliteit in Dyflexis om ‘standaard roosters’ aan te maken. Met enkele drukken op de knop stelt ze deze standaard roosters in voor aankomende weken. Ze vertelt: “We hebben twee standaard roosters, voor de even en oneven weken, om onderling te variëren.” Achteraf wijzigt ze waar nodig nog het standaard rooster, als iemand bijvoorbeeld vrij is.
“We hebben twee standaard roosters, voor de even en oneven weken, om onderling te variëren.”
Naast de tweewekelijkse tendens zorgt ze er ook voor dat medewerkers ‘s ochtends en ‘s middags een andere taak hebben. Het is belangrijk dat je ook gedurende de week verschillende taken hebt volgens Saskia: “Stel dat iemand maandag, dinsdag en woensdag werkt, dan is het niet de bedoeling dat deze persoon elke middag achter de balie staat.” Om dit zo simpel mogelijk in te vullen, gebruikt ze roosters met een ochtend- en een middagdeel. Zo draagt Dyflexis eraan bij dat Transvaal Apotheek haar medewerkers een gevarieerde baan biedt.
Duidelijke communicatie
Het bieden van een gevarieerde baan is niet de enige manier om medewerkers een fijne werkplek te bieden. Ook duidelijke communicatie staat hoog in het vaandel bij Transvaal Apotheek. Een van de functionaliteiten in Dyflexis die veel voordeel oplevert is het communicatiecentrum, zegt Saskia. “Ik stuur iedereen in één keer een bericht, of ik selecteer een bepaalde afdeling.” Ook nieuwsbrieven en verslagen van vergaderingen deelt ze via het communicatiecentrum met de medewerkers.
“Buiten het feit dat het gewoon écht handig is, hebben we nu eindelijk overzicht en laat ik direct zien hoe het zit.”
Ook de Rex-O-Matic, het kloksysteem van Dyflexis, helpt om de communicatie te stroomlijnen. Doordat zowel de werkgever als medewerker een overzicht van de geregistreerde werktijden hebben, herstellen ze fouten makkelijker en helpen ze onduidelijkheden de wereld uit. Hierover zegt Saskia: “Buiten het feit dat het tijdregistratiesysteem gewoon écht handig is, heb je gewoon een duidelijk overzicht van de urenregistratie en laat ik mensen zien hoe het zit.”
Tot slot
Als apothekers hebben Saskia en haar collega’s een enorm drukke baan die veel verantwoordelijkheid met zich meebrengt: iedereen moet op de juiste plek staan om ervoor te zorgen dat ze patiënten zo goed mogelijk helpen. Desondanks biedt Transvaal Apotheek haar medewerkers een uitdagende baan door genoeg variatie te bieden. Daarnaast houden ze de lijntjes kort door duidelijkheid en openheid te verschaffen. Naast dat het helpen van patiënten op zichzelf al veel voldoening geeft, volgens Saskia, dragen de bovengenoemde zaken bij aan de fijne werkplek die Transvaal Apotheek biedt.
