Singer Laren is een creatieve duizendpoot. Het is een museum, theater, restaurant, beeldentuin én kunsthistorisch centrum in één. Hoe hou je als veelzijdige organisatie alle ballen in de lucht? Hoe bewaar je het overzicht van al je afdelingen en blijf je tegelijkertijd groeien? Met liefde voor het vak, een soepele samenwerking met collega’s en met ondersteuning van een doeltreffend Workforce Management systeem krijg je alles voor elkaar!
Dit is Singer Laren
Singer Laren bestaat al sinds 1956. Het is het voormalige woonhuis van Anna en William Singer, een Amerikaans echtpaar en kunstliefhebber pur sang. Zij verhuisden vanuit Parijs naar het kunstenaarsdorp Laren om zich volledig bezig te houden met hun passie. Samen verzamelden ze een mooie collectie aan verschillende soorten kunst. Na het overlijden van William, stelde Anna hun verzameling open voor het grote publiek. Nu is Singer Laren een thuis waar kunsten, zaken en mensen samenkomen.
Van handwerk naar automatisering
Inmiddels werken er 110 medewerkers en 130 vrijwilligers, verdeeld over verschillende afdelingen: het museum, de bijbehorende museumwinkel, de beeldentuin, het restaurant en het theater. Eén van deze medewerkers is Aline Dooijewaard. Zij is directie assistent en houdt zich dagelijks bezig met HR en IT systemen. Door de jaren heen pakte ze steeds meer verschillende werkzaamheden op en ontwikkelde ze nieuwe vaardigheden. Mede door deze groeimogelijkheden werkt ze nog steeds met veel plezier bij Singer Laren.
De beeldentuin van Singer Laren
“Toen ik in 2014 begon, waren er collega’s die al jaren op dezelfde manier werkten. Hierdoor ontstond er stilstand in de organisatie. Personeelsroosters maakten we handmatig in Excel en op losse A4’tjes. Onze accountant stuurde ook alle loonstroken zelf op naar de salarisadministrateur. Dit was omslachtig en koste onnodig veel tijd. ‘Dat kan anders’, dacht ik. Daarom zocht ik een praktisch planningssysteem en vergeleek verschillende software met elkaar. Dyflexis kwam daar als beste uit: een consultant kwam persoonlijk bij ons langs om een demo te geven. Het systeem is gebruiksvriendelijk en intuïtief. Dit maakte mijn keuze voor Dyflexis erg makkelijk.”
“Alles wat we eerst handmatig deden, gaat nu volledig automatisch en digitaal.”
“Na onze keuze voor Dyflexis, verliep alles snel. De consultant hielp ons met de implementatie van het systeem en gaf waardevol advies over belangrijke bedrijfsprocessen. Mede hierdoor konden we nog meer centraliseren. Daarna volgden mijn collega’s en ik de training. Sindsdien maken we personeelsplanningen in een handomdraai en verloopt de verloning vlekkeloos. Dit komt door de koppelingen met Countus Accountants en met Exact Online.”
Alle ballen in de lucht
“Wekelijks ontvangen we veel kunstliefhebbers in het museum. In 2022 haalden we een heus bezoekersrecord en ontvingen we maar liefst 213.000 museumbezoekers. Alles bij elkaar opgeteld zelfs 260.000! Vrijwel alle museumbezoekers lusten tijdens hun bezoek wel een kopje koffie en een gebakje. Daarom ontvangen we ook in het Singer Café vijfduizend bezoekers per week. In onze theaterzaal is er plek voor 400 gasten. Veel van hen dineren voor de voorstelling in ons restaurant. Daarnaast verhuren we ook zalen voor onder andere zakelijke bijeenkomsten en evenementen. Al deze activiteiten zorgen voor een dynamische werkomgeving en vragen om grip en controle. Je kunt je voorstellen dat het nogal wat voeten in de aarde heeft om onze medewerkers en vrijwilligers hiervoor in te plannen om al onze gasten een mooie ervaring te bieden.”
Het zonnige terras in de beeldentuin
Dat zoveel verschillende dingen tegelijkertijd doen werkt, blijkt wel uit de groei die Singer Laren de afgelopen jaren maakte: “In 2015 begonnen we aan een grote verbouwing: we bouwden een nieuwe centrale entreehal die de ingang is voor zowel het museum, het theater als het restaurant. Ook de theaterzaal is volledig nieuw.”
“Dyflexis maakt onze groei makkelijk en versterkt de onderlinge saamhorigheid.”
“In 2018 ontvingen we een grote schenking van Els Blokker: zij doneerde meer dan 100 schilderijen. Speciaal om deze mooie aanvulling permanent in onze collectie op te nemen, bouwden we een nieuwe vleugel met vijf extra zalen. Door Corona konden collega’s hun normale werk niet meer doen en hielpen ze in plaats daarvan mee met klussen en schilderen. Het was gezellig om met z’n allen aan de verbouwing te werken.”
Samen sterker en strategischer
“In 2022 waren we klaar met alle verbouwingen. We zijn echt trots op het eindresultaat: we hebben het samen gedaan. Door deze letterlijke uitbreiding van onze organisatie hadden we ook meer collega’s nodig: Nieuwe beveiligers, kassamensen en een extra conservator voor de collectie van Els Blokker.”
“Dyflexis maakte deze groei makkelijk en versterkt onze saamhorigheid. Via het systeem sturen we een welkomstmail naar nieuwe collega’s. Iedereen maakt met elkaar online kennis via het smoelenboek op de homepage. Zo blijven we een hechte club collega’s.”
Het vernieuwde Singer Laren is modern en veelzijdig
“Na alle hectiek van de verbouwingen en Corona lockdowns, hou ik me nu vooral bezig met onze groei voor 2023. Hoe garandeer ik onze bezoekers de beste beleving? Hoe zorg ik ervoor dat al mijn collega’s met plezier blijven werken? Hoe haal ik het beste uit mijn workforce? Dyflexis is hierin een enorme aanvulling. Door de handige rapportages en analyses heb ik het inzicht dat we juist minder verkopen in de museumwinkel als het erg druk is. Dat komt omdat het er dan erg vol is en er lange rijen bij de kassa staan. Door efficiënter te plannen, verdelen we de drukte. Dit creëert rust voor zowel de bezoeker als voor mijn collega’s. Dit soort inzichten krijg je pas zodra je de productiviteit per afdeling afzet tegenover de omzet.”
“Mijn volgende stap in Workforce Management is om alle processen te stroomlijnen. Zo maak ik werkroosters op basis van weersvoorspellingen. Als het mooi weer is, zijn er namelijk meer bezoekers in de beeldentuin. Onze horeca afdelingen maken dankbaar gebruik van Dyflexis managementtool om hun budgetten te beheren. Als we een nieuwe tentoonstellingen openen, ontvangen we ook meer gasten. Dan hebben we meer mensen op de vloer nodig om voor iedereen het bezoek zo leuk mogelijk te maken. Deze inzichten gebruik ik voor het maken van strategische personeelsplanningen. Zo blijven we ons als organisatie continue ontwikkelen en verbeteren. Kunstliefhebbers plukken hier de vruchten van: iedere keer als zij Singer Laren bezoeken, hebben zij een unieke en onvergetelijke ervaring.”
