Modexpress ontvangt, bewaart en verzendt goederen voor grote fashion en lifestyle merken. Ze bieden volledige supply chain fulfilment op wereldwijde schaal. Bekende namen die hun diensten gebruiken zijn onder andere Suitsupply en Scapino. Daarnaast helpen ze ook mkb-ers die hun bedrijfsactiviteiten willen uitbreiden of uitbesteden. Modexpress werkt voornamelijk samen met traditionele retail en e-commerce bedrijven. Hoe ga je als supply chain aanbieder om met digitalisering, de veranderende wensen van klanten en blijf je tegelijkertijd dezelfde hoge kwaliteit service leveren? Wij spraken Pieter van der Vorst, HR Manager bij Modexpress over de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.
Service en betrokkenheid
“Modexpress bestaat al sinds 1996, onder de naam ‘FashionWheels’. Na een fusie en een naamsverandering in 2013 zijn we sinds 2017 weer volledig zelfstandig. In 2018 doopten we onszelf tot Modexpress.”, aldus Pieter. Ruim 25 jaar na de oprichting beschikt Modexpress over zes locaties, 500 medewerkers en 150 klanten wereldwijd. Zo’n 80% van hun klanten zit in de retail en e-commerce branche. Hun strategie is om een betrokken partner te zijn voor ambitieuze klanten en om betrokken te zijn bij alle medewerkers. “Om dit te realiseren zijn we pro-actief en zien we uitdagingen als kansen. Door niet alleen te durven maar vooral door gewoon te doen, boeken we resultaten.”
Pieter vertelt enthousiast over de nieuwe ontwikkelingen binnen hun organisatie: “Momenteel bouwen we een gloednieuw, grotendeels geautomatiseerd magazijn in Helmond. Dit doen we om met de vraag in de markt mee te groeien: het leveren van pakketjes, en dus ook de bijbehorende processen, moet steeds sneller. Om aan deze snelheid te voldoen, werken we vijf tot zes dagen per week en automatiseren we zo veel mogelijk processen. Maar om persoonlijke service te blijven leveren, blijft een deel van de werkzaamheden handwerk.”
Op transportgebied is hangende kleding een specialiteit van Modexpress. Je kunt je voorstellen dat dit meer ruimte in beslag neemt dan opgevouwen kleding in dozen. Om hangende kleding netjes te vervoeren, werken ze met aangepaste vrachtwagens die speciaal hiervoor geschikt zijn. In Nederland is Modexpress bijna de enige aanbieder van op deze manier hangende kleding vervoeren. Daarnaast bieden zij hun klanten maatwerk in plaats van alleen maar de standaardprocessen. “We hebben ook een inhouse stomerijservice en kunnen zelf prijskaartjes aan kleding vastmaken. Hiermee maken wij het verschil voor onze klanten.”
Planningen maken in minder dan de helft van de tijd
Roosters maken voor zes vestigingen, 500 medewerkers en 150 klanten lijkt misschien ingewikkeld, maar dit doet Modexpress natuurlijk al langer dan vandaag. “We hoeven niet opnieuw het wiel uit te vinden. Sinds maart 2020 is Dyflexis een welkome vervanging van onze oude manier van plannen en uren registreren. Het systeem zorgt ervoor dat we ons werk sneller en beter doen dan eerst.”
“Sinds we met Dyflexis werken, hebben we nog slechts twee parttime planners, zij doen dit samen voor 1,6 fte. Dat is een tijdsbesparing van meer dan de helft!”
“Voorheen kregen we kort van tevoren onze orders binnen. Deze aantallen klopten niet of de verzenddatum was onjuist. Dit maakte het lastig om tot een juiste personeelsbezetting te komen. Ook hadden we alleen een tijdsregistratie systeem en zes parttime planners in dienst, in totaal was dat 4 fte. Sinds we met Dyflexis werken, hebben we nog slechts twee parttime planners, zij doen dit samen voor 1,6 fte. Dat is een tijdsbesparing van meer dan de helft! Deze planners werken op onze de twee grootste locaties in Helmond. Hier werken 130 tot 140 personen. Ook maken zij de roosters voor de twee kleinere locaties tot 30 medewerkers. Voor de locatie in Alphen aan den Rijn maakt de supervisor zelf de planning.”
“Verschillende uitzendbureaus plannen eenvoudig bij Modexpress zelf hun eigen mensen in via Dyflexis.”
Op de vraag hoe gemakkelijk het is om op afstand te roosteren voor meerdere locaties, vertelt Pieter: “Dat gaat gemakkelijk. Om alle diensten te vullen, werken we ook samen met verschillende uitzendbureaus. Elk van deze bureaus heeft in ons systeem een aparte afdeling. Zo plannen zij eenvoudig hun eigen mensen in. Deze uitzendkrachten gebruiken net als onze medewerkers de Dyflexis app voor hun werkrooster.”
Goed voor klant en medewerker
“Dyflexis sluit goed aan bij de manier waarop we intern met elkaar omgaan. Wij hechten veel waarde aan duurzame inzetbaarheid. Het is belangrijk dat iedereen met plezier naar hun werk gaat en een goede werk-privé balans draagt daaraan bij.” De software functionaliteiten maken het planners nog makkelijker om magazijnmedewerkers voldoende rust te geven tussen diensten in: zij ontvangen automatisch een melding als hun planning in tegenstrijd is met de wet- en regelgeving. In de app zien medewerkers direct hoeveel uren ze hebben gewerkt, hoeveel verlof ze nog over hebben en wat hun tijd voor tijd is. “We werken voornamelijk met standaardroosters, dus je weet altijd waar je aan toe bent. Wel vragen we iedereen om één keer in de vier weken in het weekend te werken.”
“Dankzij Dyflexis verbeteren we onze bedrijfsvoering zowel intern als extern.”
“Eerst gebruikten we alleen historische gegevens van voorgaande jaren om voorspellingen te doen qua drukte. Tegenwoordig gebruiken we de Dyflexis koppeling met onze BI Tool om zo efficiënt mogelijk te werken.” Alle beschikbare informatie in de dagrapportage is bruikbaar om je bedrijfsvoering aan te sturen. Pieter: “Hierdoor besparen we ook op personeelskosten. Een goede forecast en planning zijn cruciaal om flexibel en efficiënt te werken. Nu hebben we altijd voldoende mensen aanwezig op de vloer. Dat is gunstig voor onszelf maar ook voor de klant. Dankzij Dyflexis verbeteren we onze bedrijfsvoering zowel intern als extern.”
Ambities waarmaken met Dyflexis
De economie, maatschappelijke ontwikkelingen en natuurlijk het seizoen zijn externe factoren die Modexpress sterk beïnvloeden. Hun e-commerce tak wordt steeds groter. Om mee te groeien met deze digitale ontwikkeling, richten ze de infrastructuur voor hun nieuwe pand zó in dat het goed aansluit op het ontvangen, opslaan en verwerken van goederen voor zowel e-commerce als retail. “We focussen ons nu voornamelijk op efficiënter werken door middel van automatisering. Hiermee vergroten we onze capaciteit aan pakketten per uur! Tegelijkertijd doen we ons minst efficiënte pand weg. Dat geeft ruimte om klantgerichter te werken. Ook centraliseren we de verwerking van alle hangende kleding, deze hebben we alleen op de hoofdlocatie. De markt in Nederland is redelijk verzadigd. Onze volgende stap is om nog groter te worden in het buitenland. Door onze efficiëntere manier van werken, mede dankzij Dyflexis, realiseren we deze ambitie nog sneller.”
“Wij zijn erg tevreden over Dyflexis. De urenregistratie is niet alleen inzichtelijk voor onszelf, maar ook voor onze klanten. Zij vragen namelijk om een inzichtelijke verantwoording van de gewerkte uren per activiteit. Dankzij de urenregistratie van Dyflexis, bieden wij onze klanten een goed onderbouwde uren- en prijsverantwoording aan. Dit draagt bij aan onze strategie om een transparante en betrokken partner te zijn voor al onze klanten.”
