Het realiseren van groei blijft voor veel bedrijven wereldwijd de belangrijkste prioriteit. Toch blijkt in de praktijk dat organisaties moeite hebben deze doelstelling te realiseren. Dat geldt niet voor de Eetgemak Groep. Deze organisatie groeide de afgelopen jaren probleemloos van 200 naar 500 medewerkers – met dezelfde bezetting op personeelszaken. Hoe maakte digitalisering dit mogelijk?
De Eetgemak Groep komt voort uit een groentewinkel. Deze signatuur vind je nog steeds terug: Bij het bereiden en aanbieden van gerechten op maat staat de versheid van de ingrediënten centraal. Dat is best een uitdaging als je weet dat het om bijna 30.000 maaltijden per dag gaat.
Facts over de Eetgemak Groep
Medewerkers: 500
Bestaat uit: 4 merken
Vestigingen: meerdere in Nederland
Productieteam: koks, diëtisten, productiemedewerkers en voedingsassistenten
Kernwoorden: vers, op maat, lekker en duurzaam
Eetgemak is gespecialiseerd in het vers bereiden van voedzame, passende gerechten voor klanten die zelf niet willen of kunnen koken voor hun gasten of henzelf. Doelgroepen zijn onder meer de ouderenzorg, ziekenhuizen en de psychiatrie. Maar ook hotels en restaurants die met onderbezetting in de eigen keuken of grote groepen te maken hebben.
Daarnaast kent Eetgemak nog andere onderdelen. FoodforCare verzorgt uitgebalanceerde gerechten gericht op het herstel van patiënten. Eetkomeet levert gezonde maaltijden voor de kinderopvang. Tot slot biedt Vers voor Thuis lekkere maaltijden voor thuis die consumenten alleen nog maar op hoeven te warmen.
Noodzaak voor nauwkeurige planning
Omdat hun klanten elke dag eten nodig hebben, is de productielocatie van de Eetgemak Groep continu operationeel. Ook tijdens weekenden en feestdagen. Zo koken ze door een dag- en een avond/nachtshift. Naast de keukenploeg is er natuurlijk nog meer ander personeel nodig. Denk hierbij aan de ontvangst-, de inpak- en de transportafdeling. In de twee grote ziekenhuizen waar ze ook de dienstverlening invullen, bieden ze gedurende de hele dag continu eten en drinken aan. Zie dan maar eens op accurate wijze een planning te maken en een gedegen urenregistratie op te zetten.
In het verleden had de HR-afdeling nog wel eens discussies met medewerkers over de gewerkte uren en het verlof. Ook was niet altijd duidelijk hoe het rooster precies in elkaar zat. Daniël Wolffensperger, HR-directeur bij de Eetgemak Groep: “We werkten per locatie met planners en stelden de urenregistratie en planning op in Excel-sheets. Dat werkt prima zolang je een klein bedrijf bent. Maar bij ons werd het vanwege onze forse groei een dagtaak. We moesten slimmer gaan werken. We stelden onszelf de vraag: hoe kunnen we in zo weinig mogelijk tijd onze processen zo optimaal mogelijk uitvoeren? Het antwoord hierop was vrij duidelijk: door digitalisering.”
Ontzorging is cruciaal
Door het planningsproces en de urenregistratie te digitaliseren, ontzorg je je personeel. Allereerst de medewerkers zelf, zij hoeven alleen maar in en uit te klokken. Volgens de HR-directeur werk je hierdoor vooral ook transparanter. “We kozen als oplossing voor de workforce-managementsoftware van Dyflexis. Hierin liggen onder meer de gewerkte uren en de verlofdagen duidelijk vast, en voor medewerkers is het allemaal inzichtelijk.”
Bij Eetgemak kozen ze er voor dat een afdelingshoofd van Eetgemak of een directe assistent verantwoordelijk is voor de planning. De teams in de ziekenhuizen hebben wel een specifieke planner. “HR kan dat namelijk zelf niet doen”, zegt Robin Dijkhuizen, HR-adviseur bij het bedrijf. “Er zijn veel zaken waar we rekening mee moeten houden. Denk hierbij aan productiepieken. De afdelingen hebben daar zelf het beste zicht op.”
De accordering van de planningen en urenregistratie ligt wel bij de HR-afdeling. Dijkhuizen: “Wij zetten de geregistreerde uren immers om naar te verlonen uren. Door de handmatige manier te vervangen door een gedigitaliseerde oplossing, is dat proces eenvoudiger en minder foutgevoelig geworden.”
De voordelen van werken met Dyflexis
Daniël Wolffensperger is erg enthousiast over de voordelen die de Dyflexis-technologie de Eetgemak Groep biedt. Deze zijn onder andere:
Schaalbaar: De software van Dyflexis groeit op eenvoudige wijze mee met de gebruiker. Zo sluit de Eetgemak Groep makkelijk een nieuwe klant aan op de oplossing.
Intuïtief: De applicatie is eenvoudig in gebruik. Medewerkers vinden snel informatie in de mobiele app of op de desktopapplicatie.
API voor HR- en salarissoftware: BCS is gekoppeld aan Dyflexis. Hierdoor is de loonadministratie aanzienlijk vereenvoudigd.
Partnership: De Eetgemak Groep ziet Dyflexis behalve als leverancier ook als een partner. Op het moment dat zich ingewikkelde zaken voordoen, helpt Dyflexis bij het zoeken naar de juiste oplossing.
Innovatief: De Dyflexis-software blijft zich continue ontwikkelen. Zo gebruikt de Eetgemak Groep regelmatig nieuwe, nuttige features voor de gebruikers.
Adviserende rol: Dyflexis neemt een proactief adviserende rol aan. Bij bijvoorbeeld wijzigingen van de wet- en regelgeving op het gebied van HR of bij nieuwe trends, brengen ze klanten hiervan op de hoogte. De Eetgemak Groep weet dan meteen hoe ze hier met Dyflexis op kunnen inspringen of hoe Dyflexis deze wijzigingen oppakt.
Koppeling met HR- en salarissoftware
De planning en volledige verlofregistratie van de Eetgemak Groep staan in Dyflexis. Dankzij een API is Dyflexis ook gekoppeld aan de HR- en salarissoftware van BCS. Alle urenregistraties die een geldeffect hebben, worden ingelezen in BCS. Dit vereenvoudigt een voor de organisatie uiterst complex geheel.
“We zijn werkzaam in meerdere branches en hebben te maken met maar liefst vier verschillende CAO’s”, legt Wolffensperger uit. “Daarnaast kennen we tien verschillende groepen die onregelmatigheidstoeslagen krijgen. De hoogte van deze toeslagen is afhankelijk van wanneer een medewerker in dienst is gekomen en welke arbeidsvoorwaarden we in de contracten hebben opgenomen. Ook voor de oproepdienst gelden weer andere afspraken.”
“De koppeling van Dyflexis met BCS maakt dit complexe geheel een stuk eenvoudiger. We matchen hiermee het variabele gedeelte van het salaris met alle vaste looncomponenten. Dat resulteert in een correcte verloning per medewerker.”
In control
Als voorbeeld van het partnerschap met Dyflexis noemt Wolffensperger de hulp bij het realiseren van koppelingen met andere applicaties. Dat lijkt altijd een standaardproces maar blijkt uiteindelijk niet zo simpel te zijn. Dan is het heel handig als je dankzij een partnership met de leverancier de koppelingen wel voor elkaar krijgt.
“Een neveneffect van deze koppeling is dat we een stuk selfservice kregen.” Het is duidelijk dat de HR-directeur hier heel erg blij mee is. De systematiek voor het verloningsproces wijzigde onlangs. Daar waar Dyflexis dit proces voorheen helemaal inrichtte, brengt de Eetgemak Groep nu zelf wijzigingen aan.
“Voorheen moesten we een mail sturen voor het doorvoeren van veranderingen, nu richten we het zelf in. Daar waar we bij Dyflexis toeslagen zelf beïnvloeden en finetunen, doen we bij BCS hetzelfde op looncomponentniveau. Daardoor hebben we grip op het proces en zijn we in control, al is er nog wel een finale toetsing nodig ter controle.”
Wat de voordelen van het zelf verwerken van toeslagen zijn? “Ten eerste levert het ons gewoon tijdwinst op. Omdat je minder afhankelijk bent van mensen, krijg je er ook veel betrouwbaarheid voor terug. Een programma maakt in de basis geen fouten. Dat kun je niet over de mens zeggen – hoe goed de intenties ook zijn.”
Voordelen van de Dyflexis-app
Gevraagd naar het profijt van werken met Dyflexis per functieniveau, antwoordt Wolffensperger als volgt:
- “Onze medewerkers krijgen nauwkeurig inzicht, ze kunnen al hun uren en verlofdagen inzien en nakijken. Het kloksysteem is daarbij een accurate manier van registreren en maakt alles transparant.”
- Hij roemt voor planners de Dyflexis-software om het gebruiksgemak. “Plannen is nu eenmaal complex werk en de tool zorgt ervoor dat je in minder tijd een planning maakt voor meer mensen.”
- “Ook schat ik in dat de Eetgemak Groep dankzij de koppeling van Dyflexis met een verloningspakket met dezelfde bezetting op personeelszaken van 200 naar 500 medewerkers kon groeien. Ik durf dan ook wel te stellen dat Dyflexis onze groei heeft gefaciliteerd.”
Open voor nieuwe ontwikkelingen
Gebruikt de Eetgemak Groep al alle functionaliteiten van Dyflexis? “Nee, ik weet zeker dat we er nog veel meer uit kunnen halen. We staan echt wel open voor nieuwe ontwikkelingen, maar door overnames en de sterke groei verandert er al veel in de organisatie. We willen daarom voorlopig nog niet de manier van werken wijzigen. Je krijgt dan namelijk niet iedereen mee, terwijl dat nu wel het geval is. Maar wie weet wat de toekomst brengt”, besluit Wolffensperger.
