Hoe zorg je voor een overzichtelijke en strakke urenregistratie en zicht op efficiency in tijden van sterke groei? De online plantenwinkel PLNTS ruilde zijn papieren urenformulieren in voor een moderne workforcemanagementomgeving van Dyflexis. Zo creëerde PLNTS een stevige basis voor verdere groei.
PLNTS is opgericht in 2018 door Jesse Mostert. De online plantenwinkel is gestart als een innovatief platform voor het aanbieden van stekjes van pannenkoekplanten, bedoeld voor onderlinge ruil of verkoop door consumenten. Deze unieke aanpak wierp al snel zijn vruchten af. Het bedrijf ontwikkelde zich tot een succesvolle webshop met een uitgebreid en uniek assortiment van babyplantjes, volgroeide planten en exotische soorten.
PLNTS heeft ook een eigen kwekerij, die al sinds 1961 eigendom is van de familie Mostert. De laatste jaren heeft het bedrijf zijn positie in de markt verder versterkt door de strategische overnames van andere online plantenwinkels, zoals 123Planten en Flora @ Home. Deze expansie heeft PLNTS doen uitgroeien tot een van de vooraanstaande spelers op de Europese markt, met een trouwe klantenkring die zich uitstrekt van Duitsland tot Oekraïne, en van Frankrijk tot Zwitserland.
Papieren urenregistratie
Het personeelsbestand is in korte tijd zo goed als verdubbeld, van 40 medewerkers in 2018 naar inmiddels uit 100 medewerkers, waaronder 17 uitzendkrachten. Een strakke urenregistratie was daardoor tot voor kort niet meer vanzelfsprekend. “Voorheen hielden de medewerkers hun uren handmatig bij op papier. Dat kostte veel tijd en moeite”, herinnert Jesse. “Ook was er geen overzicht of inzicht in de efficiëntie per afdeling. Dat gold ook voor de verlof- en toeslaguren, de ziekte- en overuren, en de urenverantwoording per medewerker.”
“Voorheen hielden de medewerkers hun uren handmatig bij op papier. Dat kostte veel tijd en moeite”
Dat ontbrekende zicht op de workforce was niet alleen onhandig, maar hinderde ook de groeiambities van het bedrijf. “We willen graag uitbreiden naar meer landen. Maar dan moet je wel zorgen voor een goed inzicht in je workforce. Dat vraagt om een stevig HR-platform waarmee je veel meer datagedreven kunt werken.”
Basis voor groei
PLNTS vond dat platform in Dyflexis. Deze oplossing voor workforcemanagement bood het bedrijf een solide basis voor verdere groei. Jesse noemt enkele voordelen van de software:
- Eenvoudig en snel klokken met de app
De Dyflexis-app heeft het proces van tijdregistratie aanzienlijk vereenvoudigd en versneld. Medewerkers registeren nu op een gebruiksvriendelijke manier hun gewerkte uren. Ze hoeven hiervoor alleen via hun smartphones in en uit te klokken.
“De leidinggevenden kunnen met slechts één klik uren goedkeuren, waardoor het gehele goedkeuringsproces efficiënter en minder tijdrovend wordt.”
Bovendien hebben medewerkers dankzij de app direct inzicht in hun werkuren, overuren en verlofsaldi. Ze kunnen hiermee zelfs verlofaanvragen indienen. “Deze flexibiliteit draagt bij tot een positieve werkomgeving”, merkt Jesse op. “De leidinggevenden kunnen met slechts één klik uren goedkeuren, waardoor het gehele goedkeuringsproces efficiënter en minder tijdrovend wordt.”
- Overzicht en inzicht in de uren per afdeling, medewerker en project
PLNTS heeft met Dyflexis een aanzienlijke verbetering gerealiseerd in het bijhouden en analyseren van de uren per afdeling, medewerker en project. “Dankzij Dyflexis kunnen onze medewerkers moeiteloos registreren hoeveel tijd ze hebben gewerkt en op welke afdeling, zelfs als ze bijspringen op andere afdelingen. Op die manier verbeteren we de efficiëntie en productiviteit van het personeel, beheersen we de kosten en vereenvoudigen we de facturatie”, constateert Jesse tevreden.
“Dyflexis is bovendien gekoppeld aan het salarispakket NMBRS en onze BI-tooling. Zo kunnen we gegevens automatisch synchroniseren en verwerken.”
“Daarnaast kunnen we nu ook uitgebreide rapportages maken van de ziekte- en overuren, de inzet van uitzendkrachten, de toeslagen en de contracten. Dyflexis is bovendien gekoppeld aan het salarispakket NMBRS en onze BI-tooling. Zo kunnen we gegevens automatisch synchroniseren en verwerken.”
De toekomst is ingeroosterd
PLNTS heeft het doel om meer te worden dan alleen een online plantenwinkel. Ze streven ernaar om een volwaardige fulfilmentorganisatie te worden. Dit betekent dat ze niet alleen planten, maar een breed scala aan producten willen kunnen vervoeren en leveren. Met een sterke infrastructuur voor opslag en logistiek hebben ze al alles in huis om dit mogelijk te maken.
“Met de schaalbaarheid van Dyflexis is er voldoende ruimte voor al onze medewerkers. Zo kunnen we efficiënt en snel groeien.”
In Nederland heeft PLNTS al een sterke positie. Dit succes willen ze gebruiken als springplank naar nog meer landen. Zo hebben ze plannen om uit te breiden naar andere Europese landen en zelfs de Amerikaanse markt. Dit betekent dat ze meer locaties, medewerkers en klanten zullen hebben.
De online plantenwinkel gebruikt Dyflexis nog niet voor roosterbeheer, maar heeft plannen om dit te doen. Jesse: “Dyflexis biedt ons veel mogelijkheden voor allerlei HR-taken. We willen het systeem volledig benutten. Met het roosterbeheer kunnen we personeelsuitdagingen makkelijker aanpakken. Met de schaalbaarheid van Dyflexis is er voldoende ruimte voor al onze medewerkers. Zo kunnen we efficiënt en snel groeien.”
