Dit is Aeon Plaza Hotels
Aeon Plaza Hotels heeft drie unieke locaties in Amsterdam: Hotel Die Port van Cleve, Dutch Design Hotel Artemis en Dutch Design Hotel Vondelpark. Elk hotel heeft zo haar eigen charme, maar de verbindende factor van het merk is de ‘Dutch’. Hiermee eren zij de Nederlandse cultuur en de Nederlandse geschiedenis. Die introduceren zij met alle liefde aan hun zakelijke en aan hun internationale logees. Deze stijl maakt hen authentiek, maar hoe onderscheiden zij zich nog meer van andere hotels en werkgevers? Hoe zorg je ervoor dat zowel je gasten als je medewerkers met plezier bij je terug blijven komen? Wij spreken Geertje Duquesnoy, Human Resources Manager van Aeon Plaza Hotels over hun geheim voor een perfecte personeelsbezetting.
“Dankzij Dyflexis houden wij rekening met ieders wensen en vullen we makkelijk open diensten met flexkrachten.”
Veel horeca- en hotelondernemers kampen met personeelstekorten. Zo ook Aeon Plaza Hotels. Maar door een combinatie van een aangename werksfeer, aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, doorgroeimogelijkheden, samenwerken met tempers én natuurlijk een goed planningsysteem vullen zij altijd al hun diensten. Geertje: “Om een passende personeelsbezetting te maken heb je méér nodig dan alleen voldoende medewerkers. Een goede planning maken en correct gewerkte uren registreren is een combinatie van meerdere factoren. Wij zorgen ervoor dat iedereen die bij ons in dienst is het naar hun zin heeft en werk doet waar diegene gelukkig van wordt. Een goed planningssysteem zoals Dyflexis zorgt ervoor dat wij rekening houden met de wensen van onze medewerkers en dat we gemakkelijk open diensten vullen met flexkrachten.”
Goed werkgeverschap is de basis voor groei en succes
De bedrijfscultuur van Aeon Plaza Hotels vormt de basis voor goed werkgeverschap en dus werkgeluk. Geertje vertelt: “Onze visie en missie leven op de werkvloer. In alles wat we doen, moedigen wij aan tot creativiteit, innovatie en passie.” Een aanzienlijke meerwaarde van de bedrijfscultuur is de informele en platte hiërarchie. Elke maand luncht één van de executives met een aantal medewerkers. Zo leren alle afdelingen van het bedrijf elkaar op een laagdrempelige manier kennen en wisselen ze ideeën uit. Geertje: “Tegen iedereen op de werkvloer zeg ik: run het alsof het je eigen zaak is. Zo stimuleren wij initiatief en ondernemerschap. Wij motiveren medewerkers om nét dat stapje extra te zetten en om hun passie te volgen.” En met succes: dankzij deze benadering komen zij met leuke initiatieven om het verblijf van gasten nog onvergetelijker te maken. Zo realiseerde een van de medewerkers bij Die Port van Cleve een binnentuin en groene daken: een originele en duurzame beleving voor bezoekers én collega’s. Ook trakteren zij hun internationale gasten bijvoorbeeld op ouderwetse Hollandse pannenkoeken, gewoon omdat zij zo dol zijn onze lokale lekkernijen. “Door tijd en budget te bieden voor zulke leuke ideeën, voelen medewerkers zich gewaardeerd en gezien. Dankzij hen ervaren gasten een uniek en persoonlijk verblijf. Als je processen zoals roosteren automatiseert, ontstaat er tijd en ruimte om iedereen nog meer persoonlijke aandacht te geven.”
“Door te automatiseren blijft er tijd en budget over voor creatieve initiatieven van medewerkers.”
Een ander belangrijk onderdeel van de aangename werkcultuur zijn de ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden. Geertje: “Wij onderscheiden ons als werkgever door het bieden van goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals toeslagen en opleidingen. Als je goed bent voor je medewerkers dan krijg je dat vanzelf terug. Wij merken dit onder andere aan het beperkte verzuim en de lange dienstverbanden. Zo is onze algemeen directeur hier zelf ooit begonnen als stagiair en vervolgens doorgegroeid tot portier, financieel medewerker en inmiddels dus managing director.” Naast het mogelijk maken van mooie carrières, betaalt Aeon Plaza Hotels toeslagen als extraatje voor de flexibiliteit en inzet van medewerkers. “We hebben letterlijk een flexbiliteitstoeslag: als medewerkers door plotselinge wijzigingen een collega vervangen of een extra dienst werken dan betalen wij hen meer. Ook krijgen zij een hoger salaris als ze op een feestdag, zondag of ’s nachts werken. Deze laatste drie toeslagen berekent Dyflexis automatisch, dat scheelt ons veel handmatig rekenwerk.”
Perfecte bezettingen voor personeel en afdelingen
Elk van de Aeon Plaza Hotels is uniek, dus elke vestiging heeft ook een eigen afdelingsstructuur. Zo heeft Die Port van Cleve naast hotelkamers een restaurant en een oude bruine kroeg. Ook het Dutch Design Hotel Artemis heeft een restaurant, verschillende meeting- en eventruimtes en zelfs een sportschool. Elk van deze afdelingen vraagt om expertise en een passende bezetting. Geertje vertelt hoe zij hiervoor een goede planning maken: “In Dyflexis geven we elke afdeling een budget. Hiervoor gebruiken we ook een aparte tool met accounting. Op basis van de verwachte omzet en de personeelskosten maken we een passend werkrooster.” Alle afdelingshoofden maken de planningen. In totaal roosteren zij ruim 100 medewerkers. ”Om de roosters rond te krijgen, zijn we afhankelijk van tempers. Door met flexkrachten te werken, vullen wij makkelijk al onze diensten.”
“Dankzij Workforce Management maken we werkroosters op basis van de verwachte omzet en personeelskosten.”
Naast een gebruiksvriendelijke manier van plannen, biedt Dyflexis nog meer voordelen. Zo bekijken medewerkers actuele roosters via de Dyflexis app en klokken zij in- en uit met het kloksysteem. Geertje: “Eerst maakten we roosters in Excel en hielden we daar ook de uren en toeslagen in bij. Dat kost veel tijd en het is omslachtig. Dankzij de app en het kloksysteem voorkomen we discussies over roosters en gewerkte uren.” Door het klokken weten medewerkers en leidinggevenden precies wanneer en hoeveel iemand werkt. Dit maakt het makkelijker om uren te controleren en te accorderen. “Een essentieel onderdeel van een goede werkrelatie is transparantie en heldere communicatie. Wij willen graag dat iedereen weet waar diegene aan toe is.”
“Door te plannen op basis van data creëren wij een gezonde werk-privébalans voor onze teamleden.”
Die openheid komt ook goed van pas bij het automatiseren van meer administratieve taken, zoals verlofaanvragen en het berekenen van tijd-voor-tijd uren. Geertje: “In de app geven medewerkers hun beschikbaarheid en voorkeur voor bepaalde diensten door. Wij werken veel met de onbeschikbaarheidsfunctie. Als mensen er zeker van willen zijn dat ze niet hoeven te werken, vragen ze verlof aan.” De app biedt ook duidelijkheid over opgebouwde saldi. Geertje: “Wij houden de overgebleven saldi, zoals tijd-voor-tijd, het liefst zo laag mogelijk. Wij vragen medewerkers om hun TVT-uren op te nemen voordat deze vervallen.” Dankzij Dyflexis hebben ze altijd een actueel overzicht wie er over hun contracturen is gegaan. “Al deze informatie zetten we in bij het maken van roosters en het bepalen van diensttijden. Tijdens het plannen houden wij zo veel mogelijk rekening met ieders wensen. Ook maken we dankbaar gebruik van de Arbeidstijdenwet feature. Zo creëren wij een gezonde werk-privébalans voor onze teamleden.”
Workforce Management als onderdeel van goede bedrijfsvoering
Geertje werkt nu al sinds 2014 met Dyflexis en is nog steeds erg tevreden: “We gebruikten Dyflexis oorspronkelijk alleen voor het maken van roosters en het bijhouden en accorderen van gewerkte uren. Inmiddels is Workforce Management een cruciaal onderdeel van onze bedrijfsvoering. We kijken per afdeling naar de data van gewerkte uren en gemaakte kosten. Hierdoor meten we de productiviteit en stellen we budgetten in die passen bij de verwachte drukte.”
In de toekomst gaat Aeon Plaza Hotels nog meer automatiseren. Geertje: “Het lijkt misschien tegenstrijdig, maar juist door te automatiseren verbeteren we het contact met elkaar. Omdat we slimmer en sneller taken afronden, maken we ruimte voor meer persoonlijke aandacht. Deze geven wij dankzij Dyflexis niet alleen aan elkaar, maar ook aan onze gasten.”
Alle stappen die Aeon Plaza Hotels zet richting een ideale werkomgeving, dragen tegelijkertijd bij aan hun groeiplannen. Geertje: “Ons doel was om ondertussen al vijf verschillende vestigingen te hebben. Helaas dwarsboomde Corona deze plannen, al kwamen we die periode goed door.” Ook bij de groeiambities voor twee nieuwe locaties helpt Workforce Management het bedrijf verder: “Met Dyflexis is het heel makkelijk om in het systeem nieuwe vestigingen en afdelingen aan te maken. Het is slechts een kwestie van kopiëren en plakken. Zo wordt groeien wel heel makkelijk!”
