Een personeelsdossier: bij veel mensen roept dit beelden op van dikke mappen in stoffige archiefkasten. Sommige werkgevers hebben deze mappen allang de deur uitgedaan. Want hoeveel ondernemers hebben nu écht de tijd voor al deze administratie? Toch kan het bijhouden van een goede personeelsadministratie u veel tijd én geld schelen. Daarnaast hoeft het bijhouden van een goed dossier helemaal geen lastige opgave te zijn. Hier 4 dingen die u moet weten over het bijhouden van een goed dossier.
1. Waarom is een goed personeelsdossier zo belangrijk?
Iedere werkgever hoopt natuurlijk dat het nooit gebeurt, maar het kan voorkomen dat u in de situatie komt dat ontslag van een medewerker onvermijdelijk is. Als u een werknemer wilt ontslaan is een goed opgebouwd dossier cruciaal. Het UWV zal namelijk geen ontslagvergunning verlenen als u niet kunt aantonen waarom ontslag nodig is. Als u ervoor kiest om ontslag via de rechter af te dwingen, dan staat u sterker met een goed dossier. De rechter toetst het dossier namelijk streng op volledigheid. Als u het tóch voor elkaar krijgt om met een onvolledig dossier een ontslagvergunning te bemachtigen, dan zult u een hogere ontslagvergoeding moeten betalen. Kortom: met een goed dossier voorkomt u veel gedoe en hoge kosten.
2. Wat er allemaal in mag staan
Een goed dossier is dus belangrijk. Maar wat maakt een dossier nu goed en volledig?
Zorg ervoor dat de volgende dingen er in ieder geval instaan:
– de NAW-gegevens van de werknemer
– een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs
– verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingen
– notities over waarschuwingen en/of verbeterplannen
– afspraken met betrekking tot scholing
– afspraken over loonwijzigingen of eventuele bonussen.
Ook vastleggen dat Hans een tijdje niet komt werken omdat hij zijn been heeft gebroken tijdens een skivakantie? Medische gegevens mogen absoluut niet worden vastgelegd. Sterker nog: u mag hier ook niet naar vragen. Er mag niet meer in het dossier worden vastgelegd dan nodig. Ook strafrechtelijke gegevens, godsdienst en lidmaatschappen bij vakbonden zijn verboden om vast te leggen.
3. Medewerkers hebben inzagerecht
Een verhit functioneringsgesprek gehad? Het is belangrijk om het verslag neutraal en objectief te archiveren. Medewerkers hebben namelijk het recht om inzage te vragen in hun eigen personeelsdossier. Daarnaast moet u uw medewerkers ook inlichten over het feit dat u een personeelsdossier bijhoudt en welke gegevens u hiervoor bewaard. Vertrekt een medewerker? Dan is het belangrijk om de verschillende bewaartermijnen in de gaten te houden.
4. Het kan allemaal digitaal
Natuurlijk hoeven personeelsdossiers allang niet meer geprint te worden. De wet staat u toe om uw dossiers digitaal te maken en te bewaren. In Dyflexis maakt u gemakkelijk personeelsdossiers aan. Een groot voordeel hiervan is dat deze personeelsdossiers te koppelen zijn aan uw loonadministratie. Daarnaast houdt Dyflexis u op de hoogte van wijzigingen in wetgeving, zodat u geen gegevens opslaat die u niet mag bijhouden. Gebruikt u andere software om uw dossiers te bewaren? U heeft dan een wettelijke verplichting om uw dossiers zelf goed te beveiligen. Let er daarom goed op dat de diensten die u gebruikt juist gecertificeerd.
