De laatste blaadjes vallen de bomen en de feestdagen komen in een snel tempo dichterbij. Met de nieuwe maatregelen daar gelaten, is het voor sommige sectoren enorm aanpoten. Of u nu wel of geen drukte verwacht; de personeelsplanning moet er strak bij staan. Met deze tips zorgt u altijd voor een optimale bezetting.
Personeelsbezetting bij extra drukte
De feestdagen hebben meestal invloed op de hoeveelheid werk binnen uw organisatie. Bij veel bedrijven is het een rustigere periode, maar in sommige sectoren is dit juist de drukste tijd van het jaar. De kerstinkopen zorgen bijvoorbeeld voor een enorme boost aan sales in de retail. Daarom is het belangrijk om nu al na te denken over de bezettingsgraad tijdens en rondom de feestdagen. Zo kunt u uw klanten de juiste service leveren en raakt uw personeel niet overbelast.
Een forecast maken
Voor een optimale personeelsbezetting is het maken van een forecast essentieel. Doe dit op basis van historische data of, als u die niet heeft, op basis van benchmarks in uw branche. Vervolgens kunt u bepalen:
- Hoeveel personeel u per uur of per dag nodig heeft
- Hoeveel budget daar tegenover staat
- Welke vaardigheden nodig zijn om de werkzaamheden uit te kunnen voeren
- Hoeveel tijd er nodig is voor randzaken (vergaderingen, opleidingen, etc.)
In Dyflexis helpen we u bij het maken van een forecast. U doet dit bijvoorbeeld aan de hand van historische data, weersverwachtingen en data die u vanuit andere systemen in Dyflexis schiet (denk aan het aantal gereserveerde couverts of verwachtte orders). Bovendien kunt u per dienst aangeven welke vaardigheden en andere eigenschappen nodig zijn om deze in te kunnen vullen.
Stel een deadline in voor vakantie-aanvragen
Door corona hebben veel mensen hun vakantiedagen opgespaard. Er is dus een grote kans dat medewerkers deze rond de feestdagen willen opnemen. Houd hier rekening mee door medewerkers op tijd vakantie aan te laten vragen. Zo heeft u voldoende tijd om de planning te maken en eventuele gaten op te vullen. Komt de bedrijfsvoering in de problemen als te veel mensen tegelijk op vakantie gaan? Dan kunt u de vakantieaanvraag afwijzen. U mag tot twee weken na de vakantieaanvraag schriftelijk bezwaar maken. Doet u dat niet? Dan staat de vakantie zoals die is aangevraagd in principe vast.
Check waar de knelpunten zitten
Maak een eerste versie van de planning om te checken waar de knelpunten zitten. Bepaal ook het budget dat per maand beschikbaar zal zijn voor personeelskosten. In Dyflexis ziet u snel welke diensten nog niet zijn ingevuld. Tijdens het plannen ziet u in één oogopslag, naast het nog beschikbare budget, wie beschikbaar zijn en de juiste eigenschappen hebben om de dienst in te vullen.
Snijd in de randzaken
Als het rondom de feestdagen erg druk is in uw organisatie is het slim om randzaken zoveel mogelijk te elimineren. Bijvoorbeeld door onderhoud uit te stellen en opleidingen en trainingen op een ander moment te plannen.
Zet parttimers, uitzendkrachten of vakantiekrachten in
Lukt het u niet om de diensten in te vullen met uw vaste personeel? Dan kunt u ze laten opvullen door tijdelijk personeel, zoals uitzendkrachten, freelancers of medewerkers met een nulurencontract. Ook kunt u parttimers vragen om in deze drukke periode extra te werken. De extra gewerkte uren kunt u uitbetalen of omzetten in extra verlofuren.
Whitepaper: Zo berekent u toeslagen snel en simpel
Complexe toeslagen? Voorkom kopzorgen en fouten!
Personeelsbezetting als het rustiger is rondom de feestdagen
Is het bij u juist rustiger rond de feestdagen? Dan wilt u voorkomen dat er overbezetting ontstaat. Een aantal oplossingen:
Pak klussen op die normaal blijven liggen
Vaak kunt u in een rustige periode klussen oppakken die de rest van het jaar blijven liggen. Ruim op, denk na over uw processen en maak alvast plannen voor volgend jaar.
Stel verplichte vrije dagen in
Als werkgever mag u ieder jaar een aantal verplichte vrije dagen aanwijzen. In de cao of de arbeidsovereenkomst moet dan wel worden aangekondigd dat u verplichte vrije dagen kunt aanwijzen en hoeveel. Het is belangrijk hier op tijd over te communiceren, zodat medewerkers er rekening mee kunnen houden.
Las een collectieve vakantie in
Is het bij u echt heel rustig? Dan is het wellicht een optie om het bedrijf volledig te sluiten en een collectieve vakantie in te lassen. In Dyflexis is het mogelijk verlofuren in bulk toe te voegen. U kunt dit doen op basis van de planning of, indien u hier gebruik van maakt, met de 13 weken regel. Ook kunt u op dagbasis in één keer een groep medewerkers selecteren en verlof toekennen.
Recht op vrije dagen met de feestdagen?
Als werkgever bent u niet wettelijk verplicht om uw medewerkers vrij te geven tijdens feestdagen, behalve als dit in een cao of arbeidsovereenkomst is opgenomen. Om uw personeel tegemoet te komen kunt u een aantal dingen doen:
- Betaal een toeslag over de uren die op feestdagen gewerkt worden (in Dyflexis kunt u toeslagen zelf instellen en automatisch laten berekenen).
- Zorg ervoor dat niet steeds dezelfde mensen op feestdagen moeten werken, maar wissel dit af.
13-8 regel
Een medewerker maakt op een feestdag aanspraak op doorbetaling van het loon als hij normaal gesproken op die dag arbeid verricht. Bij een onregelmatig arbeidspatroon kan dit worden vastgesteld als de medewerker in de voorgaande 13 weken in ten minste 8 weken op de bewuste dag arbeid heeft verricht. Is er aan het criterium 8 uit 13 voldaan, dan wordt in Dyflexis het loon doorbetaald op basis van het gemiddeld op die dagen gewerkte aantal uren. Bij de bepaling hiervan tellen alle gerealiseerde uren mee als gewerkte dagen.
Als uw medewerkers vakantiedagen opgespaard hebben
Hebben medewerkers aan het einde van het jaar nog vakantiedagen over? Hoe u hiermee omgaat hangt ervan af of het wettelijke of bovenwettelijke vakantiedagen zijn:
Wettelijke vakantiedagen
Wettelijke vakantiedagen zijn het minimum aantal vakantiedagen waar medewerkers volgens de wet recht op hebben. Het gaat om 4 keer het aantal uren dat een medewerker per week werkt. Een medewerker die 40 uur per week werkt, heeft dus recht op 160 (4 x 40) vakantie-uren. Omgerekend zijn dat 20 vakantiedagen. Deze dagen vervallen na anderhalf jaar. Uw medewerker moet ze dus binnen zes maanden na het opbouwjaar opnemen. De dagen die dit jaar zijn opgebouwd moeten dus voor juli 2022 worden opgenomen. Kunnen de dagen door ziekteverlof niet worden opgenomen? Dan zijn de dagen vijf jaar geldig. U mag wettelijke vakantiedagen als werkgever niet uitbetalen.
Bovenwettelijke vakantiedagen
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn alle overige vakantiedagen. Ook leeftijds- of seniorendagen vallen onder deze bovenwettelijke vakantiedagen. Deze blijven sowieso vijf jaar geldig. Ze mogen wel uitbetaald worden, maar alleen als de medewerker hiermee akkoord gaat. U bent overigens ook niet verplicht om bovenwettelijke vakantiedagen uit te betalen, behalve als hierover iets is afgesproken in de arbeidsovereenkomst of CAO.
