Het verwerken van toeslagen kost over het algemeen veel tijd, het is foutgevoelig en kan bij medewerkers vragen oproepen. Daarom is het slim om toeslagen automatisch te verwerken.
Wat zijn toeslagen?
Toeslagen zijn extra betalingen die medewerkers ontvangen boven op hun standaardsalaris voor het werken onder specifieke omstandigheden of in bepaalde situaties. De exacte regels en bedragen verschillen per land, cao’s, de arbeidsovereenkomst en het bedrijfsbeleid. Hier zijn enkele veelvoorkomende toeslagen op gewerkte uren:
Overurentoeslag
Extra vergoeding voor elk uur dat boven een bepaald aantal uren per week wordt gewerkt. Bijvoorbeeld, als de standaardwerkweek 40 uur is en iemand 45 uur werkt, worden de extra uren als overuren beschouwd en tegen een hoger tarief uitbetaald.
Avond- en nachttoeslag
Medewerkers in bijvoorbeeld de zorg, horeca of magazijnen hebben vaak onregelmatige diensten. Als medewerkers ‘s avonds of ’s nachts werken, kunnen ze recht hebben op een toeslag boven op hun normale loon. Deze toeslagen ontvangen ze dan vanwege de minder gunstige werktijden.
Weekendtoeslag
Werkt je personeel in het weekend? Wellicht hebben ze recht op een toeslag vanwege het werken op een moment dat de meeste anderen vrij zijn.
Feestdagtoeslag
Als medewerkers op feestdagen werken, zoals met Kerstmis of op Nieuwjaarsdag, kunnen ze een toeslag ontvangen. Deze dagen zijn namelijk speciale werkdagen.
Gevaarlijke werkomgevingstoeslag
In sommige sectoren, zoals in de bouw of chemische industrie, ontvangen medewerkers een extra toeslag als ze werken in een risicovolle omgeving of met gevaarlijke stoffen.
Onregelmatigheidstoeslag
Personeelsleden die werken in ploegendiensten of met onregelmatige werktijden kunnen recht hebben op een toeslag.
Overwerktoeslag
Als medewerkers extra uren maken naast hun reguliere werktijden, kunnen ze in aanmerking komen voor een speciale overwerktoeslag.
Wie spelen een rol bij het verwerken van toeslagen?
Als het gaat om het bijhouden van overuren en het verwerken van toeslagen, verschilt het per organisatie wie hier verantwoordelijk voor is.
Medewerkers
Het is de verantwoordelijkheid van je personeel zelf om ervoor te zorgen dat zij hun gewerkte uren nauwkeurig bijhouden en eventuele overuren of extra uren rapporteren aan hun werkgever. Dit gaat heel eenvoudig met bijvoorbeeld de urenregistratie via Dyflexis. Ons kloksysteem houdt de overuren automatisch bij.
De werkgever
De werkgever is verantwoordelijk voor het bijhouden van de uren van hun medewerkers, het berekenen van eventuele toeslagen op basis van de geldende regels en overeenkomsten (zoals cao’s of arbeidsovereenkomsten), en het juist verwerken van deze toeslagen in de salarisadministratie.
Salarisadministratie
In de meeste organisaties verwerkt de salarisadministratieafdeling of een externe salarisadministrateur alle salarissen en toeslagen. Zij zijn verantwoordelijk voor het juist vertalen van bepaalde gewerkte uren naar de toeslagen die van toepassing zijn. De salarisadministratie berekent de toeslagen en regelt de uitbetaling van het juiste bedrag aan personeelsleden.
Het is belangrijk dat werkgevers en medewerkers beide weten wie wanneer recht heeft op bepaalde toeslagen. Dit leggen zij vast in de arbeidsovereenkomst. Twijfel je of heb je vragen over bepaalde toeslagen? Neem dan contact op met je HR-afdeling of met een juridisch adviseur om de specifieke situatie te verduidelijken en te voldoen aan de wettelijke vereisten.
Vanaf nu gaan we het helemaal anders doen!
Er verschillende manieren om toeslagen op gewerkte uren te automatiseren. Dit is afhankelijk van de complexiteit van de berekeningen en de beschikbare technologie.
Regel gebaseerde automatisering
Als de regels voor het berekenen van toeslagen op gewerkte uren relatief eenvoudig zijn, kun je een regel gebaseerde automatiseringsmethode gebruiken. Hierbij schrijf je regels in de vorm van “als-dan” verklaringen om te bepalen wanneer en hoe toeslagen worden toegepast. Deze regels kunnen worden geïmplementeerd in programmeercode of in een spreadsheet.
Tijdregistratiesysteem
Gebruik een tijdregistratiesysteem waar medewerkers hun gewerkte uren kunnen bijhouden. Moderne tijdregistratiesystemen kunnen vaak automatisch toeslagen berekenen op basis van vooraf ingestelde regels en tarieven. Zo’n systeem kan ook rekening houden met variabelen zoals werktijden, overuren, weekendwerk, feestdagen, etc.
Payroll-software
Als je een geavanceerdere automatisering nodig hebt, kun je payroll-software overwegen. Payroll-software is speciaal ontworpen om salarisberekeningen te automatiseren, inclusief toeslagen op gewerkte uren. Het biedt vaak de mogelijkheid om complexe regels in te stellen en geautomatiseerde berekeningen uit te voeren.
API-integratie
Als je bestaande systemen hebt voor tijdregistratie en salarisadministratie, maar ze bieden geen geautomatiseerde toeslagenberekening, kun je proberen om hun functionaliteit uit te breiden door API-integraties te gebruiken. Via API’s kunnen verschillende systemen gegevens uitwisselen, waardoor je de berekening van toeslagen op gewerkte uren kunt automatiseren.
Machine learning
In geval van complexe toeslagberekeningen waarbij verschillende factoren in aanmerking moeten worden genomen, kan machine learning worden toegepast. Door historische gegevens te gebruiken, kan een machine learning-model leren en toeslagen voorspellen op basis van verschillende parameters, zoals werktijden, werkdagen, functie, etc.
Automatisch toeslagen verwerken, waar moet ik op letten?
Het is belangrijk om op te merken dat automatisering van toeslagen op gewerkte uren vereist dat de regels voor het toepassen van toeslagen nauwkeurig worden vastgesteld. Ook moet je zorgvuldig controleren of de geautomatiseerde berekeningen correct ingesteld zijn. Werk daarom samen met een organisatie die ervaring heeft met het instellen van toeslagen. Zeker als je met een complexe cao te maken hebt.
Wil je meer leren over hoe gebruiksvriendelijke WFM-software jouw klant verder kan helpen en jij toeslagen nooit meer handmatig hoeft te berekenen? Meld je dan aan voor een kennismakingsgesprek met onze partnermanager. Klik hier om je aan te melden.
