Hè, het is erg vervelend als werknemers regelmatig te laat komen. Het is echter iets dat vrijwel onvermijdelijk is binnen elke organisatie. Al moet je er natuurlijk wel voor waken dat het niet de spuigaten uitloopt. Hoe om te gaan met te laat komende werknemers? In dit artikel geven we je 8 tips over hoe je om kunt gaan met te laat komende werknemers. We zoomen tevens in op mogelijke oplossingen om het in de toekomst te voorkomen.
1. Stel heldere verwachtingen
Zorg ervoor dat alle werknemers de starttijden en verwachtingen omtrent punctualiteit kennen. Dit moet duidelijk worden gecommuniceerd, bij voorkeur al tijdens het sollicitatiegesprek. Je kunt de begin- en starttijden tevens vastleggen in een werknemershandboek. Duidelijkheid is een goede start.
2. Toon begrip indien de situatie erom vraagt
Begrijp dat er legitieme redenen kunnen zijn voor het te laat komen, zoals file, maar zeker ook persoonlijke kwesties en onvoorziene omstandigheden. Je hebt er vaak veel meer aan om begrip te tonen, dan om boos te worden. Grote kans dat je werknemer wel wat langer doorwerkt of harder zijn of haar best doet als je empathie toont.
3. Documenteer bij vaak te laat komen
Als iemand altijd op tijd komt en slechts zelden te laat, hoeft dat zeker geen probleem te zijn. Maar merk je dat werknemers structureel laat komen? Dan is het slim om dit bij te houden. Je hebt deze documentatie tevens nodig als je bijvoorbeeld een officiële waarschuwing moet geven of iemand wilt ontslaan wegens nalatigheid.
TIP: je kunt een kloksysteem voor urenregistratie overwegen.
4. Voer een open gesprek en onderbouw
Natuurlijk wil je iemand niet zomaar ontslaan. Daarom ga je eerst het gesprek aan. Leg de feiten op tafel en laat weten welke capaciteitsproblemen daar eventueel uit voortvloeien. Zo maak je de werknemer bewust van de situatie en kun je op een onderbouwde manier vragen of iemand rekening kan houden met op tijd komen.
5. Toon flexibiliteit en bied oplossingen
Uiteraard vraag je tijdens het open gesprek ook naar de reden voor het te laat komen. Zit iemand altijd net in de grootste file, of komt iemand niet lekker uit omdat de kinderen naar de opvang moeten op een bepaald tijdstip? Probeer mee te denken. Als het mogelijk is kun je aanbieden om wat eerder of later te beginnen, of variabele uren te bieden.
6. Stel consequenties en volg beleid op
Het is handig om vooraf al in het handboek op te nemen wat consequenties zijn bij regelmatig te laat komen. Als een werknemer na gesprekken en waarschuwingen nog steeds (onterecht) te laat komt, volg dan consequent het beleid op. Doe dit voor alle werknemers op dezelfde manier, om ongelijkheid op de werkvloer te voorkomen.
7. Toon respect en geef het goede voorbeeld
In een fijne werkomgeving komen werknemers minder vaak te laat, omdat zij meer gemotiveerd zijn. Respect en waardering naar werknemers toe zijn hierbij belangrijke motivators. Geef daarnaast ook zelf het goede voorbeeld. Als je als HR of leidinggevende zelf vaak te laat bent, werkt dat natuurlijk niet motiverend voor werknemers.
8. Herbekijk roosters, pas Workforce Management toe
Zitten je roosters wel goed in elkaar, of laat je werknemers te vaak overwerken? Zijn de werktijden wel realistisch? Het is goed om ook hier eens over na te denken en eventuele aanpassingen te doen op de werktijden of het roosterbeleid. Workforce Management kan je hierbij helpen. Met behulp van software ga je voor reële personeelsplanning.
Een realistische en goede personeelsplanning maken? Het te laat komen op de juiste documenteren en daarop slim anticiperen? Ontdek het Workforce Management Systeem van Dyflexis. Je vraagt een gratis demo aan!
