We snappen allemaal het belang van een goede planning. Maar daadwerkelijk een goede planning maken, dat is andere koek. Zeker in bedrijven met personeel is het van belang om goed de plannen, zodat het werk door kan blijven gaan. We geven je een aantal concrete tips, die je helpen om binnen de onderneming goed te plannen.
1. Stel een (vaste) takenlijst op (of herbekijk)
Je kunt geen goede planning maken als je niet weet wat er gedaan moet worden. Daarom zet je eerst eens alle taken duidelijk op een rijtje. Zo heb je als restaurant personeel nodig in de keuken en bediening, en heb je bij de supermarkt vakkenvullers en kassamedewerkers nodig. Vul zelf maar in! Een aantal vaste taken zijn – ongeacht hoeveel personen je voor een bepaalde functie nodig hebt – altijd noodzakelijk.
2. Houd rekening met dal- en piekmomenten
Het is logisch dat je op het ene moment meer te doen hebt dan op het andere moment. Bij sommige bedrijven zijn seizoensgebonden trends bijvoorbeeld duidelijk merkbaar. In een goede planning houd je hier rekening mee. Maar dat is wellicht makkelijk gezegd dan gedaan, want hoe weet je nu wat die piek- en dalmomenten zijn? We raden je aan om gebruik te maken van forecasting software, waarmee je op basis van eerdere gegevens voorspellingen kunt doen, als basis voor een goede planning.
3. Stel een realistische, goede planning op
Het is tijd om daadwerkelijk een planning te maken. Ook hier hoef je nog geen mensen aan taken te koppelen. Je schrijft op welke functies op welke momenten op welke plekken nodig zijn. Hoe je dit doet, verschilt natuurlijk per branche. Een aantal algemene tips.
- Ben realistisch, en houd rekening met werktempo. Zeker wanneer je andere mensen gaat inplannen, kun je niet verwachten dat ze even snel zijn als jij.
- Vergeet niet om voldoende pauzes in je goede planning op te nemen.
- Stel prioriteiten, zodat een concrete werkvolgorde duidelijk wordt.
Houd ook rekening met een back-up. Wat als de planning niet loopt zoals gehoopt? Hoe ga je dat oplossen? Waar mogelijk bouw je wat extra tijd in.
4. Zorg voor mensen die de planning kunnen realiseren
Had je alleen een planning voor jezelf gemaakt? Dan moet je zorgen dat je zelf aan de slag gaat. Wanneer het echter om een personeelsplanning gaat, dan komt er net iets meer bij kijken. Het is belangrijk om te beseffen dat een goede planning pas écht haalbaar is, als er mensen zijn die de taken op de planning kunnen uitvoeren. Dat begint al bij een goed selectieproces, waarin de verwachtingen helder worden gemaakt. Koppel de juiste personen aan de juiste plekken in de planning. Houd ook hier rekening met een back-up plan, want iemand kan altijd onverwachts ziek zijn.
TIP: Probeer bij het inplannen ook rekening te houden met persoonlijke voorkeuren. Dan is de kans groter dat de planning effectief en efficiënt uitgevoerd wordt.
5. Automatiseer en reflecteer je goede planning
Een goede planning maken is zo makkelijk nog niet. Het is dan ook slim om regelmatig te reflecteren en bij te stellen waar nodig. Gelukkig hoef je dit niet in je uppie te doen! Automatiseer en profiteer! Bij Dyflexis hebben we het handige Workforce Management Systeem voor je klaarstaan. Hiermee kun je piek- en dalmomenten detecteren, back-ups toevoegen aan de planning en zien waar het juist goed gaat of (mogelijk) misgaat. Zo ga je voor de beste planning, zonder gedoe of zorgen.
Aan de slag met Workforce Management? Vraag een gratis demo aan voor het Workforce Management Systeem van Dyflexis.
