Bij forecasting maak je een voorspelling voor je bedrijf op basis van kwantitatieve en kwalitatieve gegevens uit het verleden. Het doel daarvan is het efficiënter inrichten van de bedrijfsvoering in de toekomst en om processen te optimaliseren. Waarom is forecasting – en de juiste aanpak daarvan – zo waardevol en hoe zet je het in? In deze blog vertellen we er meer over, zodat je weet hoe je er zelf mee aan de slag gaat.
Wat is forecasting?
Forecasting is het maken van voorspellingen voor je bedrijf in de breedste zin van het woord. Het kan bijvoorbeeld gaan over de behoefte aan personeelsbezetting, het spreiden van budgetten en plannen van uitgaven, of kansen en risico’s die in welke mate dan ook de bedrijfsvoering beïnvloeden. Dit is altijd gebaseerd op data, zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens. Denk aan cijfers over piekmaanden, zodat je weet dat extra personeel of voorraad in bepaalde maanden wenselijk is.
Waarom is forecasting belangrijk?
Wie een bedrijf runt, kent vast wel de perikelen van te weinig voorraad, een verkeerde inschatting qua hoeveelheid personeel of een tekort aan budget. Juist door forecasting speel je in op verwachtingen, zodat je als bedrijf de juiste stappen zet op bepaalde momenten. Forecasting is belangrijk om risicofactoren te beperken of uit te sluiten. Dit schetsen we graag aan de hand van voorbeelden:
1. Personeelsplanning
Met forecasting kijk je naar piekmomenten in voorgaande jaren. Op welke momenten is het druk, wanneer vragen medewerkers vaak vakantie aan? Wanneer heb je extra back-up nodig? Met forecasting breng je dit in kaart, zodat je tijdig een goede planning maakt.
2. Voorraadbeheer
Bepaalde producten zijn volgens oude gegevens vooral in specifieke momenten van het jaar populair. Bijvoorbeeld seizoensgebonden producten, zoals de zomer- of wintercollectie van een kledingzaak. Hier stem je vervolgens de voorraad ook op af. Met forecasting voorkom je zo goed als mogelijk dat je te weinig, te veel, te vroeg of te laat bestelt. Middels het gebruik van gegevens hou je rekening met schommelingen in de vraag.
3. Budgetverdeling en -spreiding
In maand x lopen de kosten altijd hoger op, bijvoorbeeld door meer personeel of inkoop. Of elke twee jaar vernieuw je bepaalde machines en computers. Dit zijn allemaal zaken om rekening mee te houden in het budget. Middels forecasting kijk je naar eerdere pieken en dalen, zodat je budgetten beter verdeelt over afdelingen en momenten.
Hoe kom je tot een goede forecast?
Bij forecasting is het van belang dat je gegevens uit voorgaande jaren kunt gebruiken. Daarom is het belangrijk dat je belangrijke data registreert. We raden je aan om gebruik te maken van software en analytics tools. Beslis welke zaken in jouw bedrijf een forecast verdienen voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering en gebruik de historische gegeven. Op basis van trends, patronen en seizoenseffecten maak je een forecast voor lange termijn (jaar of meer), middellange termijn (kwartaal) en korte termijn (laatste bijstellingen).
Forecasting met de juiste software
Om een goede forecast te maken is software dus belangrijk. Voor personeelsbezetting met foutloze urenregistratie en heldere rapportages adviseren wij het Workforce Management Systeem. Dit is tijdbesparend voor het opstellen van kloppende roosters, maar helpt ook bij het analyseren van eerdere gegevens. Daarnaast is monitoren een belangrijk onderdeel. Zijn medewerkers vaak te laat, willen ze diensten wisselen, et cetera? Allemaal interessant om bij te houden, zodat je weet waarom je bedrijfsvoering wel of niet efficiënt loopt.
Forecasting inzetten voor je bedrijf?
Forecasting is interessant voor ieder bedrijf, groot of klein, dat maakt niet uit! Voorspellingen maken en op basis daarvan anticiperen zorgt immers voor een efficiëntere werkwijze dan wanneer je maar gewoon wat gokt en doet. Het kan je daarom veel geld, tijd en stress besparen.
Planning en forecasting met Dyflexis!
Klinkt natuurlijk interessant allemaal, maar het maken van een goede forecast is makkelijker gezegd dan gedaan. En daar schiet Dyflexis graag te hulp. Wij bieden een compleet systeem voor urenregistratie, verlofaanvragen, budgetten en meer. Het Workforce Management Systeem is te koppelen met agenda’s, kassasystemen, salaris- en workload API’s. Op basis daarvan kun je ook automatische forecasts uitdraaien.
Meer weten over het Workforce Management Systeem van Dyflexis, en de voordelen die je ermee kunt behalen qua tijd, budget en forecasting? Lees verder op onze website, neem contact op of vraag onze online demo aan!
