Een goede bezettingsgraad op personeelsgebied zorgt ervoor dat je niet te maken krijgt met onderbezetting of overbezetting. Het resultaat is dat je de productiestromen optimaal inzet, met de juiste hoeveelheid mensen op de goede plek. Dat is dan weer goed voor het bedrijfsresultaat. Wat zijn de risico’s van onder- en overbezetting, en hoe bepaal je de juiste bezettingsgraad? We vertellen er meer over!
Wat is bezettingsgraad?
De bezettingsgraad is de mate van productiecapaciteit die je gedurende een bepaalde periode benut. Dit wordt weergegeven in een percentage van 0% tot 100%. De ideale bezettingsgraad is 100%, al komt dat in praktijk niet zo snel voor. Je kunt te maken krijgen met onderbezetting en overbezetting. Middels goede personeelsplanning software richt je de bezettingsgraad zo goed als mogelijk in en optimaliseer je deze waar nodig.
Wat is onderbezetting?
Onderbezetting betekent dat er meer werk is dan personeel. Er zijn dus te weinig medewerkers om al het werk uit te voeren. Dat komt bijvoorbeeld door een slechte planning, zieke medewerkers of personeelstekort. Structurele onderbezetting leidt tot hoge werkdruk, dat op zijn beurt weer kan leiden tot uitval (burn-out). En dat slaat uiteindelijk door in de bedrijfsresultaten, daarom is het goed om onderbezetting te voorkomen.
Wat is overbezetting?
Zijn er teveel werknemers voor de taken? Dan ontstaat er juist overbezetting. Voor een korte periode is dat vaak niet zo erg, omdat je dan achterstallige klussen wegwerkt en een nieuwe voorraad aanlegt. Daarentegen brengt structurele overbezetting risico’s met zich mee. Medewerkers gaan zich vervelen en als werkgever betaal je onnodig veel aan personeelskosten. Dat maakt overbezetting onwenselijk.
Bezettingsgraad of personeelsbezetting berekenen
Het berekenen van de bezettingsgraad van uw personeel (personeelsbezetting) kan met een redelijk simpel rekensommetje. U kunt de bezettingsgraad bijvoorbeeld per uur, dag, functie of afdeling uitrekenen.
U heeft hiervoor twee waardes nodig:
De geplande uren: het totaal aantal uren dat u uw personeel in een bepaalde periode heeft ingepland
De benodigde uren: het totaal aantal uren dat u aan personeel nodig heeft om de kwaliteit te kunnen leveren die u wilt leveren
Zo ziet het rekensommetje er vervolgens uit:
Bezettingsgraad = (geplande uren / benodigde uren) x 100%
Een optimale bezettingsgraad
Een optimale bezettingsgraad is 100%. U heeft dan precies het aantal uren gepland dat nodig is.
Stel u heeft 100 uur nodig op een bepaalde afdeling of functie en u heeft die 100 uur ook gepland. Dan ziet het rekensommetje er zo uit:
Bezettingsgraad = (100/100) x 100%
Bezettingsgraad = 1 x 100%
Bezettingsgraad = 100%
Heeft u 100 uur nodig, maar slechts 90 uur gepland? Dan heeft u een bezettingsgraad van 90%. Heeft u 100 uur nodig, maar 110 uur gepland? Dan heeft u een bezettingsgraad van 110%.
Zo klinkt het allemaal wel erg simpel natuurlijk, maar u weet waarschijnlijk ook wel dat het in de praktijk iets ingewikkelder ligt. Want hoe weet u van te voren precies hoeveel personeel u nodig heeft? En hoe zorgt u ervoor dat er vervolgens ook genoeg personeel beschikbaar is? Bovendien heeft u ook nog budgetten om rekening mee te houden.
Hoe kom je tot een goede forecast?
Bij forecasting is het van belang dat je gegevens uit voorgaande jaren kunt gebruiken. Daarom is het belangrijk dat je belangrijke data registreert. We raden je aan om gebruik te maken van software en analytics tools. Beslis welke zaken in jouw bedrijf een forecast verdienen voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering en gebruik de historische gegeven. Op basis van trends, patronen en seizoenseffecten maak je een forecast voor lange termijn (jaar of meer), middellange termijn (kwartaal) en korte termijn (laatste bijstellingen).
Forecasting met de juiste software
Om een goede forecast te maken is software dus belangrijk. Voor personeelsbezetting met foutloze urenregistratie en heldere rapportages adviseren wij het Workforce Management Systeem. Dit is tijdbesparend voor het opstellen van kloppende roosters, maar helpt ook bij het analyseren van eerdere gegevens. Daarnaast is monitoren een belangrijk onderdeel. Zijn medewerkers vaak te laat, willen ze diensten wisselen, et cetera? Allemaal interessant om bij te houden, zodat je weet waarom je bedrijfsvoering wel of niet efficiënt loopt.
Bezettingsgraad gebruiken bij personeelsplanning
Zoals je leest is het van belang om te streven naar een optimale bezettingsgraad. Dat is lastiger gezegd dan gedaan, omdat je soms te maken krijgt met onverwachtse factoren. Zo kan er ineens een drukke of rustige periode zijn, willen medewerkers in een onwenselijke periode vakantie of worden ze (onverwachts) langdurig ziek. Gelukkig is er wel iets dat je kunt doen!
Op basis van historische gegevens uit het verleden is het mogelijk om voorspellingen te doen. Op basis van een Workforce Management Systeem weet je op basis van eerdere gegevens piek- en dalmomenten te voorspellen. En zo weet je wanneer het tijd is om extra personeel in te schakelen en wanneer die vrije week juist goed uitkomt.
Optimale bezetting met forecasts van Dyflexis
Het maken van dergelijke voorspellingen (forecasts) is lastig zonder de juiste registratie. Het is daarom slim om gebruik te maken van software voor planning en capaciteitsmanagement. Een dergelijk systeem houdt alles voor je bij, van verlofaanvragen tot ziektes, piekmomenten in het verleden, et cetera. Deze informatie dient als basis voor het opstellen van een personeelsplanning met de ideale bezettingsgraad.
Dyflexis biedt een efficiënt personeelssysteem, dat kan helpen bij het bepalen van de ideale bezettingsgraad. Plan gerust een vrijblijvend kennismakingsgesprek!
