Voor veel werknemers een spannend moment tegen het einde van het jaar: het beoordelingsgesprek. Tijdens het beoordelingsgesprek geeft u als werkgever uw oordeel over het functioneren van een medewerker. Een beoordelingsgesprek moet niet verward worden met een functioneringsgesprek, waarbij een gelijkwaardig gesprek zonder consequenties tussen werkgever en werknemer wordt gevoerd. Een beoordelingsgesprek daarentegen is eenzijdig vanuit de werkgever. Hier kunnen wél consequenties aan vastzitten, zoals een loonsverhoging of ontslag. Door de mogelijke consequenties en het feit dat u als werkgever vooral aan het woord bent is het belangrijk dat u goed bent voorbereid. Lees verder voor een 4-stappenplan voor het voeren van een goed beoordelingsgesprek.
Stap 1. Informatie verzamelen
Als leidinggevende is de eerste stap om zoveel mogelijk informatie in te winnen over het functioneren van de werknemer. U kunt hiervoor navraag doen bij bij de medewerker zelf, collega’s en klanten. Verzamel zoveel mogelijk concreet materiaal waaruit het functioneren van de werknemer blijkt. Pak de functieomschrijving van de werknemer er weer eens bij. Deze kunt u goed als leidraad gebruiken om na te gaan over welke competenties de medewerker moet bezitten.
Stap 2. Beoordelingsformulier
Op basis van de verzamelde informatie kunt u het beoordelingsformulier invullen. Op het beoordelingsformulier kunt u vaak per competentie aankruisen of u vindt dat de werknemer onvoldoende tot zeer goed functioneert. Het helpt om naast het aankruisen van de beoordeling ook per competentie een notitie te maken van uw onderbouwing. Dit kan goed helpen als geheugensteuntje tijdens het gesprek.
Stap 3. Voorbereiding
Tijdens de voorbereiding op het beoordelingsgesprek is het belangrijk dat uw argumenten goed onderbouwd zijn. Baseer argumenten zoveel mogelijk op objectieve prestatiemeters en voorkom subjectiviteit. Dat wil zeggen dat u zich niet moet laten leiden door persoonlijke voorkeur of afkeur en dat voor iedere medewerker dezelfde maatstaven gelden. Ongeacht de uitkomst kan een slecht onderbouwd beoordelingsgesprek zeer demotiverend zijn voor werknemers. Denk tijdens de voorbereiding op het beoordelingsgesprek ook goed na over hoe u over wilt komen op de werknemer. Hou hierbij rekening met de uitkomst van het gesprek.
Stap 4. Verslaglegging
Na het gesprek is het belangrijk dat er een gespreksverslag bewaard wordt in het personeelsdossier van de werknemer. Het is hierbij noodzakelijk dat ook dit verslag zo neutraal en objectief mogelijk gearchiveerd wordt, medewerkers hebben namelijk inzicht in het personeelsdossier. Het gespreksverslag dient door zowel de werknemer als werkgever ondertekend te worden. Het voeren van beoordelingsgesprekken is volgens de wet niet verplicht. Het is juridisch gezien echter wel verstandig deze te voeren. Het verslag hiervan kan als bewijs dienen van wat er allemaal is voorgevallen, indien de werkgever maatregelen wilt treffen tegenover de werknemer wegens wangedrag.
