In ons kantoor is steeds minder papier te vinden. Bestanden staan op onze drive of digitale kennisbank en 99% van de communicatie gaat per mail. Hoewel het ouderwetse papier ook zeker zijn voordelen heeft, printen we eigenlijk steeds minder. Ook onze planner wordt steeds digitaler met overzichten die overal te downloaden zijn. Het inslaan van deze digitale weg brengt veel voordelen met zich mee. Hier zetten we er zes op een rijtje!
6 voordelen van een papierloze administratie
- Besparen op de kosten
Bedenkt u eens hoeveel u zou besparen als u volledig digitaal zou gaan. Niet alleen bespaart u op de kosten van het papier zelf maar ook op de print-, onderhouds- en afschrijfkosten. Het zal misschien geen enorme winst zijn, maar alle beetjes helpen. - Ontlasting van het milieu
Hoe mooi die zwarte letters op papier ook zijn, alles heeft zijn prijs. Helaas zijn inkt en toner giftig en bevatten ze veel chemicaliën en zware metalen. Door zuinig te zijn op inkt en toner ontziet u het milieu en draagt u, zeker als bedrijf, bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. - Bestanden altijd bij de hand
Wanneer u bestanden opslaat, bijvoorbeeld in een online drive, heeft u deze altijd en overal bij de hand! Zo is bijvoorbeeld in onze planner het meest gedownloade overzicht dat van het urenoverzicht/loonadministratie. Digitaal is dit bestand makkelijk te delen met uw accountant en door het op te slaan overal in te zien. Zelfs op uw mobiele telefoon zijn tegenwoordig steeds meer programma’s of apps die het beheren of bekijken van deze bestanden mogelijk maken. - Het scheelt tijd
Na het afdrukken van een bestand of overzicht maakt u er aantekeningen bij om deze vervolgens weer digitaal te verwerken. Zou u in het gedownloade bestand zelf de aanpassingen doen, en deze gelijk opslaan of opsturen, scheelt dit u zeker tijd. - Foutgevoeligheid
Bij elk handwerk is sprake van een zekere foutgevoeligheid. Wanneer een bestand gedownload wordt en daarna digitaal verwerkt, is de kans op fouten kleiner. Tel daarbij het automatiseren van processen op en de kans op fouten is bijna - Veiligheid
Wanneer u gebruik maakt van online opslag methoden krijgt u de beveiliging er gratis bij! Papier dat rondslingert kan gevoelige informatie bevatten. Door deze online veilig op te slaan voorkomt u eenvoudig dat deze informatie in verkeerde handen valt. En wat denkt u van de veiligheid van uw documenten bij een brand. Veilig online opgeslagen kan er weinig met u bestanden gebeuren.
