In de dagelijkse praktijk van HR-managers draait het om balans: zorgen voor tevreden medewerkers, inzicht behouden in verlof en verzuim, en tegelijkertijd zorgen dat de salarisadministratie vlekkeloos verloopt. Workforce Management (WFM) speelt hierin een steeds grotere rol. Door processen te automatiseren en data inzichtelijk te maken, biedt WFM de tools die HR nodig heeft om efficiënter te werken en strategisch bij te dragen aan de organisatie. Hier zijn vijf voordelen die WFM onmisbaar maken voor HR-managers.
1. Personeelsplanning en urenregistratie conform de cao
Een efficiënte personeelsplanning is de basis voor een goed draaiende organisatie én voor het naleven van cao-afspraken. Als HR-manager weet je hoe complex het kan zijn om roosters op te stellen. Met name als deze moeten voldoen aan cao-vereisten, zoals rusttijden en maximale werkuren. Tegelijkertijd wil je ook rekening houden met beschikbaarheid, voorkeuren en fluctuaties in de vraag. Met een Workforce Management (WFM) systeem kun je dit proces automatiseren, waardoor roosters niet alleen nauwkeurig en eerlijk zijn, maar ook altijd in lijn met de cao.
Een goede planning voorkomt onder- of overbezetting en zorgt ervoor dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar draagt ook bij aan de tevredenheid en het vertrouwen van medewerkers in de organisatie.
Naast de planning is een foutloze urenregistratie essentieel om te voldoen aan de cao en een correcte verloning te garanderen. Organisaties die uren handmatig registreren kunnen tegen fouten aanlopen, wat leidt tot frustratie en tijdrovende correcties. Een WFM-systeem automatiseert de registratie van gewerkte uren, pauzes en toeslagen, zodat deze consistent en volgens de cao worden vastgelegd.
Kortom, en WFM-systeem verzekert jouw organisatie dat de cao automatisch en correct wordt toegepast in zowel de planning als de registratie. Bovendien biedt het flexibiliteit, zodat je de cao volgens eigen interpretatie kunt inrichten. Zo worden alle gewerkte uren, pauzes en toeslagen correct berekend, en worden roosters tijdig en eerlijk opgesteld.
2. Automatisering van verloningsprocessen: de loonkoppeling
Een nauwkeurig en efficiënt verloningsproces is van cruciaal belang voor iedere organisatie. Toch is het in veel bedrijven nog een tijdrovende klus die gevoelig is voor fouten. Denk aan het handmatig controleren en invoeren van gewerkte uren, toeslagen, verlof en zowel wettelijke als bovenwettelijke uren. Met een Workforce Management (WFM) systeem behoort dit tot het verleden.
Het WFM-systeem automatiseert het volledige proces door alle geregistreerde gegevens direct en nauwkeurig door te sturen naar het HR- en salarispakket. De gewerkte uren, inclusief eventuele toeslagen en opgenomen verlof, worden automatisch gekoppeld aan de juiste looncodes. Dit betekent dat de verloning direct klaarstaat, zonder dat er extra handmatige handelingen nodig zijn.
Deze automatisering minimaliseert fouten, verkort de doorlooptijd van het verloningsproces en geeft HR-professionals meer tijd om zich te richten op strategische taken. Bovendien zorgt het ervoor dat medewerkers altijd op tijd en correct worden uitbetaald, wat bijdraagt aan hun tevredenheid en vertrouwen in de organisatie.
Een geautomatiseerd verloningsproces is niet alleen efficiënter, maar biedt ook meer zekerheid en inzicht voor zowel de organisatie als de medewerkers. Je hebt altijd de garantie dat cao-afspraken correct zijn toegepast en dat de salarisadministratie voldoet aan wet- en regelgeving.
3. Automatische synchronisatie tussen verschillende systemen
Het is heel tijdrovend en foutgevoelig als je dezelfde gegevens in meerdere systemen moet invoeren. Zodra je een medewerkers hebt aangenomen, is het jouw taak om deze bij de juiste systemen in te voeren en heeft de medewerker inloggegevens nodig tot de verschillende systemen. Waarschijnlijk werk je hiervoor samen met de IT-manager.
Een koppeling tussen een WFM en het HR- en salarispakket zorgt ervoor dat de gegevens automatisch worden uitgewisseld. Erg handig, want handmatige invoer van contracten en medewerkersgegevens is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Contractgegevens zijn belangrijke en cruciale data, waarin je geen fouten mag maken.
In de praktijk betekent dit dat de medewerkers en contractgegevens vanuit het HR- en Salarispakket automatisch het WFM-pakket staan. Ook bij wijzigingen in contracten of arbeidsvoorwaarden worden de aanpassingen direct verwerkt. Zo blijft het HR- en Salarispakket leidend voor de persoonlijke gegevens.
Zodra de eerste maand van de medewerker erop zit en de uren van de medewerker zijn goedgekeurd, stuur je deze automatisch door naar HR- en Salarispakket. Deze staan vervolgens direct op de juiste looncodes staan.
Kortom, het HR- en salarispakket vormt de basis voor de persoons- en contractgegevens, terwijl het WFM-pakket leidend is in het registreren van de gewerkte uren van medewerkers. Wil je meer weten over de loonkoppeling? Lees dan deze blog.
4. Verbeterde security
Naar mate een organisatie groeit is het beheren van wie toegang heeft tot welke gegevens vaak een uitdaging. Het kan voorkomen dat een medewerker toegang heeft tot gevoelige informatie die niet voor zijn of haar rol bedoeld is. Dit kan niet alleen leiden tot interne risico’s, maar ook tot schendingen van privacywetgeving.
Gecontroleerd toegangsbeheer is essentieel voor de veiligheid van bedrijfsgegevens en de naleving van wet- en regelgeving. Wanneer je rechten en rollen niet goed beheert, kunnen gegevens onbedoeld in de verkeerde handen terechtkomen, met alle gevolgen van dien.
WFM-software biedt een praktische oplossing door rollen en rechten binnen het systeem eenvoudig te beheren. Dit maakt het mogelijk om per functie binnen de organisatie exact te bepalen welke systemen en informatie zichtbaar zijn. Medewerkers krijgen alleen toegang tot wat relevant is voor hun rol, wat de veiligheid verhoogt en voorkomt dat onbevoegden gevoelige gegevens inzien. Dit maakt het beheer van toegang eenvoudig en biedt HR-professionals meer controle over de toewijzing van rechten binnen de organisatie.
Daarnaast beschikt de meeste WFM-software over Single Sign On (SSO). Met SSO hoeven medewerkers slechts één set inloggegevens te gebruiken om veilig en snel toegang te krijgen tot de systemen die zij nodig hebben. Dit verhoogt niet alleen het gebruiksgemak, maar biedt ook een centrale manier om toegang te beheren. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, wordt de toegang tot gevoelige informatie automatisch ingetrokken, wat bijdraagt aan een betere beveiliging. Voor HR betekent dit minder werk met toegangsvragen en meer zekerheid dat informatie goed beschermd blijft.
5. Real-time rapportages voor diepgaand inzicht
Het ontbreken van inzicht in belangrijke personeelsdata, zoals verzuimpercentages of overuren, maakt het moeilijk om strategisch te sturen. Misschien merk je dat medewerkers overbelast zijn, maar zonder harde cijfers is het lastig om dit aan te pakken of te voorkomen.
Toegang tot actuele data is van cruciaal belang om trends te herkennen en problemen voor te blijven. Zonder inzicht loop je het risico dat kleine uitdagingen uitgroeien tot grote problemen. Dit leidt tot hogere kosten en een verminderde inzetbaarheid.
Met de uitgebreide rapportagefuncties van WFM-software beschik je op elk moment over realtime inzichten in belangrijke gegevens. Denk aan verzuimpercentages, verlofsaldi en afwijkingen in overuren. Deze informatie stelt je in staat om tijdig in te grijpen, bijvoorbeeld door de werkdruk te verdelen of medewerkers aan te moedigen verlof op te nemen. Dit helpt niet alleen kosten te beheersen, maar verbetert ook de planning en verhoogt de productiviteit van het team.
Door toegang en rechten centraal te beheren, samen met de implementatie van SSO, zorg je voor een veilige, efficiënte en gebruiksvriendelijke werkomgeving waarin privacy en beveiliging gewaarborgd zijn.
Conclusie: WFM maakt het verschil voor HR
Workforce Management is veel meer dan een tool voor de planning urenregistratie; het is een strategisch instrument dat HR helpt om processen te optimaliseren, medewerkers tevreden te houden en kosten te verlagen.
Van automatische gegevensverwerking tot diepgaande rapportages – WFM biedt HR-managers alles wat nodig is om efficiënter te werken en meer controle te houden over de personeelsplanning en salarisadministratie.
