Een goede bezettingsgraad op personeelsgebied zorgt ervoor dat je niet te maken krijgt met onderbezetting of overbezetting. Het resultaat is dat productiestromen optimaal worden ingezet, met de juiste hoeveelheid mensen op de goede plek. En dat is dan weer goed voor het bedrijfsresultaat. Wat zijn de risico’s van onder- en overbezetting, en hoe bepaal je de juiste bezettingsgraad? We vertellen er meer over!
Wat is bezettingsgraad?
De bezettingsgraad is de mate van productiecapaciteit die gedurende een bepaalde periode wordt benut. Dit wordt weergegeven in een percentage van 0% tot 100%. De ideale bezettingsgraad is 100%, al zal dat in praktijk niet zo snel voorkomen. Je kunt te maken krijgen met onderbezetting en overbezetting. Middels goede personeelsplanning software kun je de bezettingsgraad zo goed als mogelijk inrichten en optimaliseren.
Wat is onderbezetting?
Onderbezetting betekent dat er meer werk is dan personeel. Er zijn dus te weinig werknemers die het werk kunnen uitvoeren. Dat kan komen een slechte planning en zieke medewerkers (of door het niet aan personeel kunnen komen). Structurele onderbezetting leidt tot hoge werkdruk, dat op zijn beurt weer kan leiden tot uitval (burn-out). Dat slaat uiteindelijk door in de bedrijfsresultaten, waardoor onderbezetting zo goed als mogelijk voorkomen moet worden.
Wat is overbezetting?
Zijn er teveel werknemers voor de taken? Dan ontstaat juist overbezetting. Voor een korte periode is dat vaak niet zo erg, omdat achterstallige klussen weggewerkt kunnen worden en voorraad aangelegd kan worden. Daarentegen brengt structurele overbezetting risico’s met zich mee. Werknemers gaan zich vervelen, en als werkgever betaal je onnodig veel aan personeelskosten. Dat maakt overbezetting onwenselijk.
Hoe bezettingsgraad berekenen?
Voor het berekenen van de bezettingsgraad van personeel heb je twee waardes nodig. De geplande uren en de benodigde uren om te voldoen aan de gewenste capaciteit en kwaliteit. Vervolgens maak je de volgende rekensom, die optimaler is naarmate deze dichter bij 100% uitkomt.
(geplande uren / benodigde uren) x 100 = bezettingsgraad (%)
Bezettingsgraad gebruiken bij personeelsplanning
Zoals je leest is het van belang om te streven naar een optimale bezettingsgraad. Dat is lastiger gezegd dan gedaan, omdat je soms te maken krijgt met onverwachtse factoren. Zo kan er ineens een drukke of rustige periode zijn, willen medewerkers in een onwenselijke periode vakantie of worden ze (onverwachts) langdurig ziek. Gelukkig is er wel iets dat je kunt doen!
Op basis van historische gegevens uit het verleden is het mogelijk om voorspellingen te doen. Op basis van een Workforce Management Systeem weet je op basis van eerdere gegevens piek- en dalmomenten te voorspellen. En zo weet je wanneer het tijd is om extra personeel in te schakelen en wanneer die vrije week juist goed uitkomt.
Optimale bezetting met forecasts van Dyflexis
Het maken van dergelijke voorspellingen (forecasts) is lastig zonder de juiste registratie. Het is daarom slim om gebruik te maken van software voor planning en capaciteitsmanagement. Een dergelijk systeem houdt alles voor je bij, van verlofaanvragen tot ziektes, piekmomenten in het verleden, et cetera. Deze informatie dient als basis voor het opstellen van een personeelsplanning met de ideale bezettingsgraad.
Dyflexis biedt een efficiënt personeelssysteem, dat kan helpen bij het bepalen van de ideale bezettingsgraad.
