De geestelijke gezondheidszorg (GGZ) staat voor unieke uitdagingen als het gaat om personeelsplanning en urenregistratie. Handmatige processen, versnipperde systemen en complexe CAO-regelingen zorgen voor een hoge werkdruk en foutgevoeligheid. Veel instellingen verliezen hierdoor kostbare tijd die beter besteed kan worden aan de zorg voor cliënten. Automatisering biedt de oplossing tegen foutgevoeligheid en de race tegen de klok. Dyflexis speelt hierin een sleutelrol. Uit gesprekken met GGZ-instellingen blijkt dat de meeste problemen ontstaan rondom planning, ORT-berekeningen (onregelmatigheidstoeslag), verlofadministratie en de koppeling met salarissystemen. In deze blog bespreken we de grootste pijnpunten en hoe Dyflexis helpt om de planning te vereenvoudigen en fouten te verminderen.
De complexiteit van competentiegericht plannen
Veel GGZ-instellingen werken met complexe planningen waarbij medewerkers op basis van hun specifieke competenties worden ingepland. Dit betekent dat er per dienst een minimale bezetting vereist is van medewerkers met bepaalde kwalificaties. Vaak gebeurt dit nog handmatig in Excel, wat niet alleen tijdrovend is maar ook foutgevoelig.
Bij sommige instellingen zijn twee medewerkers twee dagen per maand bezig met het opstellen van roosters. Dit is tijd die verloren gaat aan administratief werk in plaats van zorg. Dyflexis biedt een oplossing door planningen te automatiseren en competenties direct aan medewerkers te koppelen. Hierdoor wordt automatisch de juiste bezetting per dienst gegarandeerd. Dit vermindert de kans op fouten en bespaart waardevolle tijd.
De struggle met ORT en handmatige berekeningen
Een ander veelvoorkomend probleem is de berekening van ORT. Veel GGZ-instellingen houden dit bij in meerdere Excel-bestanden, een arbeidsintensief en foutgevoelig proces. ORT-regelingen binnen de CAO GGZ zijn bovendien complex, waardoor fouten snel gemaakt worden.
Met Dyflexis worden ORT-berekeningen volledig geautomatiseerd. Het Workforce Management systeem houdt rekening met de CAO GGZ en zorgt ervoor dat toeslagen correct worden berekend. Dit voorkomt niet alleen fouten, maar zorgt er ook voor dat medewerkers eerlijk en volgens de juiste regels worden uitbetaald.
Verlof en saldo-uren: de onzichtbare tijdbom
Naast ORT is ook het beheren van verlof- en saldi-uren een uitdaging. Veel instellingen houden deze gegevens handmatig bij in losse Excel-bestanden of HR-systemen die niet gekoppeld zijn aan de planning. Dit leidt tot verwarring, dubbele invoer en fouten in de administratie.
Dyflexis biedt een geïntegreerde oplossing waarbij verlof- en saldo-uren automatisch worden bijgewerkt en verwerkt. Medewerkers krijgen via de app direct inzicht in hun uren, waardoor HR-afdelingen minder tijd kwijt zijn aan controles en correcties. Dit voorkomt verrassingen aan het einde van het jaar en zorgt voor een transparant proces.
Versnipperde systemen: een onnodige werklast
Veel GGZ-instellingen werken met meerdere systemen voor urenregistratie, personeelsplanning, salarisadministratie en cliëntendossiers. Vaak communiceren deze systemen niet goed met elkaar, wat leidt tot dubbele invoer en fouten. Zo komt het regelmatig voor dat gegevens in het planningssysteem niet overeenkomen met de salarisadministratie, waardoor correcties achteraf nodig zijn.
Dyflexis biedt naadloze koppelingen met bekende HR- en salarissystemen. Dit zorgt ervoor dat de planning en salarisverwerking naadloos op elkaar aansluiten, zonder dubbele invoer. Hierdoor wordt de kans op fouten verkleind en bespaart de HR-afdeling tijd.
Urenregistratie en bereikbaarheidsdiensten: de verborgen tijdsverspilling
Urenregistratie en bereikbaarheidsdiensten worden vaak handmatig bijgehouden in losse formulieren of Excel-bestanden. Dit maakt het lastig om een goed overzicht te houden en zorgt ervoor dat HR-medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het samenvoegen van verschillende documenten.
Met Dyflexis kunnen medewerkers eenvoudig hun uren registreren via de app. Bereikbaarheidsdiensten worden direct in de planning opgenomen, waardoor er één duidelijk overzicht ontstaat. Dit voorkomt dat diensten over het hoofd worden gezien en zorgt ervoor dat medewerkers altijd weten waar ze aan toe zijn.
De kracht van automatisering in de GGZ
De uitdagingen binnen de GGZ zijn divers, maar ze hebben één gemene deler: een hoge werkdruk veroorzaakt door handmatige en foutgevoelige processen. Dyflexis biedt een oplossing die niet alleen de administratieve last vermindert, maar ook de kwaliteit van de zorg ondersteunt.
Door planning, urenregistratie en salarisadministratie te automatiseren, kunnen GGZ-instellingen zich richten op hun kerntaak: het leveren van de best mogelijke zorg aan hun cliënten.