De feestdagen zijn voor veel bedrijven een moment om extra goed te plannen. Personeel wil vrij nemen, je zit zelf misschien ook liever rond de kerstboom, maar het werk moet wel doorgaan. Wie weet heb je zelfs extra personeel nodig in deze periode. Workforce Management is altijd belangrijk, maar kan tijdens de feestdagen extra goed van pas komen. We vertellen over de voordelen en het proces van Workforce Management tijdens de feestdagen.
Wat is Workforce Management?
Workforce Management is een cyclische manier van werken die bestaat uit vijf onderdelen, die je optimaliseert om het maximale uit je bedrijfsvoering te halen:
- Forecasting
- Capaciteitsmanagement
- Inroosteren
- Traffic management
- Rapportage & analyse
Workforce Management voor zorgeloze feestdagen
Hieronder vertellen we per onderdeel hoe Workforce Management je helpt bij het zorgeloos werken en plannen tijdens de feestdagen. Het doel is om de capaciteit van je bedrijf optimaal te benutten, om resultaten te verbeteren en werkgeluk te vergroten. Het uiteindelijke doel is natuurlijk het behalen van een zo hoog mogelijke omzet.
1. Forecasting feestdagen bezettingsgraad
Voorspellen is dé boodschap voor de feestdagen! Dit wordt ook wel forecasting genoemd. Op basis van historische gegevens weet je hoeveel personeel en voorraad je nodig hebt. Je brengt het seizoenseffect in kaart. Natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan. Daarom maak je gebruik van een Workforce Management Systeem met forecasting implementatie. Zo weet je de ideale bezettingsgraad en voorraad tijdens de feestdagen.
2. Forecasting vertalen naar capaciteit
Nu je de gegevens van benodigd(e) personeel en voorraad inzichtelijk hebt, is het een kwestie van vertalen naar capaciteit. Hier komt ook budget om de hoek kijken. Hoeveel mensen heb je nodig om het verwachte werk te doen, wat gaat dat kosten en wat levert het je op? Houd ook rekening met eventueel ziekteverzuim en vakanties van medewerkers. Je kunt zo de netto capaciteit berekenen.
3. Capaciteit tot een goede planning omzetten
Je weet nu hoeveel personeel en voorraad je nodig hebt om welke omzet te genereren. Maar dan moet je nog wel de planning tot in detail uitwerken. Uiteraard rekening houdende met de vakantiedagen van personeel, en het werken volgens contracten, wetgeving en beschikbaarheid. Met behulp van Workforce Management software kun je dit allemaal heel nauwkeurig invullen en verwerken. Optioneel kun je kiezen voor (deels) zelfroosteren, waarbij personeel zelf voorkeuren kan aangeven voor het werken tijdens de feestdagen.
4. Traffic management: houd rekening met afwijkingen
Iemand kan natuurlijk altijd ziek zijn, en daarom is het bij de personeelsplanning ook belangrijk om rekening te houden met opvang. Zorg voor een back-up plan en denk ook na over mogelijke technische storingen of andere problemen die het proces mogelijk zouden kunnen verstoren. Rapportages en analyses uit het verleden kunnen je helpen om een goed risicoprofiel te maken, en daarop eventuele handelingen te baseren.
5. Analyse en rapportage voor de volgende feestdagen
Zodra de feestdagen voorbij zijn is het goed om te analyseren wat goed en minder goed ging. Waar liggen verbeterpunten op het gebied van capaciteit, productiviteit, voorraad en budget/omzet? Zorg voor een goede rapportage en neem deze mee voor de volgende feestdagen, zodat je je processen steeds kunt blijven verbeteren.
Aan de slag met Workforce Management voor zorgeloze feestdagen? Vraag een gratis demo aan voor het Workforce Management Systeem van Dyflexis.
