KPI’s staan voor Key Performance Indicators, oftewel kritieke presentatie-indicatoren. In de basis vertellen ze je hoe ver je op weg bent om bepaalde doelen te bereiken. KPI’s worden dusdanig opgesteld dat ze de voortgang meetbaar maken. Welke KPI’s komen van pas bij het strategisch inrichten van het personeelsbeleid? Daar gaan we in dit artikel op in.
Hoe stel je een goede KPI op?
Een KPI zorgt er dus voor dat je een doelstelling meetbaar maakt en daarom moet de KPI aan een aantal voorwaarden voldoen. Als je deze voorwaarden weet dan kun je zelf de KPI’s voor strategisch personeelsbeleid opstellen. Zo meteen geven we je daar voorbeelden van.
- Specifiek: de KPI is dusdanig duidelijk en begrijpelijk geformuleerd dat er maar één uitleg voor is, om misverstanden over het doel te voorkomen.
- Meetbaar: de KPI moet meetbaar zijn, zodat het resultaat ook werkelijk aan te tonen is. Het moet dus te omvatten zijn in cijfers.
- Acceptabel: om iedereen mee te krijgen in het behalen van de KPI, moet het voor iedereen acceptabel zijn. Het komt overeen met de grote bedrijfsdoelstelling.
- Realistisch: de KPI moet wel haalbaar zijn, het doel moet behapbaar zijn op alle vlakken en voor iedereen binnen het bedrijf.
- Tijdsgebonden: er wordt een bepaalde tijdsperiode aan het behalen van de KPI gekoppeld. Een duidelijke afbakening met begin- en eindpunt.
Dit wordt ook wel het SMART opstellen van KPI’s genoemd.
Overige tips voor KPI personeelsbeleid opstellen
Naast dat KPI’s SMART moeten zijn, is het slim om rekening te houden met een aantal secundaire eisen. Zo is het in de eerste plaats slim om niet te veel KPI’s op te stellen, maar bijvoorbeeld maximaal drie stuks. Het moet relevant en behapbaar blijven. Tevens dienen ze zich te richten op de toekomst. Ze moeten voor iedere betrokkene begrijpelijk zijn.
Voorbeelden KPI’s strategisch personeelsbeleid
De HR-afdeling is normaliter bezig met het personeelsbeleid, en zoomen we daarop in, dan zien we dat er tal van KPI’s zijn die vanuit hier geformuleerd kunnen worden. Hieronder noemen we een aantal voorbeelden.
Werknemersproductiviteit: om met dezelfde hoeveelheid personeel 10% meer omzet te behalen in één maand. Dit kan bijvoorbeeld door te kijken hoe werknemers in minder tijd meer taken kunnen uitvoeren, zonder dat kwaliteit eronder lijdt.
Ontslagpercentage: om het aantal werknemers dat ontslag neemt binnen 6 maanden met x% terug te dringen. Dit kan bijvoorbeeld bereikt worden door de wervingsstrategie en de personeelstevredenheid onder de loep te nemen.
Personeelsbeleid inrichten: om in 3 maanden met minder werknemers dezelfde winst te behalen. Dit wordt bereikt door het slimmer inrichten van roosters en het efficiënter inrichten van de werkzaamheden.
Baseer KPI’s voor strategisch personeelsbeleid op data
Het strategisch inrichten van personeelsbeleid is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan. Zoals benoemd is het van belang om data tot de beschikking te hebben om te kunnen meten, maar dit is tevens van belang om de doelstellingen te behalen.
Op basis van data kan men namelijk voorspellingen doen. Zo weet je bijvoorbeeld in welke periode je meer personeel nodig hebt om al het werk te kunnen doen. Welke periodes druk zijn en waar kansen liggen om meer omzet te behalen. Op welke momenten veel werknemers ziek zijn of je juist minder personeel nodig hebt.
Workforce Management Systeem en KPI dasboard gebruiken
De juiste KPI’s opstellen en doelstellingen behalen lukt sneller als je kiest voor de juiste software. Het Workforce Management Systeem geeft belangrijke inzichten op basis van eerdere data. Zo ga je altijd voor de optimale personeelsbezetting op ieder moment, dit met behulp van forecasts (voorspellingen op basis van eerdere data).
Je houdt urenregistratie eenvoudig bij, ziet de redenen van ziekte op een rijtje, weet welke periodes populair zijn voor verlof en ziet op welke momenten de omzet stijgt ten opzichte van de hoeveelheid personeel. Op basis daarvan behaal je de KPI’s en stel je steeds weer nieuwe doelstellingen op, zodat het strategisch personeelsbeleid optimaal ingericht wordt en de bedrijfsresultaten verbeteren.
