Als je personeel tekort komt dan is het belangrijk om nieuwe medewerkers aan te nemen. Maar dan ben je er nog niet, want om het maximale uit nieuwe medewerkers te halen is het belangrijk dat ze weten wat ze moeten doen, en dit ook efficiënt doen. En daarbij komt een inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers van pas! In dit artikel geven we 5 concrete tips voor het maken van een efficiënt inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers.
1. Stel een inwerkprogramma agenda op
Al voordat je nieuwe werknemers aan gaat nemen, is het handig om in de basis een agenda voor inwerken samen te stellen. Deze omvat het hele stappenplan van sollicitatie tot eerste maanden. Zaken die hierin opgenomen worden zijn onder meer:
- Sturen van welkomstbrief, eisen voor aannemen opstellen
- Informatie uitwisselen tijdens sollicitatie: past werknemer bij bedrijf?
- Inrichten van de werkplek voordat de werknemer arriveert: wat heb je nodig?
- Beslissen hoe je de aankondiging bij de rest van de werknemers doet
- Agenda opstellen voor eerste werkdag en werkweek (basiszaken)
- Gesprek inplannen (bijvoorbeeld na 1 week) over voortgang
- In agenda informatie opnemen over proeftijd (duur en eisen)
- Beslissen welke huidige personeelsleden goede mentoren zijn
- Vooraf bedenken of er voldoende werk is voor nieuwe werknemer
- Bepalen hoeveel uren je een nieuwe werknemer nodig hebt
2. Verwachtingen delen vanuit beide partijen
Al bij de sollicitatie is het van belang om verwachtingen duidelijk te krijgen. Het gaat hierbij niet om eenrichtingsverkeer, dus drop niet alleen informatie, luister ook naar de potentiële werknemer in kwestie. Wat zijn de verwachtingen van diegene? En wat verwacht het bedrijf? Vertel ook wat diegene mag verwachten van het inwerkprogramma en vraag of dat bij hem of haar past. De eerste stap is gezet. Zitten jullie op één lijn? Dan vormt dat een goede basis voor het inwerken van de nieuwe werknemer.
3. Maak de concrete opzet van de eerste werkweek
De eerste werkweek is cruciaal voor een goede start. En dat begint al bij het inrichten van de werkplek, zodat iemand zich thuis voelt. Gooi iemand niet in het diepe, maar zorg dat hij of zij een vast aanspreekpunt heeft voor vragen. Verschaf de juiste inloggegevens en zorg dat benodigde apparatuur naar behoren werkt. Van het aanmaken van een e-mailadres tot een telefoonnummer, werkkleding of wat dan ook, regel het allemaal en geef je werknemer een warm welkom. Doe een aankondiging bij de rest van de werknemers.
Daarnaast plan je voor de eerste week de nodige contactmomenten in, zodat je zeker weet dat de werknemer vooruit kan. Hoe dat er precies uitziet verschilt van bedrijf tot bedrijf. Je kunt optioneel aan de huidige medewerkers vragen hoe zij die eerste week ervaren hebben en wat er goed was en wat beter zou kunnen. Op basis daarvan maak je een strak plan voor die eerste week, voor een goede start. Tip: geef een rondleiding of regel taart voor in de pauze, zodat de nieuwe werknemer zich helemaal welkom voelt.
4. Gesprek en communicatie over de proeftijd
Voor jezelf stel je ook een schema op over de communicatie rondom de proeftijd. Wat verwacht je van de werknemer en waar moet hij of zij aan voldoen om de proeftijd door te komen? Dit communiceer je met de medewerker. Bij voorkeur plan je na één week een evaluatiemoment in, waarin jullie bespreken wat wel en niet goed ging, wat je extra verwacht, et cetera. Benadruk ook zeker de goede punten!
5. Inwerkprogramma baseren op data
Hierboven gaven we tips voor het opstellen van een inwerk agenda en het uitvoeren van een aantal zaken uit het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. Onze laatste tip richt zich op datagebruik. Want hoe weet je dat je écht een nieuwe werknemer nodig hebt en hoe onderbouw je dit aan de hand van gegevens? Dat kan met een Workforce Management Systeem.
Dit systeem is erop gericht om altijd de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats te zetten. Het werkt onder meer op basis van forecasts en kan voorspellen waar je wanneer extra mankracht nodig hebt. Bijvoorbeeld omdat er in een bepaalde periode veel werknemers ziek zijn, verlof opnemen of ontslag nemen.
Het opstellen van een goed inwerkprogramma begint namelijk bij het weten op welk moment je extra ruimte in moet plannen voor inwerken, wie er aanwezig moet zijn, wanneer je welke mensen nodig hebt, et cetera. Met de juiste software voor personeelsplanning wordt dat allemaal stukken eenvoudiger!
Meer weten over het Workforce Management Systeem en hoe dat kan bijdragen aan het succes van de organisatie? Neem contact met ons op door een prijsaanvraag te doen.
