Als je bij Boulangerie Oscar binnenloopt dan komt de heerlijke geur van dagvers gebakken brood en banket je meteen tegemoet. Als klant proef je de passie en ambacht van de bakkers bij elke hap. Hoe houd je een constante mate van kwaliteit vast wanneer je als relatief jong bedrijf zo hard groeit? We vroegen het Rogier Heijn, oprichter en trotse eigenaar van Boulangerie Oscar.
Van passie naar praktijk
Alleen al door de naam voelt de bakkerij als een hecht familiebedrijf. Rogier eert zijn vader Oscar en tegelijkertijd ook de Franse bakcultuur. Rogier Heijn: “Mijn passie voor brood ontdekte ik in Frankrijk. Alle ingrediënten daar zijn zo vers, dat merk je aan elke baguette en croissant. Na mijn vakanties voelde ik me altijd teleurgesteld bij de broodafdeling van de supermarkt. Waarom kun je hier niet zulk lekker brood eten als in andere landen? Zelfs de lokale bakkers maakten niet datgene wat ik zocht. Toen besloot ik om dat lekkere brood maar gewoon zelf te gaan bakken: Ik liet mij omscholen door een echte Franse bakker en volgde ik cursussen in Frankrijk en Duitsland.” Blijkbaar misten meer mensen de heerlijkheden van over de grens, want Rogiers brood en banket vallen in de smaak: naast een uitgebreid assortiment heeft hij inmiddels vier verschillende vestigingen en in totaal 60 medewerkers.
Ondanks het succes en de groeiplannen voor nieuwe locaties, blijft Rogier kritisch: “Kwaliteit staat bij ons bovenaan. Daarom zoeken we continu de juiste balans tussen kwaliteit behouden en meer produceren.” Om dit te bereiken automatiseren ze het bakproces waar mogelijk, zonder te veranderen in massaproductie. “Naast kwaliteit vind ik duurzaamheid erg belangrijk. Daarom zijn al onze machines volledig elektrisch.”
Gemakkelijk uren registreren per afdeling
“Al mijn medewerkers hebben één ding met elkaar gemeen: ze hebben passie voor brood en iedereen kan alles in zowel de bakkerij als achter de toonbank: De bakker weet hoe elke machine werkt en helpt zelf ook onze klanten.” Bij het managen van deze multi-inzetbaarheid komt Dyflexis om de hoek kijken. Het kloksysteem registreert automatisch wie hoeveel uur op de welke afdeling werkt, wat leidinggevenden overzichtelijk via het software dashboard terug zien. Dit scheelt hen veel tijd: door het overzicht van gewerkte uren te combineren met de output van de productie, weten zij precies hoe efficiënt hun bezetting is. Hier houdt Boulangerie Oscar vervolgens rekening mee tijdens het maken van de volgende planning. Het efficiënt inzetten van personeelsleden komt goed van pas bij een bedrijf dat altijd aan staat: “Om iedere ochtend vers brood en banket in de vitrine te leggen, werken we ook ’s nachts en ’s ochtends vroeg. Vandaar dat we 24 uur per dag doordraaien.”
“Door het overzicht van gewerkte uren te combineren met de output van de productie, weten wij precies hoe efficiënt onze bezetting is.”
Naast dat het klokken op kostenplaats handig is voor de werkgever, is het ook prettig voor medewerkers. Doordat ze zelf hun uren terugzien in de app, voelen ze zich verantwoordelijk voor het correct klokken van hun uren. “Personeelsplanningen maken we twee maanden van tevoren en medewerkers hebben veel inspraak op hun uren. We werken voornamelijk met standaardroosters maar zijn altijd flexibel. Medewerkers ontvangen nieuwe roosters gewoon op hun smartphone,” vertelt Rogier. “Sommige oudere collega’s gebruiken de gebruiksvriendelijke app niet, omdat zij geen smartphone hebben. Hierdoor is het volledig digitaliseren van de planning niet mogelijk. Wel klokken zij gewoon gemakkelijk in- en uit via de fysieke klok. Zo lang ze dat doen, ben ik tevreden.”
Croissants en centralisatie
“Onze groei is heel geleidelijk aangegaan. Toen ik startte was mijn oorspronkelijke plan om voornamelijk voor horeca te bakken en om de winkel er een beetje bij te doen. Ik merkte dat ik meer klanten in de zaak kreeg en dat zij zelfs speciaal omreden om bij mij hun brood te halen. Daardoor focuste ik mij toch meer op de winkel.” Na de eerste winkel in IJmuiden opende Rogier ook vestigingen in Heemstede en Haarlem. Tegelijkertijd met de uitbreiding naar nieuwe locaties, breidde hij ook het assortiment uit. “Nu verkopen we allemaal verschillende soorten ambachtelijke broden en patisserie. Maar het meest populair blijft toch wel het klassieke croissantje. Stiekem is deze ook mijn persoonlijke favoriet!”
“Sinds de oprichting maakten we personeelsplanningen in Excel. Zolang je een kleine onderneming blijft, werkt dat goed genoeg. Maar door het succes groeiden we flink en verloren we de controle over de vier vestigingen.” Daarom zochten ze een Workforce Management systeem om alle informatie te centraliseren. Sinds de aanschaf van Dyflexis in 2021 hebben ze meer grip op wat er gebeurt in alle winkels. “Tegenwoordig zetten we ook de omzet in het systeem. Daarmee maken we dagrapportages en forecasts die inzicht geven in onze productie, verkoop en efficiëntie. Omdat de budgetten beschikbaar zijn in uren, zetten we personeel gerichter in. Hierdoor hebben we minder overlap van medewerkers op de vloer en besparen we op kosten. Eigenlijk automatiseren we nu alles, behalve het brood bakken zelf natuurlijk. Dat blijft gelukkig handwerk.”
Kwaliteit en service
Net zoals elke andere onderneming merkt Boulangerie Oscar de effecten van de oorlog in Oekraïne: ze zijn meer geld kwijt door de hogere graanprijzen en energiekosten. Ook is het personeelstekort enorm. Dit compenseren ze met het bieden van opleidingen aan zowel nieuwe als bestaande medewerkers.
“Brood bakken is centenwerk, dus door de hogere grondstofprijzen stijgen helaas onze productprijzen mee. Dankzij Dyflexis hebben we duidelijk inzicht in onze kosten en weten we waar de besparingsmogelijkheden zitten. Ook maken we betere werkroosters waardoor we klanten nog beter van dienst zijn. Zo doen we er alles aan om onze klanten de hoogst mogelijke kwaliteit te bieden voor de beste prijs.”
“Dankzij Dyflexis bieden we onze klanten de hoogst mogelijke kwaliteit en service tegen de beste prijs.”
“Bakker zijn is een ambachtsvak en blijft een proces. Er zijn altijd nieuwe dingen te leren. Door te blijven leren, verbeteren we onze bedrijfsprocessen en bieden we onze klanten datgene waar ze voor komen: lekker brood en goede service.”
