Het nauwkeurig bijhouden van verlofregistratie is van cruciaal belang voor elke organisatie. Het biedt inzicht in wie op welk moment afwezig is, waardoor je de werklast effectief kunt verdelen en er geen hiaten ontstaan in het rooster. Workforcemanagementsoftware speelt een sleutelrol in het beheer van diverse personeelsaspecten, waaronder planning, tijdregistratie, aan- en afwezigheid, verlofregistratie, budgettering, rapportage, saldi en loonadministratie-input. Al deze functionaliteiten zijn geïntegreerd op één centrale locatie.
Het verlofproces heeft invloed op al deze bovengenoemde aspecten. Wanneer je werkt met een workforcemanagementpakket, wordt de verlofprocedure eveneens verplaatst naar dit systeem. Het salarispakket blijft vanzelfsprekend leidend voor contractinformatie en basispersoonsgegevens, terwijl een workforcemanagementsysteem zoals Dyflexis de leidende rol speelt in urenregistratie. Ontdek hoe moeiteloos je verlof kunt beheren in Dyflexis:
1. Start verlofproces: aanvraag vanuit de medewerker
We beginnen bij het begin: een medewerker wil graag vrij nemen. Wanneer deze persoon een aanvraag indient, is het belangrijk om te kunnen zien of hij/zij al is ingeroosterd op de betreffende dag(en). Dit is logisch, want op dagen dat je niet bent ingepland, hoef je geen vakantie-uren op te nemen. Daarnaast kan een medewerker naast vakantieaanvragen ook verzoeken tot ruilen of aangeven dat hij/zij op bepaalde dagen niet beschikbaar is, bijvoorbeeld omdat hij/zij liever op andere dagen werkt. Voor deze situaties is het eveneens niet nodig om vakantie-uren in te dienen.
In Dyflexis hebben medewerkers de mogelijkheid om de werkelijke planning van hun collega’s te raadplegen, zodat ze kunnen meedenken met de planner. Hierdoor kunnen ze controleren of er al meer collega’s vrij zijn en of er voldoende personeel is ingeroosterd.
Daarnaast is het van essentieel belang dat medewerkers toegang hebben tot zowel hun actuele als voorspelde vakantiesaldo. Op deze manier hebben ze inzicht in de resterende uren die ze kunnen opnemen. In Dyflexis zorgen we ervoor dat toekomstige contractwijzigingen en aanstaande verlofaanvragen al zijn verwerkt in het jaarlijkse saldo dat medewerkers kunnen raadplegen.
2. Het besluit: goedkeuren van een verlofaanvraag
Wanneer je als manager in Dyflexis een verlofaanvraag ontvangt, is het jouw taak om te beoordelen of deze aanvraag past in de planning voor die periode. Hierbij houd je rekening met drie cruciale aspecten: zijn er al andere medewerkers vrij op dezelfde afdeling, zijn er geen open diensten meer en past het binnen je beschikbare budget? Het is dan ook zeer praktisch dat je direct kunt zien of de verlofaanvraag past in de bestaande planning. Op deze manier draag je bij aan een gezond rooster.
Indien de aanvraag in de planning past, ga je vervolgens na of het vakantiesaldo toereikend is en of het verlof wellicht beter kan worden opgenomen vanuit een ander saldo, zoals een ATV- of overurensaldo (TVT). Degene die de aanvraag behandelt, accordeert direct de uren en moet dus volledig inzicht hebben in alle beschikbare saldi voor de betreffende medewerker, en niet alleen het vakantiesaldo.
3. Vervanging zoeken: nieuwe planning rondkrijgen
Wanneer je een verlofaanvraag goedkeurt terwijl een medewerker al is ingeroosterd, heb je de optie om direct een open dienst aan te maken. Deze nieuwe open dienst heeft exact dezelfde kenmerken als de dienst die vervalt. Je kunt deze open dienst zelf invullen door een beschikbare medewerker in te plannen. Daarnaast kunt je de dienst open laten staan, zodat de juiste medewerkers een pushbericht ontvangt via de Dyflexis-app en zelf kan reageren op deze dienst.
4. Verdere verwerking: urenregistratie
Dyflexis maakt op basis van de geregistreerde uren de benodigde berekeningen om te voldoen aan de arbeidsvoorwaarden van medewerkers. Meestal worden alle geregistreerde uren automatisch vergeleken met de contracturen in een verloningsperiode, om te bepalen of er sprake is van een overschot of tekort aan uren. Dyflexis berekent bepaalde toeslagen op basis van dag, tijd, voorwaarden en afdeling.
De verlofuren beïnvloeden direct deze berekeningen. Als je de vakantie-uren niet in Dyflexis registreert, kan dit ertoe leiden dat medewerkers ofwel uren tekortkomen en onterecht een negatief saldo op hun TVT-saldo hebben, ofwel dat ze niet de overwerktoeslag ontvangen waar ze recht op hebben.
Conclusie
Het is essentieel om het verlofsaldo in Dyflexis bij te houden. Zo zorg je ervoor dat het gehele workforcemanagementproces goed verloopt: van de aanvraag en het besluit tot de eventuele goedkeuring en de nieuwe planning tot de urenberekeningen:
- De medewerker moet bij een aanvraag zien of hij/zij al is ingeroosterd.
- De medewerker moet zien of er voldoende andere collega’s aanwezig zijn.
- De medewerker heeft voor de aanvraag een actueel, een voorspeld vakantiejaarsaldo en inzicht in overige beschikbare saldipotten nodig.
- De manager moet direct de invloed van de aanvraag op de bestaande planning inzien voorafgaand aan goedkeuring of afwijzing.
- De manager moet direct vervanging aanvragen voor de medewerker die met verlof gaat. Hiervoor maak je een open dienst aan.
- De verlofuren beïnvloeden direct de berekeningen voor de loonadministratie-input
Je kunt de actuele vakantiestanden (en ook andere saldi) eenvoudig verkrijgen uit Dyflexis door middel van rapportages, een API of via de loonkoppeling. Hiermee houd je reserveringen up-to-date in andere softwaresystemen – zonder dat medewerkers worden belast met dubbel werk, foutgevoeligheid of afwijkende saldi. Het saldo in Dyflexis is continu actueel.
