Als externe HR- of salarisadviseur ben je de oren en ogen van ondernemers op het gebied van HR en salarisverwerking. De meeste mkb’ers hebben zelf geen kennis van HR en salaris: daar hebben ze jou voor. Naast het uitvoeren van je werkzaamheden geef je ook advies. Zo maak jij het verschil voor je klant! Door onderstaande praktische vragen te stellen kom je erachter of en hoe je jouw klant kan helpen. Staat je klant voor te veel uitdagingen? Dan is het tijd om te adviseren en ze te helpen met het verbeteren van bepaalde bedrijfsprocessen.
1. Op welke manier lever je de gewerkte uren aan bij de salarisadministrateur?
Uitdaging: Het bijhouden en importeren van uren kost mkb’ers te veel tijd.
De personeelsplanning en urenregistratie vormen de basis voor een accurate en efficiënte salarisverwerking. Als salarisadministrateur weet je hoe jouw klant de gewerkte uren van medewerkers aanlevert. Op dit gebied werk je als adviseur per organisatie op een verschillende manier. Een organisatie met veel flexwerkers vraagt namelijk om een andere soort overdracht dan een organisatie met alleen maar vaste medewerkers. Past hun manier van plannen en uren bijhouden wel bij het bedrijf of kan het efficiënter? Hierover deel jouw expertise en adviseer je over verschillende mogelijkheden en tools.
2. Hoe richt je de personeelsplanning in en hoeveel tijd ben je daarmee bezig?
Uitdagingen: Het maken van de personeelsplanning gebeurt handmatig of in complexe Excel-bestanden.
Een sterke personeelsplanning vormt het fundament voor een kostenefficiënte organisatie en een correcte urenregistratie. Met name bij organisaties die snel groeien en die flexwerkers inplannen, is een personeelsplanning maken vaak een grote opgave. Daardoor ontstaat er ook een chaotische urenregistratie.
Als ondernemers meer dan 15% van hun tijd besteden aan het maken en aanpassen van de planning, dan is het slim om dit efficiënter aan te pakken. Hiervoor biedt software waarmee je snel plant en automatisch uren mee registreert een oplossing, zoals het Workforce Management systeem van Dyflexis.
3. Voldoet je werkrooster aan de relevante wetgeving?
Uitdagingen: Bij het maken van werkroosters houden planners niet of te weinig rekening met wetgeving. Als gevolg daarvan werken mensen bijvoorbeeld langer dan de ATW toelaat, of bellen werkgevers oproepkrachten te laat op of af.
Het voldoen aan wetgeving is een van de meest complexe en kostbare onderdelen van Workforce Management. Denk hierbij aan de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), CAO’s en regelingen, Arbeidstijdenwet en benodigde certificaten en trainingen. Het is belangrijk om dit goed in de gaten te houden. Bescherm je medewerkers al bij het maken van de planning tegen te lange werkdagen? Hou je rekening met alle onregelmatigheidstoeslagen? Als werkgevers hier geen rekening mee houden dan krijgen hun medewerkers en zijzelf hier problemen mee. Download hier onze whitepaper en leer aan welke wetgeving HR moet voldoen.
De WFM Cyclus:
Leer meer over Workforce Management en hoe je het toepast in de praktijk.
4. Hoe registreer je gewerkte uren?
Uitdaging: Er is onenigheid met medewerkers over hoeveel uur zij gewerkt hebben.
Op welke manier houden je klanten uren bij, en past die vorm bij de (grootte en complexiteit van) de organisatie? Gebruiken ze een kloksysteem of houden ze het bij op papier of in Excel? Er is steeds meer wetgeving over urenregistratie. De EU verplicht bedrijven om een gedegen urenregistratie bij te houden. Dit is het gevolg van een uitspraak van het Europese Hof van Justitie, waarin zij EU-lidstaten opdragen om een ‘objectief, betrouwbaar en toegankelijk’ systeem te gebruiken voor het vastleggen van de arbeidstijd. Als adviseur help jij jouw klant om aan de juiste regelgevingen te voldoen.
5. Hoe communiceer je de personeelsplanning?
Uitdaging: Ondernemers delen werkroosters via verschillende kanalen, zoals e-mail en WhatsApp. Daardoor ontstaat er miscommunicatie en het komt voor dat medewerkers niet of per ongeluk voor niets op komen dagen.
Als werkgevers en medewerkers veel over-en-weer communiceren over de planning, bijvoorbeeld via mails, WhatsApps of briefjes, dan wordt de planning onoverzichtelijk. Dit is voor iedereen verwarrend en uiteindelijk weet niemand precies waar ze aan toe zijn. Hoog tijd om die communicatie te stroomlijnen! Dit doe je bijvoorbeeld door beschikbaarheid, verlofaanvragen en werkroosters allemaal te communiceren via een roosterapp. Dankzij zo’n app heeft iedereen altijd en overal inzicht in het actuele werkrooster.
6. Wat is de verhouding tussen je budget en de werkelijke personeelskosten?
Uitdaging: De verhouding is scheef of zelfs onbekend.
Als de verhouding tussen het budget en de personeelskosten scheef is, heeft dit negatieve gevolgen voor de organisatie. Als de personeelskosten hoger zijn dan verwacht dan kan dit verschillende oorzaken hebben: Worden er simpelweg te veel medewerkers ingepland? Reageren er mensen met een hoger uurloon op open diensten? Werken er veel medewerkers met onregelmatigheidstoeslagen, zodat daar een groot deel van het budget naartoe gaat? Onderzoek de oorzaak van de te hoge personeelskosten en vind hier een oplossing voor. Als de verhouding tussen het budget en de kosten onbekend is, dan is het tijd om met de klant uit te zoeken of er wel de juiste data beschikbaar zijn om dit inzichtelijk te krijgen.
Voor elke Workforce Management uitdaging bestaat een oplossing
Nadat je van je klanten antwoord krijgt op deze vragen, heb jij een duidelijk beeld waar hun verbeterpunten liggen. Maar hoe los je ze op? Daar help ik je graag bij! Als Partner Manager bij Dyflexis weet ik alles over de uitdagingen van salarisadministrateurs en hun klanten. Ik heb het juiste netwerk en ken de perfecte tools voor salarisadministrateurs om zichzelf én hun klant zo goed mogelijk te helpen. Zo transformeren salarisadministrateurs in salarisadviseurs van de toekomst. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen? Bekijk het Dyflexis Partner Programma of neem contact met me op!
Joris van Daalen
Partner Manager
joris.vandaalen@dyflexis.com
+31 6 82630037
