Nu de niet-essentiële winkels vanwege de lockdown moeten sluiten, komt er plotseling veel druk op de online shops te liggen. Ze staan voor een flinke uitdaging nu tijdens de drukste shop-periode van het jaar de volledige focus op online winkelen komt te liggen. Hieronder vijf tips om de personeelsplanning tijdens de lockdown te perfectioneren, zowel op het gebied van kostenbesparing als efficiëntie.
Dit artikel verscheen eerder op Warehousetotaal
Voor een consument is een bestelling zo geplaatst. Zodra hij of zij de pagina afsluit en thuis het pakketje afwacht, beginnen in het e-commerce warehouse de raderen te draaien en gaat het logistieke proces van start. Om de pakketjes nog op tijd voor de feestdagen bij de consument in de brievenbus te bezorgen, is een strak logistiek proces een vereiste. Een van de zaken die daaraan kan bijdragen is een solide personeelsplanning. Een heldere, slimme planning helpt e-commerce warehouses om aan de klantbehoefte – die nu groter is dan ooit – te kunnen voldoen.
Tip 1: Houd vaardigheden en certificaten in de gaten
Juist nu het heel druk wordt is het belangrijk dat er personeel aan het werk is dat gecertificeerd is, en in de planning zicht op te houden.. Sommige medewerkers beschikken over specifieke vaardigheden of certificatie waardoor ze bevoegd zijn om bepaalde taken uit te voeren. Een heftruck mag bijvoorbeeld alleen bestuurd worden door iemand die een certificaat hiervoor behaald heeft. Ook dienen er altijd een (of meerdere) BHV’ers aanwezig te zijn of er zijn keurmeesters nodig op specifieke posten. Wie kan er waar worden neergezet – en waar niet? Licht personeel dat over bepaalde competenties beschikt er specifiek uit tijdens het inroosteren. Zo voorkom je dat er te weinig van deze medewerkers op de planning staan en zie je precies wie waartoe in staat is.
Tip 2: Rooster in op basis van contractgegevens
Met de acute drukte is de verleiding als snel groot om aanvullend externe werknemers in te zetten. Maar onderzoek eerst of je mensen die bij jou op contract werken slim kan inroosteren. Bespaar kosten en win aan efficiëntie door zowel de wetgeving als de contractgegevens goed in de gaten te houden bij het maken van de roosters.
Omdat er in warehouses vaak gewerkt wordt met ploegendiensten, kan het maken van een planning een flinke uitdaging zijn. Ook heb je daarbij snel te maken met onregelmatigheidstoeslagen, die de kosten omhoogdrijven. Daarnaast dien je rekening te houden met de Arbeidstijdenwet omdat ploegendiensten vaak lang duren. Bij bedrijven die niet werken met ploegendiensten, worden er vaak veel overuren gemaakt. Als dat te veel gebeurt, is het wellicht een idee om toch en andere vorm van roosteren te overwegen en bijvoorbeeld toch met ploegen te gaan werken. Houd daarnaast rekening met uurlonen, overuren en eventuele (nacht)toeslagen. Kortom: inzicht in de contractinformatie van werknemers tijdens het inroosterproces is essentieel om weloverwogen planningsbeslissingen te maken. Zo blijven de personeelskosten op ieder moment onder controle.
Tip 3: Koppel de planning aan de urenregistratie
Wat is er daadwerkelijk van de planning terecht gekomen? Door de personeelsplanning te integreren met de urenregistratie is het mogelijk in één overzicht de geplande uren naast de daadwerkelijk gewerkte uren te zien. Zo is direct inzichtelijk wanneer er meer of minder uren gewerkt zijn dan er op de planning stond. Dit is belangrijke informatie voor het volgende rooster.
Tip 4: Zet data in om (kosten)efficiënt te plannen
Vaak is er een overvloed aan analytics data beschikbaar bij e-commerce bedrijven en valt er op basis van historische data al vroeg te zien wanneer er de piekmomenten aankomen. Ook kunnen er voorspellingen gemaakt worden van het aantal te verwachten orders en de hoeveelheid mankracht die nodig is voor de afhandeling. Nu hebben we te maken met een extreme situatie, omdat vanwege de nieuwe lockdown-maatregelen de orders plots omhoogschieten. Deze data is heel waardevol voor de volgende keer dat zich zo’n extreme situatie voordoet.
Zorg ervoor dat personeelsplanners tijdens het inroosterproces (het liefst real-time) inzicht hebben in de dagelijkse verwachte orders, omzet (forecast), voorraad en overige bedrijfsinformatie die nodig is om de optimale personeelsbezetting te berekenen. Wanneer je alle data beschikbaar en inzichtelijk hebt (bijvoorbeeld ook door het ERP-systeem te koppelen aan de planning), kunnen personeelsplanners vroegtijdig een kostenefficiënte personeelscapaciteit bepalen en komen ze niet voor verrassingen te staan op de korte en lange termijn.
Tip 5: Gebruik korte en heldere communicatielijnen
Zeker tijdens deze lockdown, waarin de kans groot is dat werknemers op het laatste moment ingeschakeld moeten worden, is efficiënte communicatie over het rooster van groot belang. Niet alleen wanneer blijkt dat er veel meer extra orders moeten worden verwerkt, maar bijvoorbeeld ook wanneer iemand ziek is en er vervanging moet worden gezocht. Daarnaast komt het nu vaak voor dat werknemers last-minute moeten afzeggen vanwege een Coronatest. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van veel verschillende communicatiekanalen, denk aan WhatsApp, briefjes en e-mails, verzandt dit snel in chaos. Een strak communicatiesysteem – waarmee personeel ook snel kan reageren op nieuwe open diensten die zijn aangemaakt – bespaart veel gedoe.
