Personeelsplanning is natuurlijk een belangrijke taak binnen organisaties waar meerdere mensen werken. Te weinig capaciteit zorgt er immers voor dat er niet (of lastiger) aan de vraag voldaan kan worden, maar overcapaciteit zorgt daarentegen voor onnodige kosten. In dit artikel zetten we 5 veel voorkomende personeelsplanning fouten op een rijtje. We vertellen je tevens hoe je ze vermijdt. Succes!
1. De verkeerde persoon op de verkeerde plek
Een bekende personeelsplanning fout is de verkeerde persoon op de verkeerde plek zetten. Denken dat iemand capabel is, terwijl diegene elders beter tot zijn of haar recht komt. Je kunt deze personeelsplanningsfout vermijden door hier al aandacht aan te besteden tijdens het selectieproces. Krijg ten eerste helder wat je zoekt in een werknemer. En zorg er ten tweede voor dat je tijdens het selectieproces achterhaalt of de persoon in kwestie de vastgestelde vaardigheden en capaciteiten bezit.
2. Onvoldoende anticiperen op seizoensgebonden trends
Sommige periodes in het jaar zijn extra druk, andere periodes juist extra rustig. Dat geldt eigenlijk in alle sectoren, maar voornamelijk in de horeca en in bedrijven die B2C verkoop doen. Pieken tijdens de feestdagen, volle terrassen in de zomer, noem maar op. Je kunt voldoende anticiperen door gebruik te maken van forecasting software. Die voorspelt op basis van eerdere gegevens, maar ook weersvoorspellingen op basis van afgelopen jaren, hoeveel personeel je op welk moment nodig hebt.
3. Geen rekening houden met persoonlijke voorkeuren
Hoewel de planners misschien de baas zijn over de planning, is het toch zeker aanbevolen om rekening te houden met persoonlijke voorkeuren. Laat je werknemers die dan ook zeker aangeven via een roostersysteem. Want werknemers die moeten werken terwijl ze eigenlijk op dat moment niet willen? Dat zorgt zonder twijfel voor een lager moraal! Zo werken ze misschien minder hard, zijn ze gestrest en/of chagrijnig, wat invloed heeft op het resultaat. Deze personeelsplanningsfout vermijden is makkelijk door simpelweg mee te denken.
4. Te strak plannen zonder back-up
Je personeel regelmatig laten overwerken omdat je te strak gepland hebt is geen goed idee. Ook dit is slecht voor de moraal en kan op den duur zelfs leiden tot een burn-out, wat je als werkgever uiteraard wil voorkomen. Tevens dien je rekening te houden met uitval voor korte en lange termijn. Wat doe je als iemand last minute ziek is, hoe vang je een zwangerschap of langdurig verzuim op? Denk altijd na over een back-up plan en bouw wat extra ruimte in voor het geval iets langer duurt dan verwacht.
5. Alles handmatig doen, dus zonder software
Het gebruik van software kan je helpen om een goede personeelsplanning te maken. Dit handmatig doen brengt veel meer risico’s met zich mee. Het wordt een grote wirwar, en het kost je ook nog eens veel meer tijd dan wanneer je software gebruikt. Workforce Management software is een goede keuze. Bij Dyflexis vraag je een gratis demo aan. We vertellen er hieronder meer over.
Goede personeelsplanning maken? Workforce Management System!
Bij Dyflexis hebben we het Workforce Management System opgezet. Deze software voor personeelsplanning helpt je bij het maken van de juiste keuzes voor inroosteren. Op basis van historische gegevens wordt een aanbeveling gedaan. Dit vertaal je naar capaciteit, en vervolgens naar een efficiënt rooster. Ook kijk je naar back-up voor als iemand ziek is, en wordt er rekening gehouden met tal van factoren die invloed kunnen hebben op een goede personeelsplanning. Met Workforce Management kun je de meest gemaakte personeelsplanningsfouten vermijden!
Aan de slag met Workforce Management? Vraag een gratis demo aan voor het Workforce Management Systeem van Dyflexis.
