In de horeca is het maken van een goed horeca rooster extra belangrijk. Je wilt natuurlijk geen last hebben van onderbezetting, want dat kan tevreden klanten kosten. Daarentegen kost overbezetting onnodig geld. Dus hoe pak je dat maken van een goed horeca rooster aan? In dit artikel geven we waardevolle en concrete tips.
1. Ben op de hoogte van horeca roostervoorschriften
Er zitten een aantal richtlijnen aan het opstellen van een horeca rooster. Je dient namelijk de actuele horeca-cao in acht te houden. Dit gaat om algemene zaken, zoals het aantal vakantiedagen en vormen van verlof. Maar ook het aantal uren dat je per dag een personeelslid mag inroosteren. Dit staat beschreven in de Arbeidstijdenwet en kan per leeftijd/persoon verschillen. Ook eisen aan rusttijd en pauzes zijn hierin opgenomen.
Een belangrijke regel voor het maken van een horeca rooster:
- Je moet horecapersoneel op zijn minst drie weken vooraf inlichten over de te werken dagen en tijdstippen. Tussendoor aanpassen mag in overleg en naar redelijkheid.
2. Zorg voor voldoende flexibel personeel
Het kan altijd voorkomen dat een werknemer ziek is, ook op het laatste moment. En in de horeca is dit vaak nóg minder wenselijk dan in andere sectoren. Je hebt immers vervanging nodig. Bovendien krijg je soms ineens veel reserveringen, of zeggen er mensen af. Het is daarom van belang dat je voldoende mensen op de personeelslijst hebt staan.
Bij voorkeur ook flexibele mensen, die weten wat ze mogen verwachten in de horeca en van een horeca rooster. Die het niet erg vinden als er last minute wijzigingen plaatsvinden. Het is aanbevolen om dit tijdens het sollicitatiegesprek al te bespreken met de potentiële werknemer in kwestie. Zo weten jullie wat jullie van elkaar kunnen verwachten.
3. Start met een anoniem horeca rooster
Je hoeft nog niet per se de betreffende persoon aan een moment te koppelen, want je kunt beter vooraf al een anoniem basisrooster maken voor over een langere periode. Dit kun je baseren op verwachtingen (forecasts), daarover bij de volgende tip meer.
Je schat in hoeveel medewerkers je nodig hebt in welke functie. Denk aan koks, afwassers, gastheren en gastvrouwen, bediening, barkeepers en keukenhulp. Vul hierbij het minimaal en maximaal te verwachten personen in en vergeet niet om de begintijden en eindtijden te noteren. Eenmalig een basisrooster maken is een flinke klus, maar wanneer je dit eenmaal gedaan hebt is het per maand / jaar steeds eenvoudig bij te schaven.
4. Maak het anoniem horeca rooster op basis van forecasts
Bovenstaande tips vormen een goede basis, maar het maken van een basisrooster voor de horeca is makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoeveel personeel heb je nu daadwerkelijk nodig? Om dat te beslissen maak je forecasts, oftewel voorspellingen. Dit doe je op basis van eerdere gegevens.
Je weet dan op welke momenten er pieken en dalen zijn in de drukte bij de horecagelegenheid, maar net zo goed wanneer je veel en weinig personeel tot je beschikking hebt. Zelfs wanneer men vaak ziek is of op het laatste moment cancelt. Hoe je dit doet lees je bij de volgende tip.
5. Gebruik een Workforce Management Systeem voor maken van horeca roosters
Forecasts kun je zelf maken op basis van ervaring, maar dat is lastig, ingewikkeld en niet altijd betrouwbaar. Beter doe je dit met behulp van software voor personeelsplanning- en tijdregistratie. Deze doet op basis van eerdere gegevens voorspellingen over piek- en dalmomenten, en geeft je op basis daarvan inzicht in de ideale personeelsbezetting op ieder moment. Zo maak je een horeca rooster op basis van eerdere data.
Dit kan met het Workforce Management Systeem van Dyflexis. Een compleet systeem waarin je ziet wie op welk moment beschikbaar is. Je ziet zelfs de weersverwachtingen tijdens het inroosteren. Ook kun je labelen, zodat je bijvoorbeeld direct ziet welke werknemer een SVH-certificaat of sleutel heeft. Alles is naar wens op te vragen, in te richten en te analyseren, voor het meest efficiënte horeca rooster!
Dyflexis biedt een compleet Workforce Management Systeem voor het maken van horeca roosters. Meer weten? Bekijk dan onze horeca pagina of doe via onderstaande button een prijsaanvraag.
