Zeiterfassung in Hotels- effizient und flexibel mit Dyflexis

Die Gastronomie- und Hotelbranche lebt von Flexibilität und schnellen Anpassungen – sei es durch saisonale Schwankungen, unerwartete Gästeanstürme oder kurzfristige Personalengpässe. Gleichzeitig sind Hotels in Deutschland gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden transparent und objektiv zu erfassen.

Gerade in einem 24/7-Betrieb mit unregelmäßigen Schichten, Nachtarbeit und spontanen Änderungen kann eine manuelle Zeiterfassung schnell zum Problem werden. Eine arbeitszeitgesetzkonforme Lösung sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für effizientere Abläufe, zufriedenere Mitarbeitende und eine fehlerfreie Lohnabrechnung.

In diesem Blog lesen Sie über:

• Die Herausforderungen in der Gastronomie und Hotellerie
• Die Vorteile einer digitalen Stechuhr
• Wie die digitale Zeiterfassung in Gastrobetrieben zum Einsatz kommt
• Genaue Datenauswertungen mit Hilfe von erfassten Arbeitszeiten

Herausforderungen in der Hotelbranche

Hotels und andere Gastrobetriebe stehen vor einzigartigen Herausforderungen, wenn es um die Erfassung von Arbeitszeiten geht:

• Unregelmäßige Schichtzeiten: Housekeeping beginnt oft früher oder bleibt länger, das Küchenpersonal arbeitet in Spitzenzeiten mit Überstunde
• Spontane Änderungen: Kurzfristige Personalengpässe oder geänderte Gästezahlen erfordern schnelle Anpassungen.
• Einhaltung des Arbeitszeitgestz: Das ArbZGschreibt klare Regelungen zu maximalen Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten vor.
• DSGVO-Konformität: Mitarbeitendendaten müssen sicher und gesetzeskonform erfasst und gespeichert werden.

Digitale Stempeluhr: Die Lösung für flexible Zeiterfassung

Mit einer modernen digitalen Stechuhr wird die Arbeitszeiterfassung einfach, sicher und effizient. Ob am Empfang, in der Küche oder im Service – Mitarbeitende können sich bequem per App oder stationärem Terminal ein- und ausstempeln. Die Zeiten werden automatisch gespeichert, mit den gesetzlichen Vorgaben abgeglichen und an die Lohnbuchhaltung übermittelt. Der Vorteil? Manager haben immer den Überblick über wer wann und wo arbeitet, und das Team kann sich auf transparente Arbeitszeiterfassung verlassen.

Natürlich ist dabei auch das Arbeitszeitgestz besonders in der Gastronomie  nicht zu vergessen. Ein digitales System sorgt dafür, dass Ruhezeiten eingehalten, Überstunden korrekt dokumentiert und alle Daten DSGVO-konform gesichert werden. Damit gehört die Zettelwirtschaft der Vergangenheit an, und Betriebe können sich voll auf das Tagesgeschäft konzentrieren.

So funktiniert die digitale Zeiterfassung in der Gastronomie & Hotellerie

Effiziente Schichtverwaltung in der Hotelrezeption

Der Empfang ist das Herzstück eines Hotels. Gerade hier kommt es oft zu fließenden Schichtwechseln, und Mitarbeitende bleiben länger, wenn sich Check-ins verzögern. Mit einer digitalen Zeiterfassung werden alle Schichten automatisch erfasst, sodass kein Arbeitsaufwand verloren geht und Überstunden korrekt abgerechnet werden.

Flexibilität in der Küche und im Restaurant

Ein voll gebuchtes Abendessen, eine Veranstaltung mit unerwartet vielen Gästen – in Restaurants kommt es häufig zu kurzfristigen Änderungen. Mit einer digitalen Stechuhr können Schichtverlängerungen direkt in der App oder am Terminal erfasst werden, sodass exakte Lohnabrechnungen gewährleistet sind und rechtliche Vorgaben eingehalten werden.

Transparenz und Fairness im Housekeeping

Wenn ein Hotel plötzlich mehr Gäste als erwartet hat, müssen Zimmer schneller gereinigt werden. Die Arbeitszeiten der Housekeeping-Teams können sofort und in Echtzeit erfasst werden, wodurch Lohnabrechnungen fair und nachvollziehbar bleiben und die Personalplanung optimiert werden kann.

Optimierung durch Datenauswertung: Mehr als nur Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassungssysteme und Stechuhren bieten weit mehr als nur die einfache Erfassung von Arbeitszeiten. Durch die Analyse der erfassten Daten lassen sich Muster erkennen, Personalprozesse optimieren und Kosten senken.

Betriebe in der Gastronomie und Hotellerie profitieren besonders von genauer Datenauswertung, da im chaotischen Alltag schnell der Überblick verloren geht. Mit einem digitalen Workforce Management System werden Überblicke und Analysen mühelos erstellt. Betriebe können dadurch:

• Besser einschätzen, wann mehr Personal benötigt wird, und Engpässe und somit unnötige Überstunden vermeiden.
• Unregelmäßigkeiten bei Überstunden oder Krankmeldungen identifizieren.
• Personal effektiver einsetzen und langfristige Planung verbessern.

Diese datenbasierte Optimierung führt nicht nur zu geringeren Personalkosten, sondern auch zu zufriedeneren Mitarbeitenden, da Arbeitszeiten fair und transparent dokumentiert werden.

Kurzfassung: Warum digitale Zeiterfassung unverzichtbar ist 

• Gesetzeskonforme Erfassung nach BAG-Urteil (2022)
• Automatische Einhaltung von Ruhezeiten und Überstundenregelungen
• Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Effizienz im Alltag
• Transparente und faire Arbeitszeiten für zufriedene Mitarbeitende
• Optimierte Personalplanung durch Datenanalyse

Mit der richtigen Lösung wird die Arbeitszeiterfassung für Hotels und Restaurants sicher, effizient und stressfrei – für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Teams.

Mit Dyflexis decken Sie nicht nur die Zeiterfassung ab, sondern digitalisieren auch Ihre Personalplanung, planen mit genauen Prognosen, und optimieren Ihren Betrieb mit Datenauswertung stets weiter.