Als HR- oder Lohnbuchhalter sind Sie die Augen und Ohren des Unternehmers im Bereich der Personal- und Lohnabrechnung. Sie machen den Unterschied für Ihren Mitarbeiter, indem Sie sich nicht auf Führungsaufgaben versteifen, sondern die Prozesse regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls optimieren.
Viele Unternehmen im Mittelstand haben im Bereich Workforce-Management noch viel auf zu holen. Werden Sie sich bewusst, dass dies auch Auswirkungen auf die Effizienz und die Exaktheit auf die Arbeit in Ihrem Unternehmen hat. Indem Sie sich diese 6 nützlichen Fragen stellen, finden Sie heraus, ob und wie Sie das Workforce-Management in Ihrem Unternehmen verbessern können. Gibt es zu viele Alarmsignale? Dann ist es an der Zeit, zu agieren.
1. Wie werden die geleisteten Stunden an den Lohnbuchhalter übermittelt?
Alarmsignal: Die Übertragung von Stunden nimmt unnötig viel Zeit in Anspruch.
Eines der ersten Dinge, die Ihnen auffallen werden, ist die Art und Weise, wie die Arbeitsstunden übermittelt werden und ob dies auf die effizienteste Weise geschieht. Personalplanung und Zeiterfassung sind der Ausgangspunkt für eine genaue und effiziente Lohnabrechnung. Schließlich erfordert ein Unternehmen mit vielen flexiblen Mitarbeitern eine andere Art des Transfers als ein Unternehmen mit ausschließlich festen Mitarbeitern. Passt das Modell noch zum Unternehmen oder muss die Effizienz verbessert werden? Unserer Ansicht nach wird es im Jahr 2021 nicht mehr notwendig sein, Arbeitsstunden und Veränderungen zu verrechnen.
2. Wie richten Sie die Personaleinsatzplanung ein und wie viel Zeit verbringen Sie damit?
Alarmsignal: Die Personaleinsatzplanung erfordert viel manuelle Arbeit oder wird in mehreren komplexen Excel-Dateien durchgeführt.
Ein starker Personalplan ist die Grundlage für eine kosteneffiziente Organisation und eine solide Zeiterfassung. Besonders in Organisationen, die schnell gewachsen oder in denen neue Positionen hinzugekommen sind, kann die Planung eine zu große Aufgabe werden. Dies wiederum führt zu einer chaotischen Zeiterfassung. Gibt es zum Beispiel viele Unregelmäßigkeiten in der Organisation, wie unregelmäßige Schichten oder flexible Mitarbeiter? Wenn das Erstellen der Planung (oder die Anpassungen zwischendurch) viel Zeit in Anspruch nimmt, ist es Zeit für einen Wechsel. Die Erstellung und Anpassung eines Dienstplans nimmt sehr viel kostbare Zeit in Anspruch und kann durch eine digitale Lösung optimiert werden.
3. Entspricht das Workforce-Management der geltenden Gesetzgebung?
Alarmsignal: Die Gesetzgebung wird bei der Planung nicht oder nicht ausreichend berücksichtigt. So wird z. B. manchmal länger gearbeitet, als es das Arbeitsschutzgesetz erlaubt, oder der Bereitschaftsdienst wird zu spät abgerufen oder fällt aus.
Die Einhaltung von Gesetzen ist einer der komplexesten und kostspieligsten Aspekte des Workforce Managements. Dazu gehören Gesetze wie das Arbeitsschutzgesetz, Tarifverträge, das Arbeitszeitgesetz sowie die notwendigen Zertifikate und Schulungen. Es ist wichtig, dies genau im Auge zu behalten. Schützt zum Beispiel das Planungssystem die Mitarbeiter bereits vor zu langen Arbeitszeiten und werden alle Unregelmäßigkeitszuschläge berücksichtigt? Eine Workforce-Management Software kann bei diesen Fragen behilflich sein.
4. Wie werden die Stunden erfasst?
Alarmsignal: Manchmal gibt es Unstimmigkeiten mit Mitarbeitern darüber, wie viele Stunden sie gearbeitet haben.
In welcher Form werden die Stunden registriert und passt diese Form zum (in Bezug auf Größe und Komplexität) Unternehmen? Werden die Stunden ordnungsgemäß erfasst, z.B. durch eine Stempeluhr? Oder geschieht das auf eine andere Art und Weise, wie beispielsweise auf Papier? Darüber hinaus ist die Gesetzgebung bezüglich der Zeiterfassung auf dem Vormarsch. So hat die EU zum Beispiel eine ordnungsgemäße Stundenerfassung für Unternehmen zur Pflicht gemacht. Dies ist das Ergebnis eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs, in dem die EU-Mitgliedstaaten angewiesen werden, ein „objektives, zuverlässiges und zugängliches“ System zur Erfassung der Arbeitszeiten zu verwenden.
5. Wie funktioniert die Kommunikation rund um die Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiten?
Alarmsignal: Die Kommunikation läuft über viele verschiedene Kanäle und es kommt vor, dass Mitarbeiter nicht auftauchen oder versehentlich nicht erscheinen.
Wenn viel hin und her kommuniziert wird und die Planung z. B. über E-Mails, WhatsApp oder Notizen hin und her geschoben wird, kann es schnell chaotisch werden. Das ist nicht nur unangenehm für den Arbeitgeber, sondern auch verwirrend für den Arbeitnehmer. Höchste Zeit, diese Kommunikation zu straffen. Zum Beispiel, indem Sie eine praktische Dienstplan-App verwenden. Auf diese Weise gibt es nur einen Kommunikationskanal.
6. Wie ist das Verhältnis von Budget zu den tatsächlichen Personalkosten?
Alarmglocke: Das Verhältnis ist ungleichmäßig oder nicht bekannt
Wenn die Personalkosten häufig höher sind als erwartet, ist dies ein deutlicher Hinweis darauf, dass etwas nicht stimmt und es wichtig ist, einen genaueren Blick darauf zu werfen. Sind es einfach zu viele Mitarbeiter? Gibt es z. B. oft „teure“ Leute, die auf offene Schichten reagieren? Oder gibt es viele Leute, die abends mit unregelmäßigen Zuschlägen arbeiten, so dass ein großer Teil des Budgets an sie geht? Wenn das Verhältnis nicht stimmt, ist es wichtig, das Problem zu finden und entsprechend anzupassen. Wenn das Verhältnis nicht bekannt ist, dann ist es an der Zeit, herauszufinden, ob die richtigen Daten vorhanden sind, um darüber Aufschluss zu erhalten.
Und was nun?
Klingeln die Alarmglocken? Unser Salesmanager für Deutschland, Österreich und die Schweiz Thomas Stetz erzählt Ihnen gerne mehr darüber, wie wir Kunden bei ihrem Workforce-Management Herausforderungen helfen. Dabei hält er unsere Kunden stets über WMF -Trends auf dem Laufenden. Möchten Sie mehr Erfahren? Dann fordern Sie eine Demo an oder senden Sie uns eine E-Mail an info@dyflexis.de.
