Seit Beginn der Corona Krise ist die Nachfrage nach digitalen Workforce-Management Lösungen rasant gestiegen. Dies hat vor allem damit zu tun, dass sich die Prioritäten der Unternehmen geändert haben. Während der Pandemie ist es für Unternehmen vor allem wichtig, schnell und flexibel auf sich ständig ändernde Rahmenbedingung zu reagieren und die Einhaltung neuer Maßnahmen sowie die Gesundheit der Mitarbeiter sicherzustellen. Dennoch gibt es ein hohes Lernpotenzial für Unternehmen im Bereich Workforce-Management, wie beispielsweise die Automatisierung von Prozessen mit Hilfe einer Workforce-Management-Software. Doch was bedeutet Workforce-management eigentlich und welche Vorteile bringt eine Workforce-Management Software? Erfahren Sie mehr in unserem Artikel.
Was ist Workforce Management?
Im Grunde genommen geht es beim Workforce-Management darum die richtige Person, mit den richtigen Fähigkeiten, an der richtigen Aufgabe, zur richtigen Zeit einzusetzen. Natürlich ist Workforce Management kein neues Konzept. Unternehmen versuchen schon lange, ihre Mitarbeiter so effizient und effektiv wie möglich einzusetzen. In letzter Zeit hat sich in diesem Bereich jedoch viel getan. Dies ist vor allem auf das Aufkommen von intelligenter Workforce-Management-Software zurückzuführen. Damit können Unternehmen ihr Workforce-Management weitgehend automatisieren und eine erhebliche Verbesserung in Bezug auf Effizienz und Qualität erreichen.
WFM ist mehr als nur Personalplanung und Zeiterfassung
Wenn Sie an Workforce Management denken, denken Sie vielleicht schnell an Personalplanung und Zeiterfassung. Dies sind in der Tat wichtige Komponenten des Workforce Managements, aber es umfasst noch viel mehr als nur die Personaleinsatzplanung. Es kann eigentlich als eine Art Strategie betrachtet werden, um die optimale Personalbestzungen nach Kapazität und Bedarf zu erreichen.
Wichtige Bestandteile des WFM sind:
1. Forecast und Budgetplanung
Forecasting bedeutet, dass Sie im Voraus wissen, wie viele und welche Art von Mitarbeitern Sie benötigen werden. Sie können dies vorhersagen, indem Sie vergangene Analysen und Daten sinnvoll in die zukünftige Planung mit einnehmen. Des Weiteren ist es auch wichtig, dass Sie das Budget berücksichtigen, um zu kalkulieren, was Sie für Ihr Personal ausgeben können.
2. Personaleinsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung ist ein wesentlicher Bestandteil des Workforce Managements. Die Planung von Personal kann komplex sein, da Sie alle möglichen Faktoren berücksichtigen müssen. Dazu gehören:
- Gesetzgebung und vertragliche Vereinbarungen
- Fähigkeiten und Qualifikationen
- Gewünschte Arbeitszeiten
- Verfügbarkeit (Feiertage, Urlaub, freie Tage)
Mit der richtigen Personaleinsatzplanung sorgen Sie für die richtige Besetzung nach Bedarf, vermeiden unnötige Personalkosten und schaffen zufriedenere und motiviertere Mitarbeiter. Eine Workforce-Management-Software kann Ihnen dabei helfen, Ihren Personalplanungsprozess zu optimieren.
3. Zeiterfassung und Arbeitszeitmanagement
Der Unterschied zwischen Zeiterfassung und Arbeitszeitmanagement ist, dass beim Arbeitszeitmanagement die Arbeit und Fehlzeiten bewertet werden. So können beispielsweise Verletzungen des Arbeitszeitgesetzes offengelegt werden. Bei der Zeiterfassung hingegen die gearbeiteten Stunden erfasst. Das Arbeitszeitmanagement und die Zeiterfassung hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Belegschaft. Sie können dies z. B. über eine Stempeluhr regeln. Auf diese Weise sammeln Sie wertvolle Daten, die Sie unter anderem nutzen können für:
- Forecasting
- Das Feststellen von Problemen mit der Personaleinsatzplanung
- Das Feststellen von Problemen mit bestimmten Mitarbeitern
- Ihre Gehaltsverwaltung
4. Gesetzgebung
Die Einhaltung von Gesetzen ist einer der komplexesten und manchmal kostspieligsten Aspekte des Workforce-Managements. Ein Workforce-Management System kann Ihnen beispielsweise dabei helfen folgende Dinge zu beachten und so Verstöße gegen das Gesetzt zu vermeiden:
- Erforderliche Qualifikationen und Schulungen
- Gesetzgebung zu Arbeitszeiten, freien Tagen und Urlaub
- Vertragliche Vereinbarungen, Tarifverträge und Regelungen
Eine gute Workforce-Management-Software sorgt dafür, dass Sie die Compliance immer im Griff haben. Das bedeutet, dass Sie weniger Fehler machen und Bußgelder und Gerichtsverfahren vermeiden können.
5. Feiertage, Urlaub und freie Tage
Das Beantragen und Genehmigen von Urlaub und freien Tagen ist ebenfalls Teil des Workforce-Managements. Mit einer Workforce-Management-Software können Sie diesen Prozess weitgehend automatisieren. So können Sie Personalprobleme vermeiden, den Mitarbeitern mehr Einblick geben und den Zeitaufwand für die Kommunikation reduzieren
6. Verwaltung der Gehaltsabrechnung
Mit einer guten Workforce Management Software wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung wesentlich einfacher. Die Daten aus der Workforce-Management Software (z. B. geleistete Arbeitsstunden, Zuschläge, freie Tage und Urlaub) können an Ihr Lohnverarbeitungssystem weitergeleitet werden. So sparen Sie viel Zeit und Fehler können vermieden werden
Die Vorteile einer Workforce-Management Software
Eine Workforce-Management-Software hilft Ihnen, Ihre Unternehmensziele zu erreichen und Ihre Konkurrenzfähigkeit zu stärken. Zum Beispiel durch:
Weniger Lohnkosten
Workforce-Management-Software hilft Ihnen, Ihre Mitarbeiter effektiv zu planen. In Dyflexis können Sie den Tagesmaster verwenden. Hier können Sie zum Beispiel schnell sehen:
- Wer hat wann und wie viel gearbeitet
- Wie viele Stunden Ihr Mitarbeiter noch leisten muss
- Feiertage
- Vertragsarten
- Qualifikationen und Kenntnisse
Festangestellte und Leiharbeiter
Mit diesen Informationen können Sie ganz einfach die richtige Person, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, für die richtige Aufgabe einplanen. Dank der Prognosemöglichkeiten wird eine Unter- oder Übersetzung kein Problem mehr für Sie sein. Auf diese Weise können Sie erhebliche Einsparungen bei Ihren Arbeitskosten erzielen.
Zeitersparnis bei der Administration
Mit WFM-Software können Sie viele zeitaufwändige Prozesse automatisieren. Aufgaben, die Sie viel weniger Zeit kosten würden, sind beispielsweise:
- Das Erstellen und Anpassen Ihres Dienstplans
- Informationen über Gesetzte und Vorschriften recherchieren
- Arbeitsprozesse rund um den Urlaub
- Kommunikation mit Mitarbeitern über Dienstpläne, Planung und Urlaub
- Ihre Gehaltsverwaltung
Höhere Kundenzufriedenheit
Wenn die Personalbesetzung nicht optimal ist, können Sie nicht die Qualität liefern, die Sie wünschen. Ihre Kunden müssen länger warten und die Wahrscheinlichkeit ist höher, dass es zu Fehlern kommt. Eine Workforce-Management-Software hilft dabei, eine optimale Auslastung zu schaffen und damit die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Auch Ihre Mitarbeiter profitieren von einer guten Workforce-Management-Software. Sie erhalten mehr Einsicht in die Dienstplanung und sind weniger fehleranfällig. Außerdem können sie mehr Einfluss auf ihren eigenen Dienstplan nehmen. Die Software gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre eigene Verfügbarkeit oder Abwesenheit anzugeben. Diese Form der Dienstplanung gewinnt in letzter Zeit immer mehr an Beliebtheit und wird auch als Selbstplanung bezeichnet.
Mehr Flexibilität
Mit einer Workforce-Management-Software können Sie schnell auf Veränderungen im Unternehmen reagieren. Es stehen Ihnen alle Arten von Echtzeitdaten zur Verfügung, in denen Sie Muster und Trends entdecken können. So können Sie besser vorhersagen, wie viele und welche Art von Personal Sie benötigen und rechtzeitig darauf reagieren.
Weniger finanzielle und rechtliche Risiken
Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten. Möglicherweise gibt es auch spezielle Vorschriften, Tarifverträge oder vertragliche Vereinbarungen, die Sie berücksichtigen müssen. Dies ist mitunter mit erheblichen Risiken verbunden. Eine gute Workforce-Management-Software begrenzt diese Risiken auf ein Minimum.
Dyflexis: Workforce Management SaaS
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