Immer häufiger hören Sie, dass die Digitalisierung Ihrer Planungsprozesse Ihr Hotel optimieren und weiterentwickeln kann. Wir nennen dieses Thema Workforce Management. Aber was genau ist bedeutet das, und passt es wirklich zu Ihrem Hotel? Wir erklären es Ihnen in fünf Schritten!
Was ist Workforce Management?
Workforce Management (WFM) ist mehr als nur Dienstpläne digital zu erstellen oder Arbeitszeiten zu erfassen. Es ist ein zyklischer Prozess, bestehend aus Prognosen, Kapazitätsmanagement, Personalplanung, Tagesmanagement sowie Berichterstattung und Analyse. Durch die Optimierung dieser fünf Schritte können Sie das volle Potenzial Ihres Hotels ausschöpfen: Sie verbessern den Einsatz Ihrer Mitarbeitenden, sparen Zeit und Kosten und steigern die Zufriedenheit Ihres Teams. Das Ergebnis? Ihre Mitarbeitenden arbeiten effizienter, und Ihr Hotel profitiert von gesteigertem Umsatz.
Um alles deutlicher zu machen, haben wir hier unseren Workforce-Management Flow abgebildet. In dem inneren Kreis sehen Sie den WFM Zyklus, im äußeren, wie unsere Software sich dem perfekt anschließt.
1. Forecasting: Wie viele Gäste kann ich erwarten?
Der WFM-Zyklus beginnt mit einer soliden Prognose. Wenn Sie wissen, wie viele Gäste erwartet werden, können Sie den Personaleinsatz entsprechend planen. Prognosen werden auf drei Ebenen erstellt:
Langfristig: ein Jahr oder länger
Mittelfristig: eine vierteljährliche Aktualisierung der langfristigen Prognose
Kurzfristig: letzte Anpassungen kurz vor der Erstellung der Personalplanung
Die Prognose erstellen Sie immer auf der Grundlage historischer Daten. Um eine präzise Prognose zu garantieren, müssen die von Ihnen eingegebenen Daten von guter Qualität sein. Die Zahlen müssen korrekt und bereinigt sein. Dafür filtern Sie am besten Planabweichungen von dem Arbeitsalltag (z. B. ungeplante Störungen) heraus. Dann bilden Sie Trends, die oft auch saisonbedingt sind, ab. Diese helfen Ihnen, die zu erwartende Arbeitsbelastung in der Zukunft zu bestimmen. So wissen Sie, wie viel Sie produzieren müssen, wie viele Gäste Sie erwarten können und welchen Umsatz Sie erzielen müssen.
2. Kapazitätsmanagement: Wieviel Personal habe ich nötig?
Die Prognose wird in benötigte Kapazitäten übersetzt: Wie viele Mitarbeitende benötigen Sie, um die anfallende Arbeit zu bewältigen? Dabei berücksichtigen Sie Brutto- und Nettokapazitäten, also die gesamte Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeitenden abzüglich Urlaub, Pausen und Ausfällen. Auf diese Weise erstellen Sie Ihr Personalbudget – in Stunden oder Kosten.
3. Personalplanung: Wie plane ich effizient?
Nun geht es darum, die benötigte Kapazität in einen gesunden und effizienten Dienstplan zu überführen. Dies geschieht unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit, Verträge, Kosten und gesetzlichen Vorschriften (z. B. Ruhezeiten) sowie der Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden. So stellen Sie sicher, dass immer die richtige Anzahl an Mitarbeitenden vor Ort ist, um die Gäste bestmöglich zu betreuen.
4. Tägliches Management: Was weicht von der Prognose ab?
Am Tag selbst zeigen sich oft unerwartete Abweichungen, wie z. B. eine höhere Gästebelegung oder Krankmeldungen im Team. Hier müssen Sie schnell reagieren. Änderungen können einfach und flexibel per App vorgenommen werden, um den Betrieb reibungslos weiterzuführen.
Gute Alltagsmanager stellen sicher, dass sie für alle unerwartete Ereignisse einen Plan haben. Sind Sie dagegen immer unter Druck und damit beschäftigt, an Lösungen in letzter Minute zu arbeiten? Dann war Ihre Prognose nicht genau genug. Sie verbessern diese durch gute Berichterstattung und Analyse.
5. Berichterstattung und Analyse: Wie kann ich meine Prognosen und die Ausführung verbessern?
Am Ende des Zyklus analysieren Sie die Ergebnisse: Wurden die Arbeitsstunden wie geplant geleistet? Wie war die Produktivität im Vergleich zu den Personalkosten? Diese Berichte liefern wertvolle Erkenntnisse, um Ihre Prognosen und Planungen in Zukunft noch besser zu gestalten.
Ist Workforce Management das Richtige für mich?
Ganz klar: Ja. Ob kleines Boutique-Hotel oder großes Resort – jedes Hotel kann von einem gut strukturierten Workforce-Management-Zyklus profitieren. Müssen Sie dafür sofort ein System einsetzen? Das hängt von der Größe Ihres Hotels, der Anzahl der Mitarbeitenden und dem Aufwand für Planung und Zeiterfassung ab. Ab einer gewissen Größe lohnt sich jedoch der Einsatz eines WFM-Systems, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.
Sind Sie neugierig, welche Workforce-Management Lösung für Ihr Unternehmen passt? Wir beraten Sie gerne!
