Ihre Zeit ist wertvoll, insbesondere die Zeit von Führungskräften. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Beschaffung und Automatisierung der Arbeitszeiterfassung. Eine digitale Stempeluhr verfolgt und speichert automatisch die geleistete Arbeitszeiten der Mitarbeiter wodurch wertvolle Zeit von Manager und Führungskräfte eingespart wird. Ein System für Zeiterfassung hat viele Vorteile, aber auch einige Nachteile, die, wenn Sie nicht behutsam vorgehen, sogar zu einem Verfahren und Bußgelder des BfDI* führen können (*Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit).
Ist eine Systematische Zeiterfassung Pflicht?
In einem Rechtsstreit zwischen der Deutschen Bank und einer Spanischen Gewerkschaft entschied am 14. Mai 2019 der EuGH (Europäische Gerichtshof), dass alle Arbeitgeber in der EU, nicht nur Überstunden, sondern auch die regelmäßige Arbeitszeit der Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Der EuGH stützt seine Entscheidung unter anderem auf Art. 31 Abs. 2 der Europäischen Grundrechtecharta. Dieser besagt: »Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit, auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten sowie auf bezahlten Jahresurlaub.« Diese Vorschrift hat unmittelbare Wirkung, und zwar nicht nur den EU-Mitgliedstaaten gegenüber, sondern auch unter Privatpersonen. Die Entscheidung des EuGH bindet nicht nur das vorlegende nationale Gericht, sondern in gleicher Weise alle nationale Gerichte der EU Mitgliedstaten.
Ohne ein System, das die gesamte tägliche Arbeitszeit erfasst, sei die Feststellung über die Einhaltung der Höchstarbeitszeit und der Mindestruhezeit unmöglich. Weiter hat der EuGH entschieden, dass ein solches System „objektiv, zuverlässig und zugänglich“ sein muss. Und gerade einer der größten Vorteile eines Zeiterfassungssystem besteht darin, dass es alle diese Kriterien erfüllt.
Ein Zeiterfassungssystem sorgt für Transparenz
Natürlich ist es wichtig, das Gesetz immer richtig zu beachten. Man vermeidet nicht nur Geldbußen, sondern gewährleistet auch Transparenz gegenüber den Mitarbeitern durch die Nutzung eines Systems der Arbeitszeiterfassung. Da die Stunden objektiv erfasst werden, kann der Mitarbeiter sicher sein, dass die registrierten und geleisteten Arbeitsstunden tatsächlich korrekt sind. Damit entfallen für den Arbeitgeber auch die ewigen Diskussionen über die Richtigkeit der registrierten Arbeitsstunden da der Beweis, dank der Automatischen Zeiterfassung, immer schwarz auf weiß zur Verfügung steht und immer angezeigt werden kann.
Schnelles Ein- und Ausstempeln mit …
Ein System der Zeiterfassung ruft noch für viele Menschen Bilder einer hölzernen Stechuhr hervor. Jedoch moderne digitale Stempeluhren verwenden schon seit langem keine Stempelkarten von Pappe mehr. Heutzutage können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit schnell und benutzerfreundlich mit einer Plastikkarte-, Chip- oder mit Fingererkennung registrieren. Die geleisteten Stunden werden dann automatisch aufgezeichnet, sodass Arbeitgeber die Arbeitszeiten nie wieder manuell notieren oder registrieren müssen, was wertvolle Zeit spart. Seien Sie als Arbeitgeber vorsichtig, wie Sie mit Fingererkennung von Mitarbeitern umgehen.
In einem Verfahren des ArbG Berlin (Urteil vom 16.10.2019 – 29 Ca 5451/19 ) in Bezug zu einem Arbeitgeber der seinen Arbeitnehmer verpflichtet hatte die Arbeitszeit zu erfassen mittels Fingerabdruck, wurde gegen den Arbeitgeber entschieden da der Mitarbeiter nicht freiwillig und ausdrücklich eingewilligt hatte und die Nutzung einer Fingererkennung eine ausdrückliche und freiwillige Einwilligung des Arbeitnehmers erfordert auf Grund von Art. 9 Absatz 2 DSGVO.
Auch in anderen EU Länder kommt es zu Verfahren wenn mit dem Thema der Fingererkennung unbedacht vorgegangen wird. Vor kurzem hat die niederländische Datenschutzbehörde (AP) die höchste Geldbuße verhängt, die jemals gegen ein Unternehmen verhängt wurde, da sie die Fingerscans von Mitarbeitern ohne freiwillige und ausdrückliche Genehmigung der Mitarbeiter verarbeitet hat. Seitens der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dürfen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter nicht zu Fingererkennung verpflichten. Dyflexis empfiehlt Unternehmen dann auch immer um den Mitarbeitern die freie Wahl zu lassen zwischen Fingererkennung und gute Alternative wie zB Karte oder Chip. Fragen Sie also nicht, ob der Mitarbeiter mit Fingererkennung ein- und ausstempeln möchte, sondern fragen Sie Ihren Mitarbeiter welche Stempelmethode er/sie bevorzugt: Karte, Chip oder Fingererkennung.
Anwesenheitserfassung
Zusätzlich zu der Erfassung von Start- und Endzeiten der Dienste, können digitale Stempeluhren auch als Mittel zur Anwesenheitserfassung verwendet werden. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber und Manager immer einen Überblick darüber haben, welche Mitarbeiter am Arbeitsplatz anwesend sind. Wenn beispielsweise in einem Gebäude ein Notfall eintritt, können Sie anhand der vom Zeiterfassungssystem aufgezeichneten Daten sofort und in Echtzeit herausfinden, welche Mitarbeiter sich in diesem Moment im Gebäude befinden. Insofern trägt eine digitale Stempeluhr zu einer guten Sicherheit bei.
Die Stempeluhr als Kontrollmittel
Über Zeiterfassungssysteme gibt es viel Positives zu sagen, aber es gibt auch eine Reihe von Negativen. Einige Mitarbeiter betrachten beispielsweise die digitale Stempeluhr als Steuerungsinstrument für den Chef. Arbeitgeber fragen sich daher, ob ein Erfassungssystem eine so gute Idee ist. Nun betrachten Sie als Arbeitgeber doch mal die Situation von der anderen Seite! In den letzten Jahren ist die Zahl der Mitarbeiter, die an einem Burnout leiden, stark gestiegen. Gerade weil ein Zeiterfassungssystem deutlich anzeigt, wie viele Stunden ein Mitarbeiter arbeitet, kann der Arbeitgeber besser einschätzen, wann ein Mitarbeiter das Risiko eingeht, sich vollständig zu erschöpfen. Der Arbeitgeber kann dann frühzeitig Maßnahmen ergreifen und den Arbeitnehmer wissen lassen, dass er trotz der hohen Anstrengungen nicht vergessen darf, sich ausreichend auszuruhen. In dieser Hinsicht ist die Nutzung eines Systems der Arbeitszeiterfassung auch ein Symbol für ein gutes Arbeitgebertum.
Mit Fingerscan ein- und ausstempeln noch von dieser Zeit?
Es wurde zuvor angegeben, dass viele digitale Stempeluhren eine Fingererkennung haben. Dies hat den Vorteil, dass Mitarbeiter buchstäblich im Handumdrehen einchecken können. Jedoch der Nachteil ist, dass ein Fingerabdruckscan Teil der persönlichen Daten ist und daher Datenschutzempfindlich ist. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber eine höhere Verantwortung für die Speicherung dieser Informationen haben. Zu diesem Zweck hat Dyflexis die Rex-O-Matic NOA entwickelt, um den Arbeitgebern die Bedenken und Zweifel hinsichtlich der Verarbeitung von Fingerscans zu ersparen. Mit der Rex-O-Matic NOA können Mitarbeiter anstatt mit Fingerscan, auch mit persönlichen Karten mit integrierter NFC Technologie, beispielsweise eine Abo Karte Ihres öffentlichen Nahverkehrs oder einer Bankkarte, ein- und ausstempeln. Also eine Option die das persönliche Element ermöglicht, jedoch die Privatsphäre der Mitarbeiter garantiert. Sehen Sie sich die Möglichkeiten der Rex-O-Matic NOA an und entdecken Sie, wie Ihr Unternehmen profitieren kann von unserem System der Arbeitszeiterfassung!
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