Singer Laren ist ein kreatives Kaleidoskop. Es ist ein Museum, Theater, Restaurant, Skulpturengarten und kunsthistorisches Zentrum. Wie hält man in einer solch vielseitigen Organisation alle Bälle in der Luft? Wie behält man den Überblick über alle Abteilungen und macht Weiterentwicklung möglich? Mit Liebe zur Kunst, reibungsloser Zusammenarbeit innerhalb der Organisation und der Unterstützung eines effektiven Workforce-Management-Systems!
Das ist Singer Laren
Das Singer Laren gibt es bereits seit 1956. Es ist das ehemalige Haus von Anna und William Singer, einem amerikanischen Ehepaar und Kunstliebhabern par excellence. Sie zogen von Paris in das Künstlerdorf Laren, um sich ganz ihrer Leidenschaft zu widmen. Hier trugen sie eine schöne Sammlung verschiedener Kunstgattungen zusammen. Nach dem Tod von William machte Anna ihre Sammlung der Öffentlichkeit zugänglich. Heute ist das Singer Laren ein Kulturzentrum, an dem Kunst, Wirtschaft und Menschen zusammenfinden.
Handwerk wurde automatisiert
Das Singer Laren beschäftigt 110 Angestellte und 130 ehrenamtliche Mitarbeiter*innen, die sich auf verschiedene Abteilungen verteilen: das Museum, den dazugehörigen Museumsshop, den Skulpturengarten, das Restaurant und das Theater. Eine dieser Angestellten ist Aline Dooijewaard. Als Assistentin der Geschäftsführung hat sie täglich mit Personal und IT zu tun. Im Laufe der Jahre hat sie immer mehr Aufgaben übernommen und neue Fähigkeiten entwickelt. Nicht zuletzt wegen dieses Entwicklungsspielraums arbeitet sie immer noch gerne bei Singer Laren.
Der Skulpturengarten
„Als ich 2014 anfing, gab es Kollegen, die schon seit Jahren auf die gleiche Weise arbeiteten. Das führte zu einer Stagnation in der Organisation. Wir erstellten die Dienstpläne manuell in Excel und auf losen A4-Blättern. Außerdem schickte unser Wirtschaftsprüfer alle Gehaltsabrechnungen persönlich an den Lohnbuchhalter. Das war umständlich und zeitraubend. „Das können wir anders machen“, dachte ich. Also suchte ich nach einem geeigneten Planungssystem und verglich verschiedene Software. Die Wahl fiel auf Dyflexis: Ein Berater besuchte uns persönlich, um es uns vorzuführen. Das System ist benutzerfreundlich und intuitiv. Das hat uns die Entscheidung für Dyflexis sehr leicht gemacht.“
„Alles, was wir früher manuell gemacht haben, läuft jetzt vollautomatisch und digital.“
„Nachdem wir uns für Dyflexis entschieden hatten, ging alles sehr schnell. Der Berater half uns bei der Einführung des Systems und gab uns wertvolle Hinweise zu wichtigen Geschäftsprozessen. Das ermöglichte Schritte zu einer stärkeren Zentralisierung. Als Nächstes haben meine Kolleg*innen und ich die Schulung besucht. Seitdem erstellen wir Dienstpläne im Handumdrehen und die Lohnabrechnung läuft reibungslos. Das kommt durch die Verknüpfung mit Countus Accountants und mit Exact Online.“
Alle Bälle in der Luft halten
„Jede Woche begrüßen wir viele Kunstliebhaber*innen im Museum. Im Jahr 2022 haben wir im Museum mit 213.000 Eintritten einen neuen Besucherrekord erzielt. Alles zusammen waren es sogar 260.000! Fast alle Museumsbesucher konsumieren während ihres Besuchs eine Tasse Kaffee und ein Gebäck. Deshalb empfangen wir im Singer Café wöchentlich fünftausend Gäste. Unser Theatersaal bietet 400 Sitzplätze. Viele von ihnen speisen vor der Aufführung in unserem Restaurant. Des Weiteren vermieten wir auch Räume für Konferenzen und Veranstaltungen. All diese Aktivitäten schaffen ein dynamisches Arbeitsumfeld und erfordern eine perfekte Koordination und Kontrolle. Begreiflicherweise ist es ein ziemlicher Aufwand, unsere Angestellten und ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen so einzuteilen, dass wir unseren Besucher*innen ein angenehmes Erlebnis bieten können.“
Die sonnige Terrasse im Skulpturengarten
Dass so viele verschiedene Angebote gleichzeitig möglich sind, ist dem Wachstum der vergangenen Jahre zu danken: „Im Jahr 2015 haben wir eine große Renovierung in Angriff genommen: Wir haben eine neue zentrale Eingangshalle gebaut, die als Eingang zum Museum, zum Theater und zum Restaurant dient. Auch der Theatersaal wurde komplett neu gestaltet.“
„Dyflexis erleichtert uns das Wachstum und stärkt den Zusammenhalt unter den Leuten.“
“2018 erhielten wir eine umfangreiche Spende von Els Blokker: sie hat dem Museum mehr als 100 Gemälde geschenkt. Um diese schöne Ergänzung dauerhaft in unsere Sammlung aufzunehmen, haben wir einen neuen Flügel mit fünf zusätzlichen Räumen gebaut. Wegen Corona konnten unsere Leute nicht mehr ihrer normalen Tätigkeit nachgehen und halfen stattdessen bei den Bauarbeiten. Dieser gemeinsame Einsatz war ein wertvolles Erlebnis.“
Gemeinsam stärker und strategischer
„Im Jahr 2022 hatten wir alle Renovierungsarbeiten abgeschlossen. Wir sind wirklich stolz auf das Ergebnis, wir haben es gemeinsam geschafft. Nach dieser räumlichen Erweiterung unserer Organisation benötigten wir mehr Arbeitskräfte: Neues Sicherheitspersonal, Kassierer und eine*n Kurator*in für die Els-Blokker-Sammlung.“
„Dyflexis erleichterte dieses Wachstum und stärkte unser Zusammengehörigkeitsgefühl. Über das System senden wir eine Willkommens-E-Mail an neue Kolleg*innen. Man lernt sich online über die Mitarbeiterfotos auf der Homepage kennen. So bleiben wir ein vertrautes Team.“
Das Singer Laren ist modern und vielseitig
„Nach aller Hektik wegen Renovierungen, Corona und Lockdowns kann ich mich jetzt wieder verstärkt unserer Weiterentwicklung widmen. Wie kann ich unseren Besucher*innen das beste Erlebnis verschaffen? Wie sorge ich dafür, dass meine Kolleg*innen weiterhin gerne bei uns arbeiten? Wie hole ich das Beste aus unserer Workforce heraus? Dyflexis ist in dieser Beziehung eine große Bereicherung. Die Auswertungsberichte und Analysen haben aufgezeigt, dass wir bei hohem Besucheraufkommen im Museumsshop weniger verkaufen. Das liegt daran, dass wenn es sehr voll ist, die Leute an der Kasse Schlange stehen müssen. Indem wir effizienter planen, vermeiden wir die Spitzenbelastung. So entsteht ein ruhiges Umfeld für unsere Besucher*innen und unsere Angestellten. Solche Einsichten erhält man nur, wenn man die Produktivität pro Abteilung mit dem Umsatz vergleicht.“
“Mein nächster Schritt im Workforce Management ist die Abgleichung aller Prozesse. Ich erstelle beispielsweise Einsatzpläne unter Berücksichtigung der Wettervorhersagen. Bei gutem Wetter wird der Skulpturengarten besser besucht. Unsere Gaststätten nutzen das Dyflexis-Managementtool zur Verwaltung ihrer Budgets. Wenn wir neue Ausstellungen eröffnen, empfangen wir mehr Gäste. Dann brauchen wir mehr Arbeitskräfte, um den Besuch für alle so angenehm wie möglich zu gestalten. Ich nutze diese Erkenntnisse für eine strategische Personalplanung. Auf diese Weise können wir uns als Organisation ständig weiterentwickeln und verbessern. Davon profitieren Kunstinteressierte, für die jeder Besuch im Singer Laren zu einem einzigartigen und unvergesslichen Erlebnis wird.“
