Juwelier Schaap und Citroen ist seit 1888 der richtige Ort für Schmuck, Diamanten und Uhren. Die Tatsache, dass sie seit der Übernahme im Jahr 2009 schnell gewachsen sind und mehrere Niederlassungen haben, bringt Herausforderungen mit sich. „Wir brauchten eine leistungsfähige Software, um die geleisteten Arbeitsstunden zu registrieren und zu genehmigen und die Personal- und Lohnverwaltung einfach und effizient durchzuführen“, erzählt uns Ellen van den Heuvel, Personalleiterin bei Schaap und Citroen.
Schaap und Citroen arbeitet bereits seit einigen Jahren mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Accon avm zusammen, unter anderem in den Bereichen Personalwesen und Lohnbuchhaltung. „Accon avm nutzt Loket.nl schon seit vielen Jahren für alle seine Arbeitgeberservice-Kunden. Nachdem sie die Vorteile von Loket.nl gesehen hatten, waren sie sofort begeistert“, sagt Martie Hegger von Accon avm. Ellen van den Heuvel und Merel Overdijk, HR-Manager bei Schaap und Citroen, erledigen die Personal- und Lohnverwaltung im Grunde selbst. „Wir haben immer Kontakt mit Accon avm, wenn es um Gehaltsfristen geht und natürlich, wenn wir Fragen haben“, sagt Merel. Ellen fügt hinzu: „Das Schöne ist, dass wir bei Accon avm einen festen Ansprechpartner haben und wir arbeiten sehr angenehm mit ihm zusammen. Er hält uns auch proaktiv auf dem Laufenden, wenn es zum Beispiel eine Änderung im Tarifvertrag gibt oder wenn neue Funktionen zu Loket.nl hinzugefügt werden.“
Fahrt- oder Parkkosten geltend machen: ein Kinderspiel
Durch den Einsatz von Loket.nl bemerkten Merel und Ellen bald die Effizienzgewinne, die sie erzielten. „Es ist ein logisches System, das gut funktioniert. Und wir sehen auch, dass immer mehr praktische Dinge hinzukommen, wie z. B. die neueste Version für das Überbrückungsgeld. Auch die App für Mitarbeiter, der Werknemerloket (Mitarbeiterzähler), sieht gut aus. Sie finden dort ihre Gehaltsabrechnungen und können Nebenkostenabrechnungen, wie zum Beispiel Reise- oder Parkkosten, einreichen“, sagt Merel. Die Einreichung von Nebenkostenabrechnungen ist für Schaap en Citroen sehr wichtig. Insbesondere den Filialleitern und stellvertretenden Filialleitern entstehen regelmäßig Reise- und Parkkosten für das Unternehmen. „Sie reichen diese einfach über die App ein und diese wird sofort an unseren CFO weitergeleitet. Nach seiner Genehmigung wird es automatisch in die Gehaltsabrechnung aufgenommen“, erklärt uns Ellen.
Auf der Suche nach einer Software für die Personaleinsatzplanung
So einfach wie Loket.nl die Lohn- und Gehaltsabrechnung abwickelt, suchte Schaap und Citroen auch nach einer Anwendung, mit der sich Schichten einfach einplanen und Arbeitszeiten registrieren lassen. Um Doppelarbeit zu vermeiden, war die Kopplung mit Loket.nl von Vorteil. Nach einer Demo von Dyflexis war die Wahl schnell getroffen. „Es war genau das, wonach wir gesucht haben: eine benutzerfreundliche Software, die es einfach macht, Dienstpläne zu erstellen und die geleisteten Arbeitsstunden an Loket.nl weiterzugeben.
„Ich erinnere mich noch an die Zeit, als das Planen und Eingeben in die Gehaltsabrechnung ein sehr zeitaufwändiger Prozess war. Absolut unnötig!“
„Geleistete Arbeitsstunden werden mit einem Mausklick von Dyflexis an Loket.nl weitergeleitet“
„Unsere Filialleiter erstellen die Dienstpläne für ihre Filialen in Dyflexis. Über ein Stempeluhrsystem melden sich alle Mitarbeiter an, sobald sie eintreffen, und melden sich ab, wenn sie ihre Arbeit beendet haben. Dies sind die registrierten Stunden. Die Filialleiter genehmigen diese Stunden und stellen sicher, dass alle vor einem bestimmten Datum im Monat geleisteten Stunden im System korrekt sind. Von diesem Punkt an machen Ellen und ich den Rest. Die Arbeitsstunden werden von Dyflexis an Loket.nl weitergeleitet. Sehr einfach und es spart uns so viel Zeit. Ich erinnere mich, dass die Schichtplanung, Das Personal planen und die Eingabe der Gehaltsabrechnung ein wirklich zeitaufwändiger Prozess waren. Und jeder Filialleiter hat auch alles in einem Excel-Dokument festgehalten, völlig unnötig, wenn Sie mich jetzt fragen“, sagt Merel.
Mehr Zeit für Mitarbeiter und Kunden
Merel, Ellen und die Filialleiter haben durch den Einsatz von Loket.nl und Dyflexis viel Zeit gewonnen. „Das Abtippen von Daten gehört wirklich der Vergangenheit an und die Bearbeitung der Lohnabrechnung in Loket.nl ist einfach. Wir haben zum Beispiel auch Stunden, die extra vergütet werden, wie Sonntagsarbeit, automatisch im System. Die Zeitersparnis bedeutet, dass wir uns viel mehr auf die Personalarbeit konzentrieren können und mehr Aufmerksamkeit für unsere Mitarbeiter haben. Filialleiter müssen nun weniger manuelle Aktionen durchführen, um eine korrekte Planung vorzunehmen. Und seien wir mal ehrlich: Je weniger Zeit sie mit diesen Aufgaben in den Filialen verbringen, desto mehr Aufmerksamkeit können sie ihren Kunden schenken. Und das ist es, worum es geht. Der Kunde steht an erster Stelle“, erklärt Ellen. Ganz im Sinne von Dyflexis: „Zeit für größere Pläne!“
Ellen van den Heuvel & Merel Overdijk
SCHAAP Und CITROEN
