Seit 1990 ist das Preston Palace in den Niederlanden ein bekanntes Wahrzeichen. Neben den gemütlichen Hotelzimmern bietet das Preston Palace auch eine Vielfalt an Aktivitäten und Restaurants. Da so viele Räumlichkeiten unter einem Dach vereint sind, bietet das Preston Palace ein einzigartiges All-inclusive-Erlebnis. Dies macht die Verwaltung der verschiedenen Einrichtungen zu einer Herausforderung.
Sebastiaan de Korte, der Betriebsleiter im Preston Palace, sprach darüber, wie das Unternehmen mit dem ständigen Wachstum umgeht und wie es eine nachhaltige Beziehung zu Gästen und Mitarbeitern aufbaut. Er betonte dabei die Bedeutung einer angenehmen Arbeitskultur, um diese Ziele zu erreichen.
Workforce Management sorgt für zufriedene Besucher:innen und Mitarbeitenden
„Wir haben schon immer ein breites Spektrum an Unterhaltung angeboten, aber vor ein paar Jahren haben wir beschlossen, uns mehr zu spezialisieren. Unser heutiges Ziel ist es, innovativ und zukunftsorientiert zu sein. Im Rahmen der Möglichkeiten von All-Inclusive bieten wir das luxuriöseste Erlebnis, das möglich ist. Obwohl wir als Resort für alle Arten von Gästen attraktiv sind, konzentrieren wir uns hauptsächlich auf Familien mit Kindern. Speziell für sie veranstalten wir Unterhaltungsprogramme wie Musicals und Zaubershows. Wir bieten für jeden etwas! In der Region Twente und weit darüber hinaus sind wir das All-inclusive-Resort für alle.“.“
Der gnadenlose Kampf mit Papierlisten und Excel war vorbei
„1992 eröffneten wir das Hotel mit einem großen angeschlossenen Restaurant. Im Jahr 1995 erweiterten wir es mit der Preston Hall und im Jahr 1997 mit dem subtropischen Hallenbad. Ein paar Jahre später bekamen ein Rummelplatz, zusätzliche Hotelzimmer, ein Kino, Luxus-Wellness, eine Bowlingbahn und weitere Restaurants hinzu. Heute besitzen wir dreizehn verschiedene Einrichtungen und insgesamt zwölf Bars und Restaurants.
Ursprünglich erstellte jede Abteilung ihren eigenen Zeitplan manuell in Excel und auf Wandtafeln. Wir arbeiteten also mit handschriftlichen Listen für jede Abteilung, die unsere Empfangsdame am Abend in Excel eingab. Anschließend exportierte die Lohnbuchhaltung diese Listen in ihre eigene Datenbank. Das alles war sehr umständlich und hat uns viel Zeit gekostet. Durch die Digitalisierung der Prozesse werden unsere manuellen Eingriffe reduziert, wir sparen viel Zeit und die Fehlerquote wird dadurch gesenkt. Mit Dyflexis ist auch alles miteinander verknüpft und die Zeiterfassung wird von einem zentralen Punkt aus verwaltet. Wir können in Echtzeit sehen, was in den einzelnen Abteilungen vorgeht.
„Preston Palace ist wie ein kleines Dorf, Gäste und Personal kommen zu uns nach Hause.“
Auch unser Personal ist mit der Umstellung zu Dyflexis zufrieden: Über die App kann sich jeder jederzeit seine Arbeits- und Urlaubszeiten anzeigen lassen. Das schafft Klarheit und die Leute wissen, wo sie stehen. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter hat für uns oberste Priorität: Wir sind eine große, aber flache Organisation. Eigentlich sind wir wie ein Dorf. Jeder kennt den anderen, und wir wollen, dass jeder Spaß an seiner Arbeit hat. Wenn die Mitarbeitenden glücklich sind, strahlen sie das auch auf unsere Gäste aus. Wir wollen, dass sich jeder bei uns wohlfühlt. Zufriedene Gäste und Mitarbeitenden sind unsere beiden wichtigsten Säulen. Deshalb wollten wir die Soll- und Ist-Stunden in den Griff bekommen. Nicht nur, um die Gehälter praktischer bezahlen zu können, sondern auch, um einen Einblick in die Effizienz unserer verschiedenen Abteilungen zu erhalten. Ein Workforce Management System wie Dyflexis hilft uns dabei.“
Mehr Einblick und Flexiblität
„Unser Lohnbuchhalter, De Jong und Laan, haben uns Dyflexis empfohlen. Die Einführung verlief reibungslos. Unser Personal nahm an einem Schulungskurs teil. Sie haben sich schnell eingearbeitet und waren mit Begeisterung bei der Sache. Vor allem ist die App sehr benutzerfreundlich. Mit ihr kann man ganz einfach Urlaub beantragen oder mit einem Kollegen die Schicht tauschen.“
„Wir erstellen auch rückwirkende Berichte über die Abteilungen. Das gibt uns einen Einblick in Kosten und Effizienz. Das macht es einfach, die Budgets im Auge zu behalten, und wir erhalten eine Warnung, wenn wir diese überschreiten. Abgesehen davon, dass Dyflexis Klarheit schafft und einfach funktioniert, sparen wir auch Zeit und Geld.“
„Dank Dyflexis sparen wird jede Woche 20% der Zeit der Administrativen Planung“
„Aber das ist nicht der einzige Grund, warum wir nach einem Workforce-Management-System gesucht haben: Zu Beginn war unser Catering-Geschäft hauptsächlich auf Buffet-Restaurants ausgerichtet, jetzt hat die Hälfte der Küchen ihre eigene Speisekarte und Spezialitäten. Außerdem bieten wir seit kurzem auch Roomservice an. Das passt perfekt zu unserer Vision, ein Luxus-All-inclusive-Resort zu sein. Durch diese Umstellung von Buffet auf à la carte und Zimmerservice haben wir auch längere Öffnungszeiten. Dafür brauchen wir nicht nur mehr Mitarbeiter, sondern auch Flexibilität und Spezialisierung. Dank Dyflexis können wir für jede Abteilung einen passenden Arbeitsplan erstellen und multidisziplinäre Mitarbeiter flexibel einsetzen.“
Eine nachhaltige Zukunft mit Dyflexis
„Durch die vielen Erweiterungen und zusätzlichen Dienstleistungen sind wir in den letzten Jahren stark gewachsen. Dyflexis unterstützt unser Wachstum durch die Verknüpfung mit unserer Personaldatenbank in Visma Nmbrs, was die Integration neuer Kollegen erleichtert. Wir haben mittlerweile über 600 Mitarbeitenden. Dank Dyflexis können wir unsere Arbeit zentralisieren und behalten den Überblick über alle Abteilungen. Wir können problemlos neue Abteilungen, Personal und Dienstpläne hinzufügen und dadurch sind wir flexibler und können schneller reagieren.“
