Christlich, multikulturell und inklusiv – das sind die Werte der Kindertagesstätte „Arche“ in Langenhagen bei Hannover. 115 Kinder spielen, toben und lernen hier unter der Woche. „Wir wollen ihnen und ihren Eltern den christlichen Glauben nahebringen“, sagt Geschäftsführer Reinhard Kahle. „Wir sind aber keine kirchliche Einrichtung, sondern ein freier, christlicher Verein.“ FEBEL e. V. – ausgeschrieben: Freie evangelische Bildungs- und Erziehungseinrichtungen – gibt es seit 1994. Inzwischen arbeiten hier 55 Menschen an fünf Standorten: Erzieherinnen und Erzieher, Hauswirtschafts- und Reinigungskräfte sowie Verwaltungsmitarbeitende. Die Dienstplanung? Übernimmt seit mehr als einem Jahr Dyflexis. „Damit erfassen wir die Arbeitszeit digital, halten die gesetzlichen Vorgaben ein und können selbst sehr kurzfristige Dienstplanänderungen ermöglichen.“ Reinhard Kahle spricht mit uns über seine Erfahrungen und nächste Schritte.
Klingeling. Da kommt wieder einer. Oft abends. Auch am Sonntag. Ein Anruf, mit dem jemand einen Dienst absagt. „Ich kann morgen leider nicht kommen. Ich bin krank.“ Kein Wunder, in der Kita gehen Viren und Bakterien nun einmal um. Jede Mutter und jeder Vater können ein Lied davon singen. Auch die Kitabeschäftigten bleiben natürlich nicht immer verschont. Und so muss die Dienstplanung – bildlich gesprochen – eher mit dem Bleistift als mit dem Kuli gemacht werden. Das gilt natürlich genauso für einen Kindergarten, eine Krippe oder einen Hort. Und genau diese drei gehören ebenfalls zur „Arche“, ebenso eine Spielgruppe und ein Waldkindergarten.
Nach der Dienstplanung ist vor der Dienstplanung
Reinhard Kahle, seit vier Jahren FEBEL-Geschäftsführer, erinnert sich noch gut an die Zeit vor Dyflexis. „Kaum war der Dienstplan für alle fünf Standorte fertig, konnten wir wieder von vorne beginnen und vieles per Hand ändern.“ Kolleginnen und Kollegen mussten zum Beispiel kurzfristig ihre eigenen Kinder betreuen, hatten Notfälle in der Familie oder fielen krank aus. Anfangs übernahm die Kita-Leiterin die zeitaufwendige Dienstplanerstellung. Sie telefonierte Verfügbarkeiten ab und erstellte den Personalplan in Excel. „Das war schon eine Fisselarbeit“, erinnert sich Kahle.
Die Herausforderung: verschiedene Arbeitszeitmodelle und gesetzliche Vorgaben
Erstens arbeiten nicht alle in der Belegschaft Vollzeit. Zweitens haben viele Teilzeitkräfte schulpflichtige Kinder und stehen daher meist nur vormittags zur Verfügung. „Die Arche ist aber immer von 8 bis 15 Uhr geöffnet – mit einer Stunde davor und danach als Randzeit“, erklärt Kahle, der selbst zwei erwachsene Kinder und vier Enkel hat. „Diese Zeiten wollen wir zum Wohle der Kinder und Eltern also abdecken.“
Und drittens hat der Gesetzgeber ganz klare Regeln für die Betreuung von Kindern erlassen. „Pro Gruppe müssen immer zwei Erzieherinnen oder Erzieher anwesend sein“, nennt der 59-jährige Geschäftsführer ein Beispiel. „Außerdem dürfen unsere sozialpädagogischen Assistentinnen und Assistenten nicht allein arbeiten.“ Das macht die Dienstplanung am PC schnell zum Nervenkiller. „Und am Ende mussten wir alles noch 40-mal ausdrucken und den Kollegen Zettel in die Hand drücken.“
Bye-bye, Excel – hallo Dyflexis
Vor rund eineinhalb Jahren beschließt der Marketingfachwirt daher, die händische Dienstplanung in den Ruhestand zu schicken. „Die zuständige Kollegin wechselte in den Ruhestand. Ihr Nachfolger kannte digitales Workforcemanagement von vorherigen Stationen und klopfte ganz schnell bei mir an.“ Reinhard Kahle erkennt den Nutzen sofort, obwohl er selbst gerne mit Excel arbeitet und es liebt, sich in die Formeln reinzufuchsen. „Mit Dyflexis können wir Dienstpläne viel einfacher erstellen. Wir sehen sofort, wer überhaupt verfügbar ist, laut Vertrag noch arbeiten darf, und können auch individuelle Arbeitszeitwünsche besser berücksichtigen.“
Gesetzliche Vorgaben einhalten? Mit Workforce-Management kein Problem
Ein weiterer Vorteil: Mit Dyflexis kann FEBEL e. V. direkt die gesetzliche Vorgabe zur digitalen Zeiterfassung erfüllen. „Damit hatten wir auch den Vereinsvorstand, der über solche Investitionen entscheidet, schnell auf unserer Seite“, berichtet Reinhard Kahle. „Zumal Dyflexis ein europäischer Anbieter ist und unsere sensiblen Daten auf europäischen Servern liegen. Das war uns bei der Auswahl enorm wichtig.“
Auch die vorgeschriebene Verteilung der Erzieherinnen und Erzieher über alle Gruppen an allen fünf Standorten funktioniert nun nahezu auf Knopfdruck. Bei Dyflexis konnte der Verein bei den Personalstammdaten nämlich allen Beschäftigten farbcodierte Labels zuweisen, je nach Ausbildung oder Rolle – zum Beispiel Erzieherin/Erzieher oder sozialpädagogische Assistenz. „So sehen wir auf einen Blick, ob wir alle gesetzlichen Vorgaben für die Kinderbetreuung erfüllen oder gegebenenfalls noch Dienste tauschen müssen.“
Die Vorteile für die Mitarbeitenden: größere Klarheit, einfache Bedienung
Und die Kitabeschäftigten? Sehen direkt auf dem Smartphone, wann, wo und wie sie arbeiten. Haben sie Betreuungszeit, sind also mit den Kindern aktiv, oder Verfügungszeit, in der sie sich etwa auf Elterngespräche vorbereiten können? Und sie können Anträge für Urlaub oder freie Tage ebenfalls direkt dort eingeben. „Niemand muss bei uns mehr mit einem Dienstplan auf Zetteln oder auf Zuruf hantieren. Das hat auch anfängliche Skeptiker überzeugt“, fasst der FEBEL-Geschäftsführer zusammen. „Die Bedienung der App ist wirklich einfach und die Akzeptanz liegt inzwischen bei 100 Prozent.“ Gibt es auch mal Lob von den Beschäftigten? Der Niedersachse muss schmunzeln. „Hier bei uns im Norden heißt es: Nicht gemeckert, ist genug gelobt.“
In Planung: die automatisierte Vorbereitung der Lohnabrechnung
Und Kahle hat weitere Pläne mit Dyflexis. „Im Moment nutzen wir noch gar nicht alle Vorteile, die uns die Software bietet.“ Neben der Dienstplanung und digitalen Zeiterfassung möchte der Vereinsgeschäftsführer in Zukunft auch die Lohnabrechnung automatisiert durch Dyflexis vorbereiten zu lassen. Für die Workforcemanagement-Software kein Problem. Sobald die Schnittstellen zu den Steuerberatern stehen, soll es losgehen. „Das wird uns enorm viel Zeit sparen“, freut sich Reinhard Kahle. „Sicherlich 15 Stunden pro Monat. Zeit, die wir sinnvoller einsetzen können: für unsere Eltern und Kinder zum Beispiel.“ Und wir bei Dyflexis freuen uns, dass wir FEBEL bei dem wertvollen gesellschaftlichen Beitrag, den dieser Verein in und für Langenhagen leistet, unterstützen dürfen.
Reinhard Kahle, Geschäftsführer FEBEL e.V.
