Mit 29 Teststandorten und einem eigenen Labor ist Coronalab.eu einer der größeren kommerziellen Anbieter von Coronatests in den Niederlanden. Neben Privatpersonen mit unterschiedlichen Gründen und vielen (internationalen) Reisenden klopfen laut CIO Sander Ouburg auch Schulen, Gemeinden und Gesundheitseinrichtungen an ihre Türen. Es ist nicht so sehr die Größe, sondern die gelieferte Qualität, die uns auszeichnet. „Um diese Qualität zu gewährleisten, braucht man einen effizienten Prozess“, sagt Marieke Bos, Betriebsleiterin von Coronalab.eu. „Eine effiziente, klare Planung ist bei so vielen Standorten entscheidend und das hat uns gefehlt.“ In diesem Artikel erfahren Sie, wie Coronalab.eu über ihren Buchhalter De Hooge Waerder eine Lösung für das Problem mit dem Workforce Management System von Dyflexis gefunden hat.
Coronalab.eu ist eine Niederlassung von Microbe&Lab, einem unabhängigen Labor aus Amsterdam mit 15 Jahren Erfahrung in der Entwicklung zertifizierter medizinischer Tests. Anfang 2020 wurden die Tests vom Niederländischen nationalen Institut für öffentliche Gesundheit und Umwelt für die SARS-CoV-2-Diagnostik validiert und waren die ersten, die ein internationales Reisezertifikat ausstellten.
Coronalab.eu führt in Zusammenarbeit mit Fachleuten aus dem Gesundheitswesen Tests durch, analysiert das Material und lässt die Ergebnisse von einem Arzt auswerten. So soll es auch sein, sagt Sander Ouburg: „Manche Anbieter von Coronaltests erfinden ihre eigenen Testmethoden. Das ist nicht richtig, denn das dürfen nur Ärzte und daran halten wir uns.“ Mit einem eigenen Labor und zertifizierten Mitarbeitern garantiert Coronalab.eu Qualität und setzt Maßstäbe. Coronalab.eu ist daher ein führendes Unternehmen in dieser Branche.
„Microbe&Lab wurde von und für die Wissenschaft gegründet. Damit haben wir einen hohen Qualitätsstandard für uns selbst sichergestellt.“
Da der Öffentliche Gesundheitsdienst alle Hände voll zu tun hat, wendet sich Coronalab.eu an Unternehmen, die Testkapazitäten suchen, um u. a. Verkehrspolizisten, Mechaniker und Gesundheitspersonal am Arbeitsplatz zu halten. Sander Ouburg: „Der Trick ist, es für den Kunden so zugänglich wie möglich zu halten. Ein gut funktionierendes Unternehmen ist eine Voraussetzung dafür. Bei fast 30 Teststandorten, Teams, die Büros besuchen, und einem Labor, das tagtäglich Tests analysiert, kann man sich vorstellen, dass es schwierig sein kann, die Dienstpläne einzuhalten.
Auf der Suche nach Überblick und Kontrolle
Seit Beginn der Coronakrise und dem Start von Coronalab.eu musste Microbe&Lab sein Angebot erheblich erweitern, um das Niveau der Dienstleistungen aufrechtzuerhalten. „Bei 320 Mitarbeitern, von denen viele auf Abruf arbeiten, wurde der Austausch einer Excel-Datei schnell zu einer großen Sache“, sagt Marieke Bos. Sander Ouburg: „Wir haben einfach zu viel Zeit mit der Personaleinsatzplanung und der Erfassung der Arbeitsstunden verbracht. Dies führte zu Fehlern und Unklarheiten darüber, wer wo arbeitete. Nicht gerade ideal für unser Unternehmen.
Microbe&Lab arbeitet bereits seit 8 Jahren mit De Hooge Waerder zusammen. „Loket.nl kümmert sich nicht nur um die Vergütung unseres Personals, sondern berät uns auch. Auf der Suche nach einem Workforce-Management-System landete Coronalab.eu auf Anfrage von De Hooge Waerder über Loket.nl bei Dyflexis. Sander Ouburg erklärt, dass die Lösung einfach mit Loket.nl zu verbinden sein musste. „Dyflexis bot alles, was wir brauchten“, sagt Sander Ouburg.
De Hooge Waerder ist ein Loket.nl-Nutzer der ersten Stunde. De Hooge Waerder arbeitet bereits seit 17 Jahren mit Loket.nl zusammen und hat in den letzten Jahren viele Entwicklungen miterlebt. Innerhalb der Funktionalitäten von Loket.nl, aber auch im Hinblick auf die Verknüpfungsmöglichkeiten. „Wenn einer unserer Kunden eine Anwendung auswählt, die mit Loket.nl verknüpft werden kann, denken wir gemeinsam mit ihm über den Prozess nach“, sagt Ramon Wortelboer – Relationship Manager. „Im Fall von Microbe&Lab sind sie an der Personal- und Lohnbuchhaltung beteiligt, wir übernehmen beide einen Teil. Jetzt, wo sie täglich mit Dyflexis arbeiten und dieses mit Loket.nl verknüpft ist, sind sie besser in der Lage, die Zusammenhänge zu erkennen und einzuschätzen, was in beiden Systemen für eine gute HR- und Lohnbuchhaltung wichtig ist.“
Dyflexis und Loket.nl, eine ausgezeichnete Kombination
Marieke Bos schwärmt von der Kombination aus der Stempeluhr, der Rex-O-Matic NOA und der Zeiterfassungssoftware: „Früher gab es Diskussionen darüber, wie lange und wo jemand gearbeitet hat. Die Arbeitnehmer sind für die Erfassung ihrer Arbeitszeit selbst verantwortlich. Sie entscheiden selbst, wie sie ihre Arbeitszeit gestalten. Sei es an einem Tag mit einem Dyflexis-Pass, einem persönlichen Ausweisen, oder einer ÖPNV-Karte.“ Coronalab.eu wird diesen Prozess bald weiter ausbauen und sich auch auf die Zugangskontrolle konzentrieren. Der digitale Schlüssel für die Tür wird dann auch das Mittel sein, mit dem man sich ein- und ausstempelt.
Die Administratoren müssen nur noch die registrierten Stunden genehmigen. Dazu gehören auch Urlaubs- und Krankheitstage. Da diese Informationen über den Link auch an Loket.nl weitergeleitet werden, ist die Entlohnung der 320 Mitarbeiter laut Sander Ouburg viel effizienter geworden: „Ich sperre den Zeitraum und sende die Daten über den Link. De Hooge Waerder prüft, ob alles korrekt ist und führt dann die Zahlung über Loket.nl aus. Ich mache nur Gehaltserhöhungen und andere ähnliche Vertragsänderungen in Loket.nl und die Verbindung mit Dyflexis erledigt den Rest.“
Die Schnittstelle zwischen Dyflexis und Loket.nl gewährleistet einen fehlerfreien Datentransfer der registrierten Stunden sowie der Stammdaten. Die doppelte Eingabe von Daten und das Risiko von Fehlern gehören damit der Vergangenheit an. Die registrierten Stunden werden in Dyflexis auf monatlicher oder wöchentlicher Basis erfasst. Sobald dies geschehen ist, werden die neuen Salden aller Mitarbeiter sofort berechnet. Am Ende der Abrechnungsperiode werden die Daten mit einem Knopfdruck an Loket.nl gesendet, um die Stunden zu bezahlen.
Vielfältiges Team
Coronalab.eu verfügt über ein sehr vielseitiges Team mit vielen Abrufkräften von Zeitarbeitsfirmen. „Dyflexis gibt uns die Möglichkeit, verschiedene Verträge, Vergütungen und Kompetenzen zu verwalten“, sagt Marieke Bos. Sie fährt fort: „Wenn an einem Standort jemand mit solchen Fähigkeiten fehlt, wird er oder sie einfach intern abgeordnet“. „Darüber muss ich mir keine Sorgen machen“, sagt Marieke.
„Die Anwendung von Dyflexis ist einfach und bequem.“
An Standorten mit einer festen Gruppe von Mitarbeitern erstellen die Verwalter Standarddienstpläne. An anderen Standorten wird neben der Festlegung von Budgets auch mit der Vergabe und Besetzung offener Schichten experimentiert. In der App können die Mitarbeiter bei Bedarf darauf reagieren. Die App zeigt auch den Kontostand, die Verfügbarkeit und Nichtverfügbarkeit sowie die Anzahl der erfassten Stunden an.
Erzielte Einsparungen
Marieke Bos erzählt, dass Dyflexis ihr mehr Einblick verschafft: „Ich kann jetzt sofort sehen, wer länger arbeitet oder seine Pausen nicht einhält. Dies zu antizipieren, ist von Vorteil und gibt mir einen Überblick über das Unternehmen. Im Gegensatz zu Excel hat die Arbeit mit Dyflexis auch zu Einsparungen geführt, so Sander Ouburg: „Weil die Kommunikation viel enger ist und jeder weiß, wo er steht, wird ein Überblick geschaffen.“ Sander fährt fort: „Ich habe alle Informationen, die ich brauche, sofort zur Hand und bin viel schneller bereit. So kann sich Sander auf das schnelle Wachstum von Coronalab.eu konzentrieren und die Qualität sicherstellen.
Sander Ouburg & Marieke Bos
