Die Veränderungen in der Arbeitswelt betreffen Arbeitnehmende genau so wie Arbeitgebende und Personalleitung. Es ist bekannt, dass die Digitalisierung aktuell eines der wichtigsten Themen im Bereich Personalleitung in Deutschland darstellt. Ebenso gewinnt der Einsatz von HR-Software zunehmend an Bedeutung.
Die Ereignisse der letzten zwei Jahre haben diesen Trend nur mehr bestärkt und neuen Aufschwung gegeben. Die Digitalisierung schreitet voran, und man muss Schritt halten können. Apropos „neuen Aufschwung geben“: Das ist das Ziel, dass sich viele Personalverantwortliche in Bezug auf den Arbeitsplatz gesetzt haben. Software, welche Einsatzplanung und Arbeitszeiterfassung unterstützt, ist dabei unerlässlich. Denn fehlt einfach die Technik, um reibungslose (Zusammen-) Arbeit fördern zu können.
Warum braucht es bessere Tools?
Im Einzelhandel, in dem enger Kundenkontakt gepflegt wird, sind zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kern des Betriebs. Oft ist es für Personalverantwortliche schwierig, zwischen all den administrativen Aufgaben genug Zeit für alle Anliegen des Personals aufzubringen. Es gilt also, für verschiedenste Probleme im Personalbereich praktische Lösungen zu finden. Zum Glück gibt es dieses immer mehr in digitaler Ausgabe. Ohne diese Hilfsmittel verschwenden Personalverantwortliche bei der Einsatzplanung viel Zeit. Das bedeutet nicht nur, dass der optimale Einsatz des Personals verfehlt wird, sondern auch, dass für andere wichtigere Dinge keine Zeit übrig bleibt. Das bringt höchstens Stress und Fehlbesetzungen. Im Einzelhandel ist diese Situation besonders heikel, denn mit dem aktuellen Personalmangel und vielen Krankheitsausfällen kommt es oft zu Unterbesetzungen.
Verlässliche Software ist in den Top 3 der Dinge, die sich Personalverantwortliche für Ihren Arbeitsplatz wünschen. Verständlich, denn so kann für jede Situation exakt und einfach geplant werden. Mit intelligenter, einheitlicher Software garantieren Sie den optimalen Personalbestand. Dieser sollte auf Prognosen und aktuelle Tagesmeldungen abgestimmt sein. Außerdem können Sie während der Planung das Budget, die aktuellen Personalkosten und die gesamte Mitarbeiterakte konsultieren. Der digitale Bereich verringert so den gesamte administrativen Aufwand.
„Vorher kostete die Dienstplanung sechs Stunden pro Woche und die Registrierung und Verwaltung der geleisteten Arbeitszeiten mindestens sieben. Dyflexis hingegen, ist fast Komplet selbsterklärend und heutzutage kostet Dienstplanung, An- Abwesenheiten, Urlaubsplanung und die Registrierung der geleisteten Arbeitsstunden weniger als 30 Minuten pro Woche“ – Edeka Safa
Die Veränderungen in der Arbeitswelt betreffen Arbeitnehmende genau so wie Arbeitgebende und Personalleitung. Es ist bekannt, dass die Digitalisierung aktuell eines der wichtigsten Themen im Bereich Personalleitung in Deutschland darstellt. Ebenso gewinnt der Einsatz von HR-Software zunehmend an Bedeutung.
Die Ereignisse der letzten zwei Jahre haben diesen Trend nur mehr bestärkt und neuen Aufschwung gegeben. Die Digitalisierung schreitet voran, und man muss Schritt halten können. Apropos „neuen Aufschwung geben“: Das ist das Ziel, dass sich viele Personalverantwortliche in Bezug auf den Arbeitsplatz gesetzt haben. Software, welche Einsatzplanung und Arbeitszeiterfassung unterstützt, ist dabei unerlässlich. Denn fehlt einfach die Technik, um reibungslose (Zusammen-) Arbeit fördern zu können.
Warum braucht es bessere Tools?
Im Einzelhandel, in dem enger Kundenkontakt gepflegt wird, sind zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kern des Betriebs. Oft ist es für Personalverantwortliche schwierig, zwischen all den administrativen Aufgaben genug Zeit für alle Anliegen des Personals aufzubringen. Es gilt also, für verschiedenste Probleme im Personalbereich praktische Lösungen zu finden. Zum Glück gibt es dieses immer mehr in digitaler Ausgabe. Ohne diese Hilfsmittel verschwenden Personalverantwortliche bei der Einsatzplanung viel Zeit. Das bedeutet nicht nur, dass der optimale Einsatz des Personals verfehlt wird, sondern auch, dass für andere wichtigere Dinge keine Zeit übrig bleibt. Das bringt höchstens Stress und Fehlbesetzungen. Im Einzelhandel ist diese Situation besonders heikel, denn mit dem aktuellen Personalmangel und vielen Krankheitsausfällen kommt es oft zu Unterbesetzungen.
Verlässliche Software ist in den Top 3 der Dinge, die sich Personalverantwortliche für Ihren Arbeitsplatz wünschen. Verständlich, denn so kann für jede Situation exakt und einfach geplant werden. Mit intelligenter, einheitlicher Software garantieren Sie den optimalen Personalbestand. Dieser sollte auf Prognosen und aktuelle Tagesmeldungen abgestimmt sein. Außerdem können Sie während der Planung das Budget, die aktuellen Personalkosten und die gesamte Mitarbeiterakte konsultieren. Der digitale Bereich verringert so den gesamte administrativen Aufwand.
„Vorher kostete uns die Dienstplanung sechs Stunden pro Woche und die Registrierung und Verwaltung der geleisteten Arbeitszeiten mindestens sieben. Dyflexis hingegen, ist fast Komplet selbsterklärend und heutzutage kostet Dienstplanung, An- Abwesenheiten, Urlaubsplanung und die Registrierung der geleisteten Arbeitsstunden weniger als 30 Minuten pro Woche“ – Edeka Safa
Software, die dem Alltag gewachsen ist
Was genau ist unter Software für die Personaleinsatzplanung im Einzelhandel zu verstehen? Einmal vorweg: Sie sollte so benutzerfreundlich wie möglich sein, denn jede Situation und jeder Arbeitsplatz hat seine eigenen Herausforderungen.
Gerade eben ist der Personalmangel eine der dringendsten Herausforderungen im Einzelhandel. Das wiederum wirkt sich auf die Belastbarkeit der Belegschaft aus, aber auch auf das Einkaufserlebnis der Kunden. Intelligente Software hilft Ihnen dabei, trotzdem den optimalen Einsatz zu planen. Digitale Dienstplanung ist flexibel, um bei Unterbesetzungen auch Teilzeitkräfte oder Minijobber einplanen zu können. Anstatt alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzeln zu kontaktieren, haben Personalverantwortliche den Überblick über alle freien Schichten und alle verfügbaren Angestellten. So stellen Sie sicher, dass keine wichtige Stelle unbesetzt bleibt. Bei den vielen Krankheitsfällen ist es auch ratsam, über digitale Kommunikationswege Personal von einer anderen Filiale auszuleihen. Ein riesen Aufwand, wenn jeder einzeln kontaktiert werden muss. Mit benutzerfreundlicher Software funktioniert aber auch das sehr gut. Personalverantortliche wissen so immer, wo aktuell nachgebessert werden muss und können schnell und flexibel darauf reagieren.
Von Wertschätzung zu Wertschöpfung
Eine der wahrscheinlich zeitaufwendigsten Aufgaben eines Personalverantwortlichen ist die Verwaltung von Überstunden. Im Einzelhandel kommen aber oft spätere Schließungszeiten zustande, wenn beispielsweise Kunden das Geschäft kurz vor der Schließungszeit betreten. Moment klagen auch viele Angestellte im Einzelhandel über hohen Druck und viel Stress. Überstunden, die besonders zu Stoßzeiten öfters anfallen, werden aber häufig unübersichtlich oder gar nicht aufgezeichnet. Verständlich, denn mit aktuellen Methoden- sprich Excel-Tabelle oder Papier und Bleistift- ist das auch ein riesen Aufwand. Andererseits ist es für das Personal frustrierend, wenn Zusatzleistungen nicht geschätzt werden.
Überstunden und Zuschläge leicht gemacht
Auch in diesem Aspekt ist die Digitalisierung ein hilfreiches Mittel, um mehr Zeit für wichtige Anliegen zu schaffen. Mit integrierter Software werden Arbeitszeiten digital erfasst und somit auch Überstunden aufgezeichtnet. Da gute digitale Tools auch die Mitarbeiterakte abspeichern, können alle wichtigen Informationen zu Tarifverträgen aufgerufen werden. Auf Wunsch des Arbeitnehmers können diese dann ausgezahlt oder in Freizeit umgewandelt werden. Dafür braucht es lediglich einen Knopfdruck. Individuelle Berechnung von Zuschlägen pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter sind daher im Einzelhandel Schnee von gestern. Stattdessen wird mehr Zeit für wichtige Angelegenheiten im Personalbereich geschaffen. Die Digitalisierung von administrativen Abläufen wirkt sich so auf das Wohlbefinden und den Erfolg des gesamten Unternehmens aus.
Den Durchblick halten
Oft ist es im Einzelhandel schwierig, über Personalplanung und die Kosten den Überblick zu halten. Software für den Personaleinsatz hilft Ihnen, eine gute Übersicht über Ihr Personal und auch das Budget zu bewahren. Sie sehen in der Software auf einen Blick, welche Mitarbeiter die richtigen Qualifikationen für welche Aufgaben haben. Sie sehen auch, welche Mitarbeiter schon ausgelastet sind und welche noch einen Dienst annehmen können. So garantieren Sie den optimalen Personaleinsatz und vermeiden Fehlbesetzungen. Dazu gehören auch gute Prognosen. Der Einzelhandel ist stark von der Besucheranzahl beeinflusst. Das alles können und müssen Sie gar nicht alles im Kopf haben. Immer mehr werden KI-basierte Dashboards und Prognosen für Besucheranzahl, Tagesmeldungen und Bestellungen berechnen die wichtigsten Messwerte für Sie.
Das beste dabei? Das alles geht sowohl am Bürotisch als auch am Arbeitsplatz mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Mit den richtigen Mobile-First Funktionen sind auch Sie flexibel und können entscheiden, wann und wo Sie Ihre administrativen Aufgaben erledigen. Die Digitalisierung bindet also Personalverantwortliche von ihrem Schreibtisch los.
Dieser Blog ist Teil unserer Blog-Serie „Dyflexis und der Einzelhandel“. Alle anderen Beiträge der Serie finden Sie hier.
