Die Personaleinteilung ist keine leichte Aufgabe. Es braucht viel Zeit und Überlegung, um einen effizienten Dienstplan zu erstellen, mit dem alle zufrieden sind. Aber zum Glück gibt es heutzutage tolle Software, die es Ihnen leicht macht. Mit Dyflexis können Sie viele Teile Ihrer Personalplanung automatisieren. Das spart Ihnen Zeit, optimiert die Personalbesetzung und reduziert Ihre Personalkosten. Wir zeigen Ihnen 7 Wege, wie unsere Workforce-Management Software Ihnen die Arbeit abnimmt.
1. Standardraster: mit einem Klick ein fertiges Raster
In Dyflexis können Sie einen oder mehrere Standarddienstpläne erstellen. Diese werden pro Woche ausgeführt. In einem solchen Standarddienstplan legen Sie fest, welche Schichten wiederholt besetzt werden müssen und wer für diese Schichten eingeplant werden soll. Ist ein regulärer Mitarbeiter krank oder im Urlaub? Oder wird eine Schicht flexibel aufgefüllt? Dann können Sie auf einen Blick sehen, welche Schichten noch offen sind
2. Vorhersage der erforderlichen Kapazität
In Dyflexis können Sie auf einfache Weise Prognosen erstellen, die auf Erfahrungsdaten und Wettervorhersagen basieren. Mit Hilfe unserer praktischen Integrationen können Sie Daten aus Ihren anderen Systemen in Dyflexis einspeisen. Mit all diesen wertvollen Daten können Sie die benötigte Kapazität genau vorhersagen und eine optimale Auslastung sicherstellen. Sobald Sie jemanden einplanen, kalkuliert Dyflexis die Personalkosten auf der Basis seines Stundenlohns. So sehen Sie sofort, ob Sie innerhalb des Budgets liegen.
3. Partizipative Dienstplangestaltung: Mehr Verantwortung für Ihre Mitarbeiter
Die Selbstplanung erfreut sich enormer Beliebtheit, da sie dem Personalplaner viel Zeit spart. Die Mitarbeiter tragen nun (einen Teil) der Verantwortung selbst, was auch zu einer höheren Beteiligung der Mitarbeiter führt. Sie haben mehr Einfluss auf den Zeitplan und können das Gesamtbild besser überblicken. Außerdem können sie ihre Work-Life-Balance besser überwachen, was meistens auch weniger Fehlzeiten bedeutet. In Dyflexis können Sie Mitarbeitern auf verschiedene Weise Einfluss auf ihre Zeitpläne geben. Zum Beispiel, indem man sie angeben lässt, wann sie arbeiten wollen und wann nicht. Oder indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, auf offene Schichten zu reagieren und Schichten zu tauschen. Mit der Dyflexis-App können Sie ihnen auch einen Einblick in ihren Urlaubssaldo, Überstunden und Boni geben. Als Arbeitgeber entscheiden Sie, in welchem Umfang Sie die Dienstplanung in Selbstbedienung umsetzen.
4. Stunden automatisch erfassen und alles mit einem Klick an Ihre Lohnbuchhaltungsprogramm senden
In Dyflexis werden die Arbeitsstunden automatisch registriert. Dies kann über unsere App oder mit der Rex-O-Matic NOA, unsere intelligente Stempeluhr, geschehen. Mit einer persönlichen Karte (z. B. einer Chipkarte für den öffentlichen Nahverkehr oder einer EC-Karte) können sich Mitarbeiter schnell ein- und ausstempeln. Überstunden, Zuschläge und Urlaubsstunden werden automatisch berechnet und verarbeitet. So sammeln Sie alle Daten, die Sie für die Lohn- und Gehaltsverwaltung benötigen, an einem Ort. Und dank unserer intelligenten Schnittstellen können Sie sie mit einem einzigen Klick an Ihre Lohnbuchhaltungsprogramm weiterleiten.
Außerdem werden Sie automatisch gewarnt, wenn Sie Gesetze wie das Arbeitszeitgesetz nicht einhalten. Dyflexis berücksichtigt auch automatisch Ihre Tarifverträge. Sie können sogar verschiedene Tarifverträge pro Mitarbeiter auswählen. Dies verhindert Fehler und vermeidet Bußgelder oder andere Probleme.
5. Automatisieren Sie alles rund um den Urlaub
In Dyflexis ist alles rund um den Urlaub automatisiert. Ihre Mitarbeiter können über die App Urlaub beantragen. Stimmen Sie dem Urlaubsantrag zu? Dann wird dies automatisch in der Planung verarbeitet. Die Schichten, für die der Mitarbeiter während des Urlaubszeitraums eingeplant war, werden geöffnet, so dass Sie sofort sehen können, welche Lücken in der Personalplanung entstanden sind. Der Urlaubssaldo wird ebenfalls automatisch aktualisiert. In einem automatisch generierten Auswertungsberichte können Sie auf einen Blick sehen, wer wann Urlaub beantragt hat.
6. Automatischer Einblick in hilfreiche Planungsinformationen
Während der Planung haben Sie schnellen Zugriff auf wertvolle Informationen. Sie können zum Beispiel Ihren erwarteten Umsatz, Ihr Budget, das Wetter und Informationen aus Ihren anderen Systemen in Dyflexis sehen. Auch Informationen über Ihre Mitarbeiter sind schnell verfügbar. Denken Sie an Verfügbarkeiten, Zertifikate und Überstundensalden. So können Sie mühelos die optimale Planung erstellen.
7. Personalplanung auf Basis von AI
Die künstliche Intelligenz wächst rasant. Für das Workforce Management bedeutet dies eine automatische Planung. Wir bekommen zunehmend Fragen dazu, aber für viele Unternehmen ist das noch ein Schritt zu weit. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Daten sammeln. Zum Beispiel aus Ihrem Personalplanungssystem, Reservierungssystem oder ERP-System. Wir benötigen zum Beispiel Daten aus einem ganzen Jahr, um Saisons einzubeziehen, und wenn Ihre Dienstpläne sehr unregelmäßig sind, müssen wir sogar noch mehr Daten sammeln, abhängig von Ihrer Branche und Ihrem spezifischen Geschäft. Erst dann können wir mit Hilfe von Algorithmen Vorhersagen über die Zukunft treffen. Möchten Sie eine automatische Planung? Dann fangen wir sofort an, Daten zu sammeln. Es ist auch wichtig, dass wir sorgfältig über die Art und Weise nachdenken, wie es funktioniert. Auf der Grundlage welcher Regeln werden wir die Planung ausfüllen? Mit anderen Worten: Was wollen, brauchen und können wir dem Algorithmus beibringen? Wir helfen Ihnen gerne bei den notwendigen Vorbereitungen, damit die automatische Planung in Dyflexis bald reibungslos funktioniert.
Wollen Sie die ersten Schritte in der automatischen Personalplanung machen? Fordern Sie eine Demo an und wir zeigen sie Ihnen gerne.
