Wenn man die Boulangerie Oscar betritt, steigt einem sofort der köstliche Duft von frisch gebackenem Brot und Gebäck in die Nase. Kunden genießen die Leidenschaft und das handwerkliche Können der Bäcker mit jedem Bissen. Wie schafft es ein relativ junges und in einem schnellen Wachstum begriffenes Unternehmen, die Qualität konstant hoch zu halten? Wir stellten diese Frage Rogier Heijn, dem Gründer und stolzen Inhaber der Boulangerie Oscar.
Aus Leidenschaft in die Backstube
Schon der Name lässt die Bäckerei wie einen Familienbetrieb erscheinen. Rogier ehrt damit seinen Vater Oscar und gleichzeitig die französische Backkultur. Rogier Heijn: „Ich habe meine Leidenschaft für Brot in Frankreich entdeckt. Dort sind alle Zutaten so frisch, das spürt man bei jedem Baguette und Croissant. Nach meinem Urlaub war ich immer etwas enttäuscht über die Brotabteilung im niederländischen Supermarkt. Warum kann man hier nicht so köstliches Brot essen wie in anderen Ländern? Auch die örtlichen Bäckereien haben nicht das gemacht, was mir fehlte. Deshalb beschloss ich, gutes Brot einfach selbst zu backen. Ich ließ mich von einem echten französischen Bäcker umschulen und belegte Kurse in Frankreich und Deutschland.“ Offensichtlich sehnten sich mehr Menschen nach den Köstlichkeiten von jenseits der Grenze, denn Rogiers Brot und Gebäck findet Anklang. Heute hat er ein umfangreiches Sortiment, er betreibt vier verschiedene Filialen und beschäftigt insgesamt 60 Mitarbeiter.
Trotz des Erfolgs und der Wachstumspläne bleibt Rogier seinem Standpunkt treu: „Qualität ist unser oberstes Gebot. Deshalb sind wir ständig auf der Suche nach dem Gleichgewicht zwischen der Beibehaltung der Qualität und der Steigerung der Produktion.“ Um dies zu erreichen wird der Backprozess wo immer es möglich ist automatisiert, ohne in eine Massenproduktion überzugehen. „Neben der Qualität ist mir auch die Nachhaltigkeit sehr wichtig. Deshalb sind alle unsere Maschinen strombetrieben.“
Stunden mühelos pro Abteilung erfassen
„Alle meine Mitarbeiter haben eine große Leidenschaft für Brot und jeder beherrscht sowohl in der Backstube als auch hinter der Theke alle Aufgaben. Die Bäckerinnen und Bäcker wissen, wie jede Maschine funktioniert und bedienen unsere Kunden auch selbst.“ Bei der Koordination dieses Mehrfacheinsatzes kommt Dyflexis ins Spiel. Das Zeiterfassungssystem registriert automatisch, wer in welcher Abteilung wie viele Stunden arbeitet. Die Vorgesetzten können dies auf dem Software-Dashboard übersichtlich mitverfolgen. Das spart viel Zeit. Durch den Vergleich der geleisteten Arbeitsstunden mit der Produktionsleistung wissen sie genau, wie effizient der Personaleinsatz ist. Diese Informationen werden bei der Boulangerie Oscar bei der nächsten Planung miteinbezogen. Der effiziente Personaleinsatz ist in einem Unternehmen, das rund um die Uhr in Betrieb ist, von Vorteil: „Um jeden Morgen frisches Brot und Gebäck anbieten zu können, arbeiten wir auch nachts und frühmorgens. Wir sind also 24 Stunden pro Tag im Einsatz.“
“Durch den Vergleich der geleisteten Arbeitsstunden mit der Produktionsleistung wissen wir genau, wie effizient unser Personaleinsatz ist.”
Die Zeiterfassung nach Kostenstellen ist nicht nur für den Arbeitgeber praktisch, sondern auch für die Mitarbeiter. Wenn man seine eigenen Stunden in der App sieht, fühlt man sich für die korrekte Erfassung seiner Stunden verantwortlich. „Wir erstellen die Dienstpläne zwei Monate im Voraus, und die Mitarbeiter haben ein großes Mitspracherecht bei ihren Arbeitszeiten. Wir arbeiten hauptsächlich mit Standarddienstplänen, sind aber immer flexibel. Unsere Mitarbeiter erhalten neue Dienstpläne direkt auf ihr Smartphone“, sagt Rogier. „Einige ältere Angestellte nutzen die benutzerfreundliche App nicht, weil sie kein Smartphone haben. Daher ist eine vollständige Digitalisierung der Dienstpläne noch nicht möglich. Sie stempeln aber einfach über die herkömmliche Stempeluhr ein und aus. Solange das gut funktioniert, bin ich zufrieden.“
Croissants en Zentralisierung
„Unser Wachstum ist schrittweise verlaufen. Als ich anfing, war mein Plan, hauptsächlich für die Gastronomie zu backen und den Laden nebenbei zu betreiben. Ich merkte, dass immer mehr Kunden in den Laden kamen und sogar einen Umweg machten, um ihr Brot bei mir zu holen. Daraufhin habe ich mich stärker auf den Laden konzentriert.“ Nach der ersten Bäckerei in IJmuiden eröffnete Rogier auch Filialen in Heemstede und Haarlem. Gleichzeitig mit der Expansion an neue Standorte wurde auch das Sortiment erweitert.“ „Jetzt verkaufen wir alle Arten von handwerklich hergestelltem Brot und Patisserie. Aber am beliebtesten ist nach wie vor das klassische Croissant. Insgeheim ist es auch mein persönlicher Favorit!“
„Anfänglich haben wir die Dienstpläne in Excel erstellt. Solange man ein kleines Unternehmen bleibt, funktioniert das gut genug. Aber mit dem Erfolg sind wir stark gewachsen und ist uns die Kontrolle über die vier Filialen etwas entglitten.“ Also suchte man nach einem Workforce-Management-System, um alle Informationen zu zentralisieren. Seit der Einführung von Dyflexis im Jahr 2021 hat das Unternehmen einen besseren Überblick über die Vorgänge in allen Filialen. „Heute geben wir auch den Umsatz in das System ein. So können wir Tagesberichte und Prognosen erstellen, die einen Einblick in unsere Produktion, unseren Umsatz und unsere Effizienz geben. Da die Budgets in Stunden verfügbar sind, können wir das Personal gezielter einsetzen. Es gibt weniger Überschneidungen bei den Mitarbeitern und wir sparen Kosten ein. Eigentlich automatisieren wir jetzt alles, außer dem Brotbacken natürlich. Das ist zum Glück immer noch Handarbeit.“
Qualität und Dienstleistung
Wie jedes andere Unternehmen spürt auch die Boulangerie Oscar die Auswirkungen des Krieges in der Ukraine: Höhere Getreidepreise und die Energiekosten setzen die Gewinnmarge unter Druck. Auch der Personalmangel macht dem Unternehmen zu schaffen. Deshalb bietet man sowohl neuen als auch bisherigen Mitarbeitern Schulungen an.
„Beim Brotbacken zählt jeder Cent, und aufgrund der höheren Rohstoffpreise steigen leider auch die Preise unserer Produkte. Dank Dyflexis haben wir einen klaren Einblick in unsere Kosten und wissen, wo Einsparungsmöglichkeiten liegen. Außerdem können wir die Arbeit besser planen und so die Kunden noch besser bedienen. So tun wir alles, um unseren Kunden die höchstmögliche Qualität zum besten Preis zu bieten.“
“Dank Dyflexis können wir unseren Kunden die höchstmögliche Qualität zum besten Preis anbieten.”
„Bäcker zu sein ist ein Handwerk und ein Prozess. Es gibt immer wieder neue Dinge zu lernen. Indem wir uns weiterentwickeln, verbessern wir unsere Geschäftsprozesse und bieten unseren Kunden das, was sie von uns erwarten: köstliches Brot und eine hohe Dienstleistungsbereitschaft.“
